Tämä sarja vinkkejä kattaa erilaiset tietojen lajittelutavat Excelissä. Tarkemmat tiedot löytyvät seuraavilta sivuilta:
- Pikahaku yhdellä sarakkeella käyttämällä Lajittele & suodatin tai Pikanäppäimet
- Lajittele useilla sarakkeilla
- Lajittele päivämäärät tai ajat
- Lajittele viikonpäivien, kuukausien tai muiden mukautettujen luetteloiden mukaan
- Lajittele rivit - sarakkeiden uudelleenjärjestely
Lajittelematta olevien tietojen valinta
Ennen kuin tiedot voidaan lajitella, Excelin on tiedettävä täsmällinen alue, joka lajitellaan, ja yleensä Excel on melko hyvä valintaan liittyvien tietojen alueille - niin kauan kuin se annettiin,
- ei ole jäänyt tyhjiä rivejä tai sarakkeita asiaan liittyvien tietojen alueella;
- ja tyhjiä rivejä ja sarakkeita jätettiin toisiinsa liittyvien tietojen alueilta.
Excel määrittää jopa melko tarkasti, mikäli tietoalueella on kentänimiä ja sulkee pois rivin lajittavista tietueista .
Kuitenkin Excelin valitseminen lajittelevalle alueelle voi olla vaarallista - varsinkin suurilla tietomäärillä, joita on vaikea tarkistaa.
Varmista, että oikeat tiedot on valittu, korosta alue ennen lajittelun aloittamista.
Jos sama alue on lajiteltu toistuvasti, paras tapa on antaa sille nimi .
01/05
Lajittele avain ja lajittele tilaus
Lajittelu edellyttää lajitteluavainta ja järjestysjärjestystä.
Lajitteluavaimella on sarakkeen tai sarakkeiden tiedot, jotka haluat lajitella. Se tunnistetaan sarakeotsikon tai kentän nimen mukaan. Yllä olevassa kuvassa mahdolliset järjestysnäppäimet ovat opiskelijan tunnus, nimi , ikä , ohjelma ja kuukausi alkanut
Pikajärjestyksessä, kun napsautat lajittelunäppäintä sisältävässä sarakkeessa olevaa yksittäistä solua, riittää kertomaan Excelille, minkä lajittelunäppäin on.
Tekstin tai numeeristen arvojen osalta järjestysjärjestyksen kaksi vaihtoehtoa ovat nousevat ja laskevat .
Kun käytät nauhan Home- välilehden Lajittele & suodatin -painiketta, lajittelujärjestysasetukset pudotusvalikossa muuttuvat valitun alueen tyypin mukaan.
Pikahaku Sort by lajitella & Filter
Excelissä nopean lajittelun voi tehdä käyttämällä Sort & Filter -painiketta nauhan Home- välilehdellä.
Vaiheet nopean lajittelun suorittamiseksi ovat seuraavat:
- Napsauta lajitelma-avaimen sarakkeessa olevaa solua
- Napsauta tarvittaessa nauhan Home-välilehteä
- Napsauta Lajittelu & suodatin -painiketta avataksesi avattavasta valikosta lajitteluvaihtoehdot
- Voit lajitella joko nousevalla tai laskevalla järjestyksellä jommallakummalla kahdesta vaihtoehdosta
- Tarkista, että tiedot on lajiteltu oikein
Lajittele tiedot nuolipainikkeiden avulla
Excel-tiedoston lajittelua varten ei ole näppäinoikotaulun yhdistelmää.
Saatavilla on pikanäppäimiä, joiden avulla voit valita näppäimistön sijaan hiiren osoittimen ja valita samat asetukset kuin nauhan Home-välilehdessä.
- Käyttämällä näppäimistöä nauhoitusvaihtoehtojen käyttämiseen alkaa aina Alt- näppäin.
Järjestä Nousevassa järjestyksessä Pikanäppäinten avulla
- Napsauta solussa lajitteluavaimen sarakkeessa
- Paina näppäimistön seuraavia näppäimiä:
- Alt HSS
- Tietojen taulukko on lajiteltu A: sta Z: hen / pienin ja suurin valitulla sarakkeella
Pikanäppäimet ovat seuraavat:
"Alt" -näppäin> "Koti" -välilehti> Ryhmän muokkaus> "Lajittelu ja suodatus" -valikko> "Lajittele pienin ja suurin" -vaihtoehto.
Voit lajitella laskevaan järjestykseen käyttämällä pikanäppäimiä
Vaihtoehdot lajitellessasi laskevassa järjestyksessä pikanäppäimillä ovat samat kuin kasvava lajittelu, paitsi kuuma-näppäinyhdistelmä on:
Alt HSO Pikanäppäimet ovat seuraavat:
"Alt" -näppäin> "Koti" -välilehti> Ryhmän muokkaus> "Lajittelu ja suodatus" -valikko> "Lajittele suurimmasta pienimpään" -vaihtoehto.
02/05
Lajittele Excelin useisiin datakolakkeisiin
Sen lisäksi, että suoritat nopean lajittelun yhden yksittäisen sarakkeen perusteella, Excelin mukautetun lajittelutoiminnon avulla voit lajitella useampia sarakkeita määrittämällä useita lajitteluavaimia.
Moniparsiruutuissa lajitteluavaimet tunnistetaan valitsemalla sarakeotsikot Lajittelu- valintaikkunassa .
Kuten pikajärjestyksessä, lajittelunäppäimet määritellään tunnistamalla sarakkeiden otsikot tai kenttien nimet järjestysnäppäintä sisältävässä taulukossa.
Lajittele useilla sarakkeilla Esimerkki
Yllä olevassa esimerkissä seurattiin seuraavia vaiheita lajittelemaan tiedot H2: sta L12: een kahdella tietojen sarakkeella - ensin nimellä ja sitten iän mukaan.
- Korosta lajittavia soluja
- Napsauta nauhan Home- välilehteä.
- Avaa pudotusvalikosta napsauttamalla ruutun Lajittelu & suodatin -kuvaketta.
- Napsauta avattavasta luettelosta räätälöityä lajittelua , jolloin näyttöön tulee Lajittelu- valintaikkuna
- Valitse valintaikkunan Sarake- otsikon alta Nimi- pudotusluettelosta ensin lajitaksesi tiedot Nimi-sarakkeesta
- Sort On -asetus on asetettu arvoiksi - koska lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin
- Lajittele tilauksen otsikon alta Z-A pudotusvalikosta lajitaksesi nimitiedot laskevaan järjestykseen
- Napsauta valintaikkunan yläreunassa Lisää tasoa -painiketta ja lisää toinen lajitteluvaihtoehto
- Valitse toisen lajittelunäppäimen kohdalla Sarakeotsikko , valitse Ikota avattavasta luettelosta, jotta voit lajitella tietueet, joissa on päällekkäisiä nimiä ikä-sarakkeessa.
- Lajitellun järjestyksen otsikon alta valitse Pienin tai pienin avattavasta luettelosta Ikätiedot alenevassa järjestyksessä
- Sulje valintaikkuna ja lajittele tiedot valitsemalla valintaikkunasta OK
Seuraavan lajittelunäppäimen määrittämisen tuloksena edellä olevassa esimerkissä kaksi tietokantaa, joilla oli samanlaiset arvot Nimi- kenttään, lajitellaan edelleen laskevassa järjestyksessä Age- kentän avulla, jolloin opiskelijalle A. Wilson 21-vuotiaana A. Wilsonin 19-vuotiaana.
Ensimmäinen rivi: Sarakeotsikot tai tiedot?
Edellä olevassa esimerkissä lajittelua varten valittu tietolaji sisälsi ensimmäisen rivin yläpuolella olevat sarakeotsikot.
Excel löysi tämän rivin sisältämät tiedot, jotka poikkeaisivat seuraavien rivien tiedoista, joten se otti ensimmäisen rivin sarakeotsikoiksi ja muutti käytettävissä olevat vaihtoehdot lajittelu- valintaikkunaan niiden sisällyttämiseksi niihin.
Eräs kriteeri, jonka Excel määrittää määrittää, onko ensimmäisellä rivillä sarakeotsikoita, muotoilu. Yllä olevassa esimerkissä ensimmäisen rivin teksti on erilainen fontti ja se on erilainen väri muissa riveissä olevista tiedoista. Se on myös erotettu seuraavista riveistä paksuisella reunalla.
Excel käyttää tällaista eroa päättäessään, onko ensimmäinen rivi otsikkorivi, ja se on aika hyvä saada se oikein - mutta se ei ole mahdotonta. Jos se tekee virheen, Lajittelu-valintaikkunassa on valintaruutu - Omat tiedot ovat otsakkeita - joita voidaan ohittaa tämä automaattinen valinta.
Jos ensimmäisellä rivillä ei ole otsikoita, Excel käyttää sarakekirjeitä - kuten sarakkeessa D tai sarakkeessa E - valintaikkunan Sarake- vaihtoehtona.
03/05
Lajittele tiedot päivämäärän tai ajan mukaan Excelissä
Sen lisäksi, että lajitellaan tekstidataa aakkosjärjestyksessä tai numeroita suurimmasta pienimpään, Excelin lajitteluvaihtoehtoihin kuuluu lajittelun päivämääräarvot.
Päivämäärät saatavissa ovat:
- Nousevasti - vanhimmasta uusimpaan
- Laskeva järjestys - uusin vanhimmalle
Pikajärjestys vs. lajittelu -valintaikkuna
Koska päivämäärät ja kellonajat ovat vain alustettua numeroa, voidaan lajittelua yksittäisessä sarakkeessa - esimerkiksi yllä olevassa kuvassa esitetyssä esimerkissä - nopeaa lajittelutapaa voidaan käyttää onnistuneesti.
Järjestelyihin, joissa on useita sarakkeita päivämääristä tai ajankohdista, lajittelu- valintaikkunaa on käytettävä - samoin kuin lajittelemalla useita sarakkeita numeroita tai tekstitietoja.
Lajittele päivämäärän mukaan
Jos haluat tehdä nopean lajittelun päivämäärän mukaan nousevassa järjestyksessä - vanhimmasta uusimpaan - yllä olevan kuvan esimerkissä, vaiheet ovat:
- Korosta lajittavia soluja
- Napsauta nauhan Home- välilehteä
- Avaa pudotusvalikosta napsauttamalla ruutun Järjestä & suodatin -kuvaketta
- Napsauta lajin vanhimmasta uusimpaan vaihtoehtoon lajitaksesi tiedot nousevassa järjestyksessä
- Tallenteet on lajiteltava vanhimmilla päivämäärillä Borrowed- sarakkeessa taulukon yläosassa
Päivämäärät ja ajat tallennettuna tekstinä
Jos lajittelun tulokset päivämäärän mukaan eivät ilmesty odotetulla tavalla, järjestyssymbolia sisältävässä sarakkeessa oleva tieto voi sisältää päivämäärät tai ajat tallennettuna tekstitietoina pikemminkin kuin numeroina (päivämäärät ja kellonajat ovat vain muotoiltuja numerotietoja).
Yllä olevassa kuvassa A. Petersonin kirjaus päätyi listan pohjaan, kun lainanottopäivästä - 5. marraskuuta 2014 - tallenne olisi pitänyt sijoittaa A. Wilsonille, joka myös on lainauspäivä 5. marraskuuta.
Odottamattomien tulosten syynä on, että A. Petersonin lainauspäivä on tallennettu tekstinä pikemminkin kuin numerona
Sekoitetut tiedot ja nopeat lajit
Kun käytät nopeaa lajittelutapaa, jos teksti- ja numerotietojen sisältävät tietueet sekoitetaan yhteen, Excel lajittelee numerot ja tekstitiedot erikseen - sijoittaa tietueet tekstitietoihin lajitellun luettelon alaosassa.
Excel voi myös sisältää sarakeotsikot lajittelutuloksissa - tulkitsemalla ne vain yhdeksi tekstitiedoksi eikä tietokannan kenttien nimiksi.
Lajittele varoitukset - Lajittele valintaikkuna
Kuten yllä olevassa kuvassa näytetään, jos Lajittele- valintaikkuna on käytössä, vaikka lajitellaan yhdelle sarakkeelle, Excel näyttää viestin, joka varoittaa tekstin tallentamista tiedoista ja antaa sinulle mahdollisuuden valita:
- Lajittele jokin numero, joka näyttää numerolta numeron
- Lajittele tekstinä olevat numerot ja numerot erikseen
Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, Excel yrittää sijoittaa tekstidataa lajittelutulosten oikeaan paikkaan.
Valitse toinen vaihtoehto ja Excel sijoittaa tietueet, jotka sisältävät tekstitietoja lajittelutulosten alareunassa - aivan kuten pikajärjestyksessä.
04/05
Tietojen lajittelu viikonpäivinä tai kuukausina Excelissä
Lajittele viikonpäivinä tai kuukausina käyttämällä samaa sisäänrakennettua muokattua luetteloa, jonka Excel käyttää päivien tai kuukausien lisäämiseen laskentataulukkoon täyttökahvalla .
Nämä luettelot mahdollistavat lajittelun päivinä tai kuukausina kronologisesti eikä aakkosjärjestyksessä.
Yllä olevassa esimerkissä tiedot on lajiteltu kuukauteen mennessä, jolloin opiskelijat aloittivat online-opinto-ohjelmansa.
Kuten muissa lajitteluvaihtoehdoissa, lajitteluarvot mukautetun luettelon avulla voidaan näyttää nousevilta (sunnuntaista lauantaihin / tammi-joulukuuhun) tai laskevaan järjestykseen (lauantaista sunnuntaihin / joulukuuhun tammikuuhun).
Edellä olevassa kuvassa seurattiin seuraavia vaiheita lajitella datanäytteet välein H2 - L12 kuukausittain:
- Korosta lajittavia soluja
- Napsauta nauhan Home- välilehteä.
- Avaa pudotusvalikosta napsauttamalla ruutun Lajittelu & suodatin -kuvaketta.
- Napsauta räätälöityä lajittelua avattavasta luettelosta, jolloin näyttöön tulee Lajittelu- valintaikkuna
- Valitse valintaikkunan Sarakeotsikon alta avattavasta luettelosta avattu kuukausi, jolloin tiedot lajitellaan vuoden aikana
- Sort On -asetus on asetettu arvoiksi - koska lajittelu perustuu taulukon todellisiin tietoihin
- Avaa avattava valikko napsauttamalla lajittelun järjestysnäkymän alapuolella alas-nuolta oletusarvon A-Z avulla
- Avaa Custom Lists -valintaikkuna valitsemalla valikosta Custom List
- Napsauta valintaikkunan vasemmassa ikkunassa kerran luettelossa: tammikuu, helmikuu, maaliskuu, huhtikuu ... valitaksesi sen
Vahvista valinta valitsemalla OK ja palaa Lajittele valintaikkuna
Valittu lista - tammikuu, helmikuu, maaliskuu, huhtikuu - näkyvät Tilauksen otsikon alla
Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK ja lajittele tiedot kuukauden mukaan
Huomautus : Oletusarvon mukaan mukautetut luettelot näkyvät vain nousevassa järjestyksessä Custom Lists -valintaikkunassa. Voit lajitella tietoja laskevassa järjestyksessä mukautetun luettelon jälkeen, kun olet valinnut halutun luettelon, jotta se näytetään Lajittelu- valintaikkunan Tilaus- otsikon alla:
- Avaa pudotusvalikko napsauttamalla näkyvää luetteloa - kuten tammikuun, helmikuun, maaliskuun, huhtikuun ... vieressä olevaa alas-nuolta
- Valitse valikosta mukautetun luettelon vaihtoehto, joka näkyy laskevassa järjestyksessä - kuten joulukuu, marraskuu, lokakuu, syyskuu ...
Sulje valintaikkuna valitsemalla OK ja lajittele tiedot laskevassa järjestyksessä mukautetun luettelon avulla
05/05
Lajittele rivit uudelleen sarakkeiden uudelleen järjestämiseksi Excelissä
Kuten aikaisemmilla lajitteluvaihtoehdoilla näytetään, tiedot yleensä lajitellaan sarakeotsikoiden tai kenttien nimet mukaan ja tulos on koko rivien tai tietueiden uudelleenjärjestely.
Vähemmän tunnettu ja siksi vähemmän käytetty lajitteluvaihtoehto Excelissä on lajitella rivillä, jonka seurauksena taulukon järjestys uudelleenviivataan oikealla työarkilla
Yksi syy lajitteluun rivillä on sopia sarakkeiden järjestykseen eri taulukoiden välillä. Kun sarakkeet ovat samassa vasemmassa oikeaan järjestykseen, on helpompi verrata tietoja tai kopioida ja siirtää tietoja taulukoiden välillä.
Sarakkeen tilauksen mukauttaminen
Hyvin harvoin on kuitenkin, että sarakkeet ovat oikeassa järjestyksessä selkeä tehtävä, koska arvojen nousevien ja laskevien lajittelujärjestysvaihtoehtojen rajoitukset johtuvat.
Yleensä on tarpeen käyttää mukautettua lajittelujärjestystä, ja Excel sisältää vaihtoehtoja lajitteluun solun tai fontin värin tai ehdollisen muotoilun kuvakkeiden mukaan .
Nämä vaihtoehdot, kuten sivun alalaidassa on kuvattu, ovat silti melko työvoimavaltaisia ja helppokäyttöisiä.
Todennäköisesti helpoin tapa kertoa Excelille sarakkeiden järjestys on lisätä rivin, joka sisältää numerot 1, 2, 3, 4, jotka vastaavat sarakkeiden järjestystä vasemmalle oikealle.
Lajittelu riveittäin muuttuu yksinkertaiseksi lajittelemaan pienimmät ja suurimmat sarakkeet rivillä, joka sisältää numerot.
Kun lajittelu on tehty, lisätty rivi numeroita voidaan helposti poistaa .
Lajittele rivin esimerkin mukaan
Tämän sarjan Excel-lajitteluvaihtoehdoissa käytetyllä tietonäytteellä Student ID- sarake on aina ollut ensimmäinen vasemmalla, jota seuraa nimi ja sitten yleensä ikä .
Tässä tapauksessa, kuten yllä olevassa kuvassa on esitetty, sarakkeet on järjestetty uudestaan niin, että Ohjelma- sarake on ensin vasemmalla, jota seuraa kuukausi alkanut , nimi jne.
Seuraavat vaiheet käytettiin pylväsjärjestyksen muuttamiseen yllä kuvatulla tavalla:
- Lisää tyhjä rivi rivin yläpuolelle, joka sisältää kenttien nimet
- Kirjoita tässä uudessa rivissä seuraavat numerot vasemmalle oikealle alkaen
sarake H: 5, 3, 4, 1, 2 - Korosta H2: n ja L13: n välillä
- Napsauta nauhan Home- välilehteä.
- Avaa pudotusvalikosta napsauttamalla ruutun Lajittelu & suodatin -kuvaketta.
- Napsauta avattavasta luettelosta räätälöityä lajittelua , jolloin näyttöön tulee Lajittelu- valintaikkuna
- Avaa valintaikkunan yläosassa Valinnat napsauttamalla Valinnat- valintaikkunaa
- Napsauta tämän toisen valintaikkunan Suunta-osiossa Lajittele vasemmalle oikealle , jotta taulukon sarakkeet voidaan lajitella vasemmalle oikealle.
- Sulje tämä valintaikkuna valitsemalla OK
- Kun suunta muuttuu, lajittelu- valintaikkunan sarakkeen otsikko muuttuu riviksi
- Valitse Row- otsikon alta lajittelu rivillä 2 - rivi, joka sisältää mukautetut numerot
- Sort On -asetus on asetettu arvoksi
- Lajittele tilauksen otsikon alta Pienet ja suurimmat avattavasta luettelosta lajittele rivin 2 numerot nousevassa järjestyksessä
- Sulje valintaikkuna valitsemalla OK ja lajittele sarakkeet vasemmalle oikealle rivin 2 numeroilla
- Sarakkeiden järjestys alkaa ohjelmasta, jota seuraa kuukausi alkanut , nimi jne.
Excelin mukautettujen lajitteluasetusten käyttäminen sarakkeiden uudelleen järjestämiseksi
Kuten yllä mainittiin, kun yksilölliset lajit ovat käytettävissä Excelin Lajittelu-valintaikkunassa, nämä vaihtoehdot eivät ole helppoja käyttää taulukon uudelleenmuotoiluun laskentataulukossa.
Lajittelu-valintaikkunassa käytettävät mukautetut lajittelutrendit voidaan lajitella seuraavasti:
Jollei kukin sarakkeessa ole jo ollut ainutlaatuista muotoilua - kuten eri fontti- tai soluvärejä, tämä muotoilu on lisättävä jokaiseen riviin kuuluviin soluihin, jotta jokainen sarake voidaan järjestää uudestaan.
Voit esimerkiksi käyttää fontin väriä uudelleen järjestämään yllä kuvatun sarakkeen
- Napsauta jokaista kentän nimeä ja muuta fontin väriä - kuten punaista, vihreää, sinistä jne.
- Aseta Lajittelu-valintaikkunassa Lajittele vaihtoehto -asetukseksi Fontti-väri
- Valitse Tilaus -kohdassa manuaalisesti kenttänevimien värit vastaamaan haluttua sarakkeiden järjestystä
- Lajittelun jälkeen nollataan kunkin kentän nimen kirjasimen väri