Excelillä ei ole relaatiotietokantojen, kuten SQL Serverin ja Microsoft Accessin, hallintaa. Se, mitä se voi tehdä, on kuitenkin yksinkertainen tai litteä tietokanta, joka täyttää tietojenkäsittelyvaatimukset monissa tilanteissa.
Excelissä tiedot järjestetään taulukkoihin laskentataulukon rivien ja sarakkeiden avulla. Ohjelman uudemmissa versioissa on taulukko-ominaisuus , jonka avulla on helppo syöttää, muokata ja manipuloida tietoja .
Jokainen yksittäinen tieto tai tieto kohteesta - kuten osanumero tai henkilön osoite - tallennetaan erilliseen laskentataulukkoon ja kutsutaan kentältä.
Tietokannan ehdot: taulukko, tietueet ja kentät Excelissä
Tietokanta on kokoelma asiaan liittyviä tietoja, jotka on tallennettu yhteen tai useampaan tietokoneen tiedostoon järjestäytyneellä tavalla.
Yleensä tiedot tai tiedot on järjestetty taulukoihin. Yksinkertainen tai litteä tiedosto tietokanta, kuten Excel, pitää kaikki tiedot yhdestä aiheesta yhdessä taulukossa.
Relaatiotietokannat sisältävät toisaalta useita taulukoita jokaisesta taulukosta, joka sisältää tietoja erilaisista, mutta niihin liittyvistä aiheista.
Taulukon tiedot on järjestetty siten, että ne voivat helposti olla:
- Päivitetty
- lajiteltu
- korjattu
- Suodatetaan tai etsitään tiettyjä tietoja
asiakirjat
Tietokannan terminologiassa tietue sisältää kaikki tiedot tai tiedot tietystä tietokannasta syötetystä kohteesta.
Excelissä tietueet järjestetään normaalisti laskentataulukon riveillä kunkin riviin kuuluvan solun kanssa, joka sisältää yhden informaation tai arvon.
Fields
Tietokannan tietueiden jokainen yksittäinen tieto - kuten puhelinnumero tai katutunnus - kutsutaan kentältä .
Excelissä laskentataulukon yksittäiset solut toimivat kentillä, koska kukin solu voi sisältää yhden objektitiedoston.
Kentän nimet
On erittäin tärkeää, että tiedot tallennetaan järjestettyyn tietokantaan siten, että ne voidaan lajitella tai suodattaa tietyn tiedon löytämiseksi.
Jotta varmistetaan, että tiedot tallennetaan samaan järjestykseen jokaiselle tietueelle, otsikot lisätään jokaiseen taulukon sarakkeeseen. Näitä sarakeotsikoita kutsutaan kenttien nimiä.
Excelissä taulukon ylärivillä on taulukon kenttien nimet. Tätä riviä kutsutaan yleensä otsikkoriviksi .
esimerkki
Yllä olevassa kuvassa kaikki opiskelijalle kerätyt tiedot tallennetaan yksittäiseen riviin tai tietueeseen taulukossa. Jokainen opiskelija, riippumatta siitä, kuinka paljon tai kuinka vähän tietoja kerätään, on erillinen rivi taulukossa.
Jokainen solu kerrallaan on kenttä, joka sisältää yhden osan kyseisistä tiedoista. Yläreunan kenttien nimet auttavat varmistamaan, että tiedot pysyvät järjestäytyneinä pitämällä kaikki tietyn aiheen tiedot, kuten nimi tai ikä, samassa sarakkeessa kaikille opiskelijoille.
Excelin datatyökalut
Microsoft on sisällyttänyt useita datatyökaluja, jotka helpottavat Excel-taulukkojen sisältämien suurien tietomäärien käsittelyä ja auttavat pitämään se kunnossa.
Lomakkeen käyttö tietueille
Yksi niistä työkaluista, joiden avulla on helppo työskennellä yksittäisten tietueiden kanssa, on tietomuoto. Lomaketta voidaan etsiä, muokata, kirjoittaa tai poistaa tietueita enintään 32 kenttää tai sarakkeita sisältävissä taulukoissa.
Oletuslomakkeessa on luettelo kentän nimiä järjestyksessä, johon ne on järjestetty, jotta varmistetaan, että rekisterit syötetään oikein. Jokaisen kentän nimen vieressä on tekstiruutu yksittäisten tietojen kenttien syöttämiseksi tai muokkaamiseksi.
Vaikka on mahdollista luoda mukautettuja lomakkeita, oletusmuodon luominen ja käyttäminen on paljon helpompaa ja usein kaikki tarvitaan.
Poista kaksoiskappaleet
Kaikkien tietokantojen yleinen ongelma ovat datavirheet. Yksinkertaisten kirjoitusvirheiden tai puuttuvien tietojen kenttien lisäksi duplikaattien tietueet voivat olla suuri huolenaihe, koska tietotaulukko kasvaa kooltaan.
Toista Excelin datatyökalua voidaan käyttää näiden kaksoiskappaleiden poistamiseen - joko täsmällisiin tai osittaisiin päällekkäisyyksiin.
Tietojen lajittelu
Lajittelu tarkoittaa tietyn ominaisuuden mukaisen tiedon uudelleenorganisointia, kuten taulukon lajitteleminen aakkosjärjestyksessä sukunimen mukaan tai kronologisesti vanhimmasta nuorimpaan.
Excelin lajitteluvaihtoehdot sisältävät lajittelun yhdellä tai useammalla kentällä, mukautetulla lajittelulla, kuten päivämäärän tai ajan mukaan, ja lajittelu riveittäin, mikä mahdollistaa taulukon kenttien uudelleen järjestyksen.