Dos ja Dont's tietojen syöttämisestä Excelissä

01/08

Excel Data Entry Overview

Tämä opetusohjelma kattaa joitakin perustietoja DO ja DON'Ts syöttää tietoja laskentataulukko-ohjelmia, kuten Excel, Google Spreadsheets ja Open Office Calc.

Tietojen syöttäminen oikein ensimmäisen kerran voi välttää myöhemmin ongelmia ja helpottaa useiden Excelin työkalujen ja ominaisuuksien käyttämistä, kuten kaavoja ja kaavioita.

DO ja DON'Ts ovat:

1. Suunnittele laskentataulukkosi
2. Älä jätä tyhjiä rivejä tai sarakkeita syötettäessä siihen liittyviä tietoja
3. Tallenna usein ja tallenna kaksi paikkaa
4. Älä käytä numeroita sarakkeen otsikoina ja älä sisällytä yksiköitä tietoihin
5. Käytä soluviitteitä ja nimettyjä alueita kaavoissa
6. Älä jätä soluja, jotka sisältävät sulkeutuneita kaavoja
7. Lajittele tietosi

Suunnittele laskentataulukko

Kun tietoja syötetään Exceliin, kannattaa tehdä vähän suunnittelua ennen kuin alat kirjoittaa.

Tieto siitä, mitä laskentataulukkoa käytetään, tiedot, jotka se sisältää, ja mitä kyseisiin tietoihin tehdään, saattaa vaikuttaa suuresti laskentataulukon lopulliseen ulkoasuun.

Suunnittelu ennen kirjoittamista voi säästää aikaa myöhemmin, jos laskentataulukko on järjestettävä uudelleen, jotta se olisi tehokkaampaa ja helpompi työskennellä.

Huomioon otettavaa

• Mikä on laskentataulukon tarkoitus?
• Kuinka paljon tietoja laskentataulukossa on?
• Ovatko kaavioita tarpeen?
• Taataanko laskentataulukko?

Mikä on laskentataulukon tarkoitus?

• Laskentataulukon tarkoitus auttaa määrittämään tietojen sijainnin, koska tärkeimpien tietojen on oltava näkyviä ja helppokäyttöisiä.
• Mitä laskelmia tarvitaan? Laskelmat vaikuttavat siihen, mitä kaavoja ja toimintoja tarvitaan ja missä ne sijaitsevat.

Kuinka paljon tiedot käsittelevät laskentataulukkoa?

Laskentataulukon alun perin tallennetut tiedot ja kuinka paljon lisätään myöhemmin vaikuttavat käytettävien laskentataulukoiden määrään.

• Älä levitä tietojasi liikaa, koska se voi hankkia erityisiä tietoja vaikeasti löytää ja laskelmat, joissa on useita arkkeja tai työkirjoja, voivat vaikuttaa Excelin suorituskykyyn.
• Suurten laskentataulukoiden kohdalla on joskus hyödyllistä näyttää tärkeitä sarakkeen summia sarakkeen otsikkojen yläpuolella eikä pakottaa käyttäjiä selailemaan laskentataulukon alareunassa, jotta tiedot näkyvät.

Ovatko kaaviot tarpeellisia?

Jos kaikki tai osa tiedoista näytetään kaaviossa tai kaavioissa, se voi vaikuttaa tietojen järjestelyyn,

• Kaavion tyypistä riippuen tietoja saatetaan joutua ryhmitellä eri tavoin - kuten ympyräkaavioiden yhteenvetoalue.
• Suurille laskentataulukoille kaavioita voidaan siirtää erillisiin sivuihin helpottaakseen väistämisen

Taulukkolaskenta tulostetaan?

Tietoja, jotka ovat järjestetty, saattaa vaikuttaa kaikkiin tai osaan niistä, riippuen siitä, onko valittu pysty- tai vaakasuuntaus ja kuinka monta arkkia tarvitaan.

• Jos käytetään pystysuuntaista näkymää normaalikokoiselle paperille (8 1/2 X 11), harkitse suurimman osan tietojen sijoittamista riveihin muutamien sarakkeiden alle niin, että kaikki otsikot näkyvät yhdellä arkilla.
• Jos tarvitaan useita arkkeja, kannattaa painaa sarakkeen otsikoita kunkin sivun yläosassa, jotta tietojen lukeminen olisi helpompaa.
• Jos monet tietolomakkeet on tulostettava, maisemasuunnittelu saattaa pitää kaikki otsikot yhdellä sivulla. Jälleen, jos tarvitaan useita arkkeja, tulosta sarakkeen otsikot kunkin sivun yläosaan.
• Jos kaavioita tulostetaan, siirtäminen erilliseen arkkiin voi yksinkertaistaa tehtävää.

02/08

Älä jätä tyhjiä rivejä tai sarakkeita liittyviin tietoihin

Tyhjien rivien tai sarakkeiden jättäminen tietotaulukoihin tai niihin liittyviin tietoalueisiin voi vaikeuttaa Excel-ominaisuuksien, kuten kaavioiden, pivot-taulukoiden ja tiettyjen toimintojen, käyttöä oikein.

Jopa tyhjät solut, jotka sisältävät tietoja sisältävän rivin tai sarakkeen, voivat aiheuttaa ongelmia yllä olevan kuvan mukaisesti.

Tyhjien tilojen puuttuminen helpottaa myös Excelin havaitsemista ja valitsemista valikoiduista tiedoista, jos käytetään ominaisuuksia, kuten lajittelua , suodatusta tai AutoSumia .

Sen sijaan, että jättäisit tyhjiä rivejä tai sarakkeita, käytä rajoja tai muotoile otsikoita ja tarroja käyttämällä lihavoituja tai alleviivaavia tietoja tietojen jakamisen ja lukemisen helpottamiseksi.

Syötä tiedot sarakkeittain, kun mahdollista.

• Määriteltäessä laskentataulukkoa, aseta kuvaava otsikko taulukon ensimmäisen sarakkeen yläosaan alla olevien tietojen kanssa.
• Jos on useampi kuin yksi tietosarja, kirjoita ne peräkkäin sarakkeisiin (vasemmalta oikealle) kunkin otsikkokohdan yläosassa.

Pidä erillisiä tietoja erikseen

Yhdessä olevien tietojen säilyttäminen on tärkeää, mutta samanaikaisesti voi olla hyödyllistä pitää erilliset tietomäärät erikseen.

Tyhjä sarakkeiden tai rivien jättäminen eri tietueiden tai muiden laskentataulukon tietojen välillä taas helpottaa Excelin tunnistamista ja valitsemista vastaavista alueista tai tietojen taulukoista.

03/08

Tallenna usein

Työn tallentamisen tärkeyttä ei useinkaan voida liioitella - tai se ilmestyy liian usein.

Tietenkin, jos käytät web-pohjaista laskentataulukkoa - kuten Google-laskentataulukot tai Excel Online - tallennus ei ole ongelma, sillä kumpikaan ohjelmassa ei ole tallennusvaihtoehtoa vaan toimii automaattisen tallennuksen kanssa.

Tietokonepohjaisissa ohjelmissa kahden tai kolmen muutoksen jälkeen - oli kyseessä sitten tietojen lisääminen, muotoilun muuttaminen tai kaavan syöttäminen - tallenna laskentataulukko.

Jos se tuntuu liikaa, tallenna vähintään joka toinen tai kolme minuuttia.

Vaikka tietokoneiden ja tietokoneohjelmistojen vakaus on parantunut viime vuosina voimakkaasti, ohjelmat silti kaatuu, sähkökatkoksia on edelleen tapahtunut ja muut ihmiset toisinaan vievät virtajohdon päälle ja vetävät sen pistorasiasta.

Ja kun se tapahtuu, minkä tahansa datamäärän menettäminen - suuri tai pieni - vain lisää työmäärää, kun yrität rekonstruoida mitä olet jo tehnyt.

Excelillä on automaattinen tallennusominaisuus , joka yleensä toimii hyvin, mutta sitä ei pidä luottaa. Ota tavaksi varmistaa omat tietosi usein säästämällä.

Pikavalinta tallennukseen

Tallennuksen ei tarvitse olla vaikea tehtävä siirtää hiirtä nauhalle ja napsauttaa kuvakkeita, päästä tavaksi säästää näppäimistön pikakuvakkeella :

Ctrl + S

Tallenna kaksi paikkaa

Toinen säästämisen näkökohta, jota ei voida liioitella, on tärkeä tietojen tallentaminen kahdelle eri paikalle.

Toinen sijainti on varmasti varmuuskopio, ja monta kertaa sanotaan: "Varmuuskopiot ovat kuin vakuutus: sinulla on yksi ja et todennäköisesti tarvitse sitä, sinulla ei ole sellaista, ja sinä luultavasti".

Paras varmuuskopio on erilainen fyysinen sijainti alkuperäisestä. Loppujen lopuksi on syytä ottaa kaksi kappaletta tiedostoa, jos ne ovat

• ovat samalla kiintolevyllä, joka epäonnistuu?
• samalla tietokoneella, joka saa varastettua?
• samassa rakennuksessa, joka polttaa maahan?

Web-pohjaiset varmuuskopiot

Jälleen varmuuskopioinnin ei tarvitse olla hankala tai aikaa vievä tehtävä.

Jos tietoturva ei ole ongelma - laskentataulukko on DVD-levyjen luettelo - lähettämällä itsellesi kopio WWW-postitse niin, että kopio pysyy palvelimella, on todennäköisesti riittävä.

Jos tietoturva on ongelma, verkkotallennus on edelleen vaihtoehto - vaikkakin sellaisen yrityksen kanssa, joka on erikoistunut tällaiseen asiaan ja veloittaa maksun siitä.

Online-laskentataulukoiden tapauksessa oletettavasti ohjelman omistajat varmuuskopioivat palvelimet - ja tämä sisältää kaikki käyttäjätiedot. Jos haluat olla turvallinen, lataa kopio tiedostosta omaan tietokoneeseesi.

04/08

Älä käytä numeroita sarakkeen otsikoina ja älä sisällytä yksiköitä tietoihin

Käytä otsikoita sarakkeiden yläosassa ja rivien alussa tietojen tunnistamiseen, koska ne tekevät esimerkiksi lajittelun paljon helpommaksi, mutta älä käytä lukuja, kuten - 2012, 2013 ja niin edelleen.

Kuten yllä olevassa kuvassa näkyy, sarakkeiden ja rivien otsikot, jotka ovat vain numeroita, voivat vahingossa sisällyttää laskelmiin. Jos kaavasi sisältävät toimintoja , kuten:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

jotka automaattisesti valitsevat funktion argumentin tiedot .

Tyypillisesti tällaiset toiminnot etsivät ensin sellaisia ​​sarakkeita numeroita varten, missä ne sijaitsevat, ja sitten vasemmalle rivinumerot, ja kaikki otsikot, jotka ovat vain numeroita, sisällytetään valittuun alueeseen.

Viivojen otsikoissa käytettäviä numeroita voi myös erehtyä toiselta datasarjalta, jos ne on valittu osaksi alueita kaavion sijasta akselien tarroina.

Muotoile numeroita otsikkosoluissa tekstinä tai luo teksti-etikettejä edellämainittuna jokaisella numerolla apostrofilla (') - kuten "2012 ja" 2013. Apostrofonia ei näy solussa, mutta se muuttaa numeroa tekstitietoihin.

Pidä yksiköt otsakkeissa

Älä: anna kullekin solulle numeron tiedot valuuttaan, lämpötilaan, etäisyyteen tai muihin yksiköihin.

Jos sinulla on, on hyvä mahdollisuus, että Excel- tai Google-laskentataulukot tarkastelevat kaikkia tietojasi tekstinä.

Sen sijaan aseta yksiköt sarakkeen yläosassa olevien otsakkeiden kohdalle, jotka varmistavat, että nämä otsikot ovat ainakin tekstiä eivätkä luo yllä mainittua ongelmaa.

Teksti vasemmalle, numerot oikealle

Nopea tapa kertoa, onko sinulla teksti- tai numerotietoja, on tarkistaa solun tietojen kohdistus. Oletuksena tekstitiedot on kohdistettu vasemmalle Excel- ja Google-laskentataulukkoissa ja numeroidut tiedot kohdistetaan solun oikealle puolelle.

Vaikka tätä oletuskohdistusta voidaan helposti muuttaa, muotoilua ei tavallisesti sovelleta, ennen kuin kaikki tiedot ja kaavat on syötetty, joten oletuskohdistus voi antaa sinulle selville, että jotain on vioittunut laskentataulukossa.

Prosenttia ja valuutan symbolit

Parhaita käytäntöjä kaikkien tietojen syöttämiseen laskentataulukkoon on syöttää vain tavallinen numero ja sitten muotoilla solu näyttämään numero oikein - ja tämä sisältää prosenttiosuudet ja valuutan määrät.

Excel- ja Google-laskentataulukot hyväksyvät kuitenkin prosentti symbolit, jotka on kirjoitettu soluun yhdessä numeron kanssa, ja molemmat tunnistavat myös yhteiset valuutan symbolit, kuten dollarin merkki ($) tai Ison-Britannian punta-symboli (£), jos ne kirjoitetaan solun lisäksi numerotietoja, mutta muut valuutan symbolit, kuten Etelä-Afrikan Rand (R), tulkitaan todennäköisesti tekstiksi.

Jotta vältät mahdolliset ongelmat, noudata edellä mainittuja parhaita käytäntöjä ja syötä summa ja alusta solu valuutan sijaan kirjoittamalla valuuttasymbolia.

05/08

Käytä soluviitteitä ja nimettyjä alueita kaavoissa

Molemmat soluviitteet ja nimetyt alueet voidaan käyttää ja niitä tulisi käyttää kaavoissa, jotta kaavojen ja laajennuksen, koko laskentataulukon, virheiden ja ajantasaisuuden säilyttäminen olisi nopeampaa ja helpompaa.

• Soluviitteet ovat solun sarake- ja rivinumeroiden yhdistelmä - kuten A1, B23 ja W987 - ja ne käytetään tunnistamaan datan sijainti laskentataulukossa.
• Nimetty alue tai määritetty nimi on samanlainen kuin soluviittaus siinä, että sitä käytetään solun tai solualueen tunnistamiseen laskentataulukossa.

Viitteitä datasta kaavoissa

Excelissä käytetään laskentataulukoita, kuten lisäystä tai vähennystä.

Jos todelliset numerot sisällytetään kaavoihin - kuten:

= 5 + 3

Joka kerta, kun tiedot muuttuvat - sanovat 7 ja 6, kaavaa on muokattava ja numerot muuttuvat, joten kaava muuttuu:

= 7 + 6

Jos tiedot syötetään soluihin laskentataulukkoon, soluviitteitä tai -nimiä voidaan käyttää kaavassa pikemminkin kuin numeroita.

Jos numero 5 syötetään soluun A 1 ja 3 soluun A2, kaava muuttuu:

= A1 + A2

Jos haluat päivittää tietoja, muuta solujen A1 ja A2 sisältöä, mutta kaava pysyy samana - Excel päivittää automaattisesti kaavan tulokset.

Ajan ja työn säästöt lisääntyvät, jos laskentataulukko sisältää monimutkaisempia kaavoja ja jos useat kaavat viittaavat samoihin tietoihin, koska tietoja on vaihdettava vain yhdessä paikassa ja kaikki viittaavat kaavat päivitetään.

Soluviittausten tai nimettyjen alueiden käyttäminen tekee myös laskentataulukosta turvallisemman, koska sen avulla voit suojata kaavojen vahingossa tapahtuneilta muutoksilta jättämällä tietosolut, jotka muuttuvat saatavilla.

Osoittaa Data

Eräs Excel- ja Google-laskentataulukkojen toinen ominaisuus on se, että ne antavat sinun syöttää soluviitteitä tai tuotevalikoimia kaavoihin osoittamalla - mikä tarkoittaa, että klikkaamalla solua syötetään viittaus kaavaan.

Osoitus pienentää virheiden mahdollisuutta kirjoittamalla väärä soluviittaus tai kirjoittamalla väärin alueen nimen.

Käytä nimettyjä alueita valitsemaan tiedot

Tietyn alueen antaminen nimelle voi helpottaa tietojen valitsemista lajittelua tai suodatustoimintaa suoritettaessa.

Jos datan alueen koko muuttuu, nimen alue voidaan helposti muokata Name Manager -ohjelman avulla .

06/08

Älä jätä soluja, jotka sisältävät kaavoja suojaamattomana

Kun olet käyttänyt paljon aikaa saada kaavat oikein ja käyttänyt oikeita soluviitteitä, monet ihmiset tekevät virheen jättää nämä kaavat haavoittuviksi tahattomille tai tahallisille muutoksille.

Sijoittamalla tiedot taulukon soluihin ja viittamalla sitten kyseisiin tietoihin kaavoissa sallitaan, että solut, jotka sisältävät kaavat, lukitaan ja tarvittaessa suojataan salasanalla, jotta ne pysyvät turvassa.

Samaan aikaan datan sisältävät solut voidaan jättää lukitsematta, jotta muutokset voidaan helposti syöttää, jotta laskentataulukko pysyisi ajan tasalla.

Työtason tai työkirjan suojaaminen on kaksivaiheinen prosessi:

1. Varmista, että oikeat solut on lukittu
2. Käytä suojauslomake-vaihtoehtoa - ja jos haluat, lisää salasana

07/08

Lajittele tietosi

Lajittele tietosi sen jälkeen, kun olet syöttänyt sen.

Pienet määrät lajittelemattomia tietoja Excel- tai Google Spreadsheets -ohjelmissa eivät yleensä ole ongelma, mutta tietomäärän kasvaessa vaikeus työskennellä tehokkaasti.

Lajitellut tiedot ovat helpommin ymmärrettäviä ja analyyseja, ja jotkin toiminnot ja työkalut, kuten VLOOKUP ja SUBTOTAL, vaativat lajiteltuja tietoja oikeiden tulosten palauttamiseksi.

Myös tietojesi lajitteleminen eri tavoin voi helpottaa havaitsemaan trendit, jotka eivät ole alun perin ilmeisiä.

Valittavien tietojen valinta

Ennen kuin tiedot voidaan lajitella, Excelin on tiedettävä täsmällinen alue, joka lajitellaan, ja tavallisesti Excel on melko hyvä valitsemalla asiaankuuluvien tietojen alueet - niin kauan kuin se annettiin,

1. ei ole jäänyt tyhjiä rivejä tai sarakkeita asiaan liittyvien tietojen alueella;
2. ja tyhjiä rivejä ja sarakkeita jätettiin toisiinsa liittyvien tietojen alueilta.

Excel määrittää jopa melko tarkasti, mikäli tietoalueella on kentänimiä ja sulkee pois rivin lajittavista tietueista.

Kuitenkin Excelin valitseminen lajittelevalle alueelle voi olla vaarallista - varsinkin suurilla tietomäärillä, joita on vaikea tarkistaa.

Nimien käyttäminen tietojen valitsemiseen

Varmista, että oikeat tiedot on valittu, korosta alue ennen lajittelun aloittamista.

Jos sama alue on lajiteltu toistuvasti, paras tapa on antaa se aName.

Jos lajitellulle alueelle on määritetty nimi, kirjoita nimi Nimi-ruutuun tai valitse se avattavasta avattavasta luettelosta ja Excel korostaa automaattisesti oikean datamäärän laskentataulukossa.

Piilotetut rivit ja sarakkeet ja lajittelu

Piilotettuja rivejä ja sarakkeita ei siirretä lajittelun aikana, joten ne on poistettava ennen lajittelua.

Esimerkiksi jos rivi 7 on piilotettu, ja se on osa lajiteltua tietoryhmää, se pysyy rivinä 7 sen sijaan, että se siirretään oikeaan paikkaan lajittelun tuloksena.

Sama pätee myös sarakkeisiin. Lajittelu riveittäin sisältää tietojen sarakkeen uudelleenjärjestelyn, mutta jos sarake B on piilotettu ennen lajittelua, se pysyy sarakkeena B ja sitä ei voida järjestää uudelleen muiden sarakkeiden kanssa lajitellulla alueella.

08/08

Kaikki numerot pitäisi tallentaa numerona

Ongelma: Tarkista, että kaikki numerot tallennetaan numeroina. Jos tulokset eivät ole odotettuja, sarakkeessa voi olla numeroita, jotka on tallennettu tekstinä eikä numeroina. Esimerkiksi joidenkin kirjanpitojärjestelmien tuottamat negatiiviset numerot tai numerot, jotka on merkitty johtavalla (apostrofilla), tallennetaan tekstinä.

Kun lajit nopeasti AZ- tai ZA-painikkeella, asiat voivat mennä kauhean vääriksi. Jos datassa on tyhjää riviä tai tyhjiä sarakkeita, tietyn osan tiedot voidaan lajitella, kun taas muita tietoja ei oteta huomioon. Kuvittele, että sinulla on ongelmia, jos nimet ja puhelinnumerot eivät enää vastaa tai tilaukset menevät vääriin asiakkaisiin!

Helpoin tapa varmistaa, että oikea tietolaji valitaan ennen lajittelua antaa sille nimi.

Toinen oletus vaikuttaa juuri Excel-lajitteluun. Jos valitset yhden solun, Excel laajentaa valintaa valitaksesi alue (kuten Ctrl + Shift + 8 painamalla), jota rajoittaa yksi tai useampi tyhjiä sarakkeita ja rivejä. Se tutkii sitten valitun alueen ensimmäisellä rivillä sen määrittämiseksi, sisältääkö se otsikkotietoja vai ei.

Tässä lajittelu työkalupalkin työkaluilla voi olla vaikeaa - otsakkeen (olettaen, että sinulla on) on täytettävä melko tiukat ohjeet, jotta Excel tunnistaa sen otsikoksi. Jos otsikkorivissä on esimerkiksi tyhjiä soluja, Excel voi ajatella, ettei se ole otsake. Samoin, jos otsikkorivi on muotoiltu samalla tavoin kuin muut rivit dataväylissä, se ei välttämättä tunnista sitä. Samoin, jos tietotaulukko koostuu kokonaan tekstistä ja otsikkorivillä ei ole muuta kuin tekstiä, Excel - lähes koko ajan - ei tunnista otsikkoriviä. (Rivi näyttää aivan kuten toinen tietorivi Exceliin.)

Vain kun valitaan alue ja määritetään onko otsikkorivi Excel tekee varsinaisen lajittelun. Kuinka tyytyväinen tuloksiin riippuu siitä, onko Excel saanut sekä alueen valinnan että otsikkorivin määrityksen oikein. Esimerkiksi, jos Excel ei usko, että sinulla on otsikkorivi, ja et, niin otsikko on lajiteltu tietorakenteeseen; tämä on yleensä huono asia.

Varmista, että tietosi on tunnistettu oikein, kun haluat nähdä, mitä Excel valitsee, käyttämällä Ctrl + Shift + 8-pikakuvaketta. tämä on mitä lajitellaan. Jos se ei vastaa odotuksiasi, sinun on joko modifioitava taulukon tietojen luonne tai sinun on valittava datayksikkö ennen Sort-valintaikkunan käyttöä.

Varmista, että otsikkosi tunnistetaan oikein, valitse dataväli painamalla Ctrl + Shift + 8-pikakuvaketta ja katso sitten ensimmäistä riviä. Jos otsakkeessa on tyhjiä soluja ensimmäisen rivin valittujen joukossa tai ensimmäinen rivi muotoillaan aivan toisen rivin tavoin tai olet valinnut useamman kuin yhden otsikkorivin, Excel olettaa, että sinulla ei ole otsikkoriviä lainkaan. Voit korjata tämän tekemällä muutoksia otsikkorivissä varmistaaksesi, että Excel tunnistaa sen oikein.

Lopuksi kaikki vedot voivat olla pois, jos tietotaulukko käyttää monirivisiä otsakkeita. Excel on vaikea tunnustaa ne. Olet yhdistämässä ongelmaa, kun odotat sen sisältävän tyhjiä rivejä kyseisessä otsakkeessa. se ei voi tehdä sitä automaattisesti. Voit kuitenkin valita kaikki rivit, jotka haluat lajitella ennen lajittelun tekemistä. Toisin sanoen ole tarkkaa, mitä haluat Excelin lajitella; älä anna Excel tehdä oletuksia sinulle.
Päivämäärät ja ajat tallennettuna tekstinä

Jos lajittelun tulokset päivämäärän mukaan eivät ilmesty odotetulla tavalla, järjestyssymbolia sisältävässä sarakkeessa oleva tieto voi sisältää päivämäärät tai ajat tallennettuna tekstitietoina pikemminkin kuin numeroina (päivämäärät ja kellonajat ovat vain muotoiltuja numerotietoja).

Yllä olevassa kuvassa A. Petersonin kirjaus päätyi listan pohjaan, kun lainanottopäivästä - 5. marraskuuta 2014 - tallenne olisi pitänyt sijoittaa A. Wilsonille, joka myös on lainauspäivä 5. marraskuuta.

Odottamattomien tulosten syynä on, että A. Petersonin lainauspäivä on tallennettu tekstinä pikemminkin kuin numerona
Sekoitetut tiedot ja nopeat lajit.

Kun käytetään nopeaa lajittelutapaa, jossa teksti- ja numerotietoja sisältäviä tietueita sekoitetaan yhteen, Excel lajittelee numerot ja tekstitiedot erikseen - sijoittaa tietueet tekstitietoihin lajitellun luettelon alareunassa.

Excel voi myös sisältää sarakeotsikot lajittelutuloksissa - tulkitsemalla ne vain yhdeksi tekstitiedoksi eikä tietokannan kenttien nimiksi.
Lajittele varoitukset - Lajittele valintaikkuna

Kuten yllä olevassa kuvassa näytetään, jos Lajittele-valintaikkuna on käytössä, vaikka lajitellaan yhdelle sarakkeelle, Excel näyttää viestin, joka varoittaa tekstin tallentamista tiedoista ja antaa sinulle mahdollisuuden valita:

Lajittele jokin numero, joka näyttää numerolta numeron
Lajittele tekstinä olevat numerot ja numerot erikseen

Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, Excel yrittää sijoittaa tekstidataa lajittelutulosten oikeaan paikkaan.

Valitse toinen vaihtoehto ja Excel sijoittaa tietueet, jotka sisältävät tekstitietoja lajittelutulosten alareunassa - aivan kuten pikajärjestyksessä.