Poista kaksoiskappaleet Excelissä

01/02

Poista kaksoiskappaleet Excelissä

Excel-tietokannat, kuten Excel, käytetään usein tietokantoina esimerkiksi osaluetteloihin, myyntitietoihin ja postituslistoihin.

Excel-tietokannat koostuvat datakuvista, jotka yleensä järjestetään tietueiksi , jotka ovat nimeltään tietueita.

Tietueessa rivin solun tai kentän tiedot liittyvät - kuten yrityksen nimi, osoite ja puhelinnumero.

Yleinen ongelma, joka esiintyy tietokannan kasvaessa, on kaksinkertainen tietue tai tietorivejä.

Tätä päällekkäisyyttä voi esiintyä, jos:

• Koko tietue syötetään tietokantaan useammin kuin kerran, jolloin saadaan kaksi tai useampia samanlaisia ​​tietueita
• Useilla tietueilla on yksi tai useampia kenttiä - kuten nimi ja osoite - jotka sisältävät samat tiedot.

Kummassakin tapauksessa kaksinkertaiset tietueet voivat aiheuttaa koko joukon ongelmia - esimerkiksi lähettää useita kopioita asiakirjoista samalle henkilölle, kun tietokantaan liittyviä tietoja käytetään yhdistämisessä - joten kannattaa skannata ja poistaa päällekkäisiä tietueita säännöllisesti perusta.

Ja vaikka on helppo valita kaksinkertaiset tietueet pienessä näytteessä, kuten edellä olevassa kuvassa, tietotaulukot saattavat helposti sisältää satoja, ellei tuhansia tietueita, joten on erittäin vaikeaa valita päällekkäisiä tietueita - varsinkin osittain yhteensopivia tietueita.

Tämän tehtävän suorittamisen helpottamiseksi Excelillä on sisäänrakennettu datatyökalu , jota ei ole yllättäen kutsuttu Poista kaksoiskappaleet , joiden avulla voidaan löytää ja poistaa samanlaiset tai osittain yhteensopivat tietueet.

Kuitenkin, miten Remove Duplicates -työkalu on suunniteltu, identtiset ja osittain yhteensopivat tietueet on käsiteltävä erikseen.

Tämä johtuu siitä, että Poista kaksoiskappaleet -valintaikkunassa näkyvät valitun tietotaulukon kenttien nimet ja valitset kentät, jotka haluat sisällyttää haun vastaaviin tietueisiin:

• Etsi samoja rekistereitä varten kaikki kentät - jättää kaikkien sarakkeen tai kenttien nimen vieressä olevat valintaruudut;
• Osittainen täsmäytystapahtuma - Jätä tarkistusmerkit vierekkäisiin vastaaviin kenttiin.

Kentän nimet vs. sarakkeiden kirjaimet

Kuten edellä mainittiin, Poista kopioita -työkalu koostuu valintaikkunasta, jossa valitset hakukenttien etsimisen tarkistamalla haluamasi kentän tai sarakkeen nimet.

Tiedot, joita valintaikkuna näyttää - kenttien nimet tai sarakekirjeet - riippuu siitä, sisältävätkö tietosi otsikkorivien tai otsikoiden rivi yllä olevan kuvan yläpuolella.

Jos se on - varmista, että valintaikkunan oikeassa laidassa oleva vaihtoehto - Omat tiedot ovat otsakkeita - on valittu pois päältä ja Excel näyttää rivin nimet kenttien nimetä valintaikkunassa.

Jos tiedoillasi ei ole otsikkoriviä, valintaikkunassa näkyvät oikeat sarakekirjeet valitun datavälin valintaikkunassa.

Yhteenveto tietueesta

Jos Poista kaksoiskappaleet -työkalu toimii oikein, tietotaulun on oltava yhtenäinen tietolaji - eli siinä ei saa olla tyhjiä rivejä, sarakkeita ja, jos mahdollista, tyhjiä soluja, jotka sijaitsevat taulukossa.

Ei ole tyhjiä tietoja taulukossa on hyvä käytäntö, kun on kyse tiedonhallinnasta yleensä eikä vain etsiessään päällekkäisiä tietoja. Excelin muut datatyökalut - kuten lajittelu ja suodatus - toimivat parhaiten, kun tietotaulukko on jatkuva tietojoukko.

Poista kaksoiskappaleet

Yllä olevassa kuvatietokuvassa on kaksi samanlaista tietuetta A. Thompsolle ja kaksi osittain vastaavaa rekisteriä R. Holtille - missä kaikki kentät vastaavat paitsi opiskelijanumeroa.

Seuraavassa kuvatut vaiheet kertovat kuinka Poista kaksoiskappaleet -työkalun käytät:

1. Poista toinen samanlainen kirjaus A. Thompsoniin.
2. Poista R. Holtin toinen osittain vastaava tietue.

Remove Duplicates -valintaikkunan avaaminen

1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää tiedot esimerkkitietokannasta.
2. Napsauta nauhan Data- välilehteä.
3. Napsauta Remove Duplicates -kuvaketta korostaaksesi kaikki tiedot taulukossa ja avaa Poista kaksoiskappaleet -valintaikkuna.
4. Poista kaksoiskappaleet -valintaikkuna näyttää kaikki sarakkeen otsikot tai kenttien nimet datanäytteestä
5. Kenttänimien vieressä olevat valintaruudut osoittavat, mitä Excel-sarakkeita yritetään sovittaa etsittäessä päällekkäisiä tietueita
6. Oletusarvoisesti, kun valintaikkuna avautuu, kaikki kentän nimet tarkistetaan

Identifioinnin löytäminen

1. Koska etsimämme täysin samanlaisia ​​tietueita tässä esimerkissä jätämme kaikki sarakkeen otsikot tarkastettuina
2. Napsauta OK

Tässä vaiheessa tulisi nähdä seuraavat tulokset:

• Valintaikkunan tulee sulkea ja korvata se sanomalla, että: 1 löydetty ja poistettu kaksoiskappaleet; 7 ainutlaatuista arvoa on jäljellä.
• Rivin, joka sisältää kaksoiskappaleen A. Thompson-tietueen, on poistettu tietokannasta
• Vaikka R. Holtille löytyy kaksi osittaista vastaavaa tietueet, koska kaikki kentät eivät vastaa - näiden kahden tietueen oppilasnumero eroaa - Excel pitää sitä ainutkertaisena tietueenä

02/02

Etsi ja poista osittain vastaavat albumit ja poista kaksoiskappaleet

Yhden kentän tarkistaminen kerrallaan

Koska Excel poistaa vain tietueet, jotka täsmäävät täsmälleen valitulle tietoryhmälle, paras tapa löytää kaikki osittain yhteensopivat tietueet on poistaa valintamerkki vain yhdelle kentälle kerrallaan, kuten alla olevissa vaiheissa.

Jälkeenpäin hakuja, jotka vastaavat kaikkia kenttiä lukuun ottamatta nimiä, ikää tai ohjelmaa, poistavat kaikki mahdolliset yhdistelmät tietueiden osittaiseen yhteensovittamiseen.

Osittaisen vastaavuuden löytäminen

1. Napsauta mitä tahansa solua, joka sisältää tietoja datataulukossa tarvittaessa
2. Napsauta nauhan Data- välilehteä.
3. Napsauta Remove Duplicates -kuvaketta korostaaksesi kaikki tiedot taulukossa ja avaa Poista kaksoiskappaleet -valintaikkuna.
4. Kaikki kentänimet tai sarakeotsikot tietotaulukkoon valitaan.
5. Jos haluat etsiä ja poistaa tietueita, joilla ei ole yhteensopivuutta kullakin alalla, poista valintamerkki niiden kenttien nimen lisäksi, jotka Excel ei jätä huomiotta.
6. Tämän esimerkin avulla voit poistaa valintamerkin valitsemalla valintaruutu Student ID- sarakkeen otsikon vieressä.
7. Excel etsii ja poistaa vain tietueita, jotka vastaavat tietoja sukunimi- , alku- ja ohjelmaan .
8. Napsauta OK
9. Valintaikkunan tulee sulkea ja korvata se sanomalla, että: 1 löydetty ja poistettu kaksoiskappaleet; 6 ainutlaatuista arvoa on jäljellä.
10. Rivi, joka sisältää R. Holtin ST348-252- opiskelijan tunnuksen toisen tietueen, on poistettu tietokannasta.
11. Sulje viesti-ruutu valitsemalla OK

Tällöin esimerkkitietotaulukon tulisi olla vapaata kaikista päällekkäisistä tiedoista.