Excel-tietolomake

Vaiheittaiset ohjeet tietojen syöttämiseen

Excelin sisäänrakennetun tietojenkäsittelylomakkeen käyttö on nopea ja helppo tapa syöttää tietoja Excel- tietokantaan .

Lomakkeen avulla voit:

• aloittaa uuden tietokantataulukon tai lisätä uusia tietueita olemassa olevaan tietokantaan
• selaa tietueita yksi kerrallaan
• etsi tietueita sisältäviä tietueita
• muokata tai poistaa yksittäisiä tietueita tarpeen mukaan

Tietoa Tietojenkäsittelylomakkeen kuvakkeen lisäämisestä pikalähtötyökalupalkkiin

Tietojen syöttö on yksi Excelin sisäänrakennetuista datatyökaluista. Jotta voit käyttää sitä, sinun on annettava tietokannassa käytettävät sarakeotsikot , klikkaamalla lomakekuvaketta ja Excel tekee loput.

Jotta asiat saataisiin haastavammiksi, Microsoft on kuitenkin Excel 2007: n jälkeen päättänyt olla sisällyttämättä lomakekuvaketta nauhalle.

Ensimmäinen vaihe tietojen syöttämisen lomakkeen käyttämiseen on lisätä lomakekuvake Quick Access -työkalupalkkiin, jotta voimme käyttää sitä.

Tämä on kertaluontoinen toiminta. Kun olet lisännyt, lomake-kuvake pysyy käytettävissä pikalähetyskäyttöikkunassa.

Tietojen syöttämisen lomakkeen etsiminen

Pikalähetys-työkalupalkkia käytetään pikakuvakkeiden tallentamiseen Excelin usein käyttämiin ominaisuuksiin. Voit myös lisätä pikavalintoja Excel-ominaisuuksiin, jotka eivät ole käytettävissä nauhalla.

Yksi näistä ominaisuuksista on tietojen syöttämislomake.

Tietolomake on nopea ja helppo tapa lisätä tietoja Excel-tietokantataulukkoon.

Jostain syystä Microsoft kuitenkin ei halunnut lisätä lomaketta yhteen Excelin 2007 alkupään välilehdistä.

Seuraavassa on vaiheet, jotka näyttävät, kuinka lomakekuvake lisätään pikalähtötyökalupalkkiin.

Lisää tietomuoto pikalähtötyökaluriville

1. Avaa pudotusvalikko avaamalla Nopea käyttöoikeuden työkalupalkin lopussa oleva alasnuoli.
2. Valitse Lisää komentoja luettelosta avataksesi Pikaviestit-työkalupalkin muokkaus -valintaikkunan .
3. Avaa pudotusvalikko napsauttamalla alas-nuolta Valitse komennot riviltä.
4. Valitse luettelosta Kaikki komennot nähdäksesi kaikki Excel 2007: n käytettävissä olevat komennot vasemmanpuoleisessa ruudussa.
5. Selaa tätä aakkosjärjestystä etsimällä Lomakomento.
6. Napsauta Lisää- painiketta komentopaneelien välissä muodostaaksesi Lomake-komennon Pikalähetys-työkalupalkkiin.
7. Napsauta OK .

Lomake-painike olisi nyt lisättävä pikalähtötyökalupalkkiin.

Tietokenttäkenttien nimet lisääminen

Kuten aiemmin mainittiin, kaikki Excelin tietojen syöttömoduulin käyttämiseksi tarvitsemme tietokantaamme käytettävät sarakeotsikot tai -kentät.

Helpoin tapa lisätä kenttien nimet lomakkeeseen on kirjoittaa ne laskentataulukon soluihin . Voit lisätä lomakkeeseen enintään 32 kentän nimeä.

Syötä seuraavat otsikot soluihin A1 - E1:

Opiskelijanumero
Sukunimi
Alkukirjain
Ikä
Ohjelmoida

Tietolomakkeen avaaminen

Tietolomakkeen avaaminen

1. Napsauta solua A2, jotta se toimii aktiivisena soluna .
2. Napsauta pikakäyttötyökaluriville lisättyä lomakekuvaketta sivulla 2.
3. Napsauttamalla lomakekuvaketta näkyviin tulee Excel-ilmoitusruutu, jossa on useita vaihtoehtoja otsikoiden lisäämiseksi lomakkeeseen.
4. Koska olemme jo kirjoittaneet kenttien nimet, jotka haluamme käyttää otsikoina, meidän on tehtävä vain napsauttamalla OK-painiketta viestialueella.
5. Kentässä, joka sisältää kaikki kentän nimet, pitäisi näkyä ruudulla.

Tietolomakkeiden lisääminen lomakkeella

Tietolomakkeiden lisääminen lomakkeella

Kun tietolomakkeet on lisätty lomakkeeseen, joka lisää tietueita tietokantaan, on yksinkertaisesti kysymys siitä, että tiedot kirjoitetaan oikeaan järjestykseen lomakekenttään.

Esimerkki tallenteista

Lisää tietokantaan seuraavat tietueet syöttämällä tiedot oikeiden otsakkeiden vieressä oleviin lomakekenttimiin. Napsauta Uusi- painiketta, kun olet kirjoittanut ensimmäisen tietueen, jotta kentät poistetaan toiselle tietueelle.

1. StudentID : SA267-567
   Sukunimi : Jones
   Alkuperäinen : B.
   Ikä : 21
   Ohjelma : Kielet
   
   StudentID : SA267-211
   Sukunimi : Williams
   Alkuperäinen : J.
   Ikä : 19
   Ohjelma : Tiede

Vihje: Kun syötät tietoja, jotka ovat hyvin samankaltaisia, kuten opiskelijan tunnusnumerot (vain vihjeen jälkeiset numerot ovat erilaiset), kopioi ja liitä tietojen syöttämisen nopeuttamiseksi ja yksinkertaistamiseksi.

Jos haluat lisätä jäljellä olevat tietueet opetusohjelmatietokantaan, käytä lomaketta saadaksesi muuhun yllä olevaan tietoon yllä olevat tiedot soluihin A4 - E11.

Tietojen tallentaminen lomakkeella (con't)

Jos haluat lisätä jäljellä olevat tietueet opetusohjelmatietokantaan, käytä lomaketta, niin anna muille tässä kuvassa olevat tiedot soluihin A4 - E11.

Lomakkeen datatyökalujen käyttäminen

Tietokannan suuri ongelma on säilyttää tietojen eheys tiedoston kasvaessa koossa. Tämä edellyttää:

• tietojen virheiden korjaaminen tai yksittäisten tietueiden päivittäminen.
• vanhentuneiden tai kaksoiskappaleiden poistaminen.

Tietojen syöttölomakkeella on useita työkaluja oikealla puolella, mikä helpottaa tietokantojen löytämistä ja korjaamista tai poistamista.

Nämä työkalut ovat:

• Etsi edeltävät ja Etsi seuraavat -näppäimet - näistä voit selata tietokonetta eteenpäin ja takaisin tietokannoista kerrallaan.
• Poista- painike - tätä käytetään poistamaan tietokannasta peräisin olevat tietueet.
• Restore ( Palauta) -painiketta - Tällä painikkeella voidaan kumota muokattavan tietueen muutokset. Joskus tehdään virheellisiä muutoksia tietueeseen tai jopa muokataan väärä tietue kokonaan. Jos näin on, palautuspainiketta voidaan käyttää kumoamaan nämä muutokset.
• Huomaa: Palautuspainike toimii vain niin kauan kuin tietue on lomakkeessa. Heti kun käytät toista tietuetta tai suljet lomakkeen, palautuspainike ei ole aktiivinen.
• Criteria- painikkeen avulla voit etsiä tietokantaa tietueiden perusteella, kuten nimen, iän tai ohjelman perusteella. Esimerkki Criteria-painikkeen käytöstä sisältyy opetusohjelman seuraavaan vaiheeseen.

Tietojen etsiminen yhden kentän nimen avulla

Criteria-painikkeella voit hakea tietokannasta tietueita käyttäen yhtä tai useampaa kenttänimeä, kuten nimen, iän tai ohjelman.

Tietojen etsiminen yhden kentän nimen avulla

1. Napsauta lomakkeen Criteria- painiketta.
2. Klikkaamalla kriteeri -painiketta poistetaan kaikki lomakekentät, mutta ei poista tietoja tietokannasta.
3. Napsauta Ohjelmakenttää ja kirjoita Taiteet, kun haluamme etsiä kaikki opiskelijoiden Arts-ohjelman opiskelijat.
4. Napsauta Etsi Seuraava -painiketta. H. Thompsonin tietueen pitäisi näkyä muodossa, kun hän on liittynyt Arts-ohjelmaan.
5. Napsauta Etsi Seuraava -painiketta toisen ja kolmannen kerran ja J. Grahamin ja W. Hendersonin tietueet tulevat näkyviin yksi toisensa jälkeen, koska ne ovat myös ilmoittautuneet Arts-ohjelmaan.

Tämän opetusohjelman seuraavassa vaiheessa on esimerkki useiden kriteerien mukaisten tietueiden etsimisestä.

Tietojen etsiminen useiden kenttien nimet

Tässä esimerkissä etsitään kaikkia 18-vuotiaita opiskelijoita, jotka ovat mukana yliopiston taiteen ohjelmassa. Vain ne lomakkeet, jotka täyttävät molemmat kriteerit, tulee näkyä lomakkeessa.

1. Napsauta lomakkeen Criteria- painiketta.
2. Napsauta ikärajaa ja kirjoita 18.
3. Napsauta Ohjelmakenttä ja kirjoita Taiteet.
4. Napsauta Etsi Seuraava -painiketta. H. Thompsonin tietueen pitäisi näkyä muodossa, koska hän on 18-vuotias ja on ollut mukana Arts-ohjelmassa.
5. Napsauta Find Next -painiketta toisen kerran ja J. Grahamin levy tulee näkyviin, koska hän on myös 18-vuotias ja hän on liittynyt Arts-ohjelmaan.
6. Napsauta Etsi Seuraava -painiketta kolmannen kerran ja J. Grahamin tietue on silti näkyvissä, koska muita kriteerejä vastaavia tietoja ei ole.

W. Hendersonin kirjaa ei pitäisi näyttää tässä esimerkissä, koska hän on opiskellut Arts-ohjelmassa, mutta hän ei ole 18-vuotias, joten hän ei vastaa molempia hakukriteerejä.