Data-luettelon luominen Excel 2003: ssa

01/08

Tietojen hallinta Excelissä

Ajoittain meidän on seurattava tietoja. Se voi olla henkilökohtainen luettelo puhelinnumeroista, yhteyshenkilöiden luettelo organisaatioiden tai tiimien jäsenistä tai kolikon, korttien tai kirjojen kokoelma.

Mitä tahansa tietoja sinulla on, taulukko , kuten Excel, on hyvä paikka tallentaa sen. Excel on rakentanut työkaluja, joiden avulla voit seurata tietoja ja löytää erityisiä tietoja, kun haluat sen. Sen lisäksi, että sen satoja sarakkeita ja tuhansia rivejä, Excel-laskentataulukko voi olla valtava määrä tietoja .

Excel on myös yksinkertaisempi käyttää kuin täysimittainen tietokantaohjelma, kuten Microsoft Access. Tiedot voidaan syöttää helposti laskentataulukkoon, ja hiiren napsautuksella voit lajitella tietosi ja löytää haluamasi.

02/08

Taulukoiden ja luetteloiden luominen

Perusmuoto tietojen tallentamiseksi Exceliin on taulukko. Taulukossa tiedot syötetään riveihin. Jokainen rivi tunnetaan tietueeksi .

Kun taulukko on luotu, Excelin datatyökaluja voidaan etsiä, lajitella ja suodattaa tietueet tiettyjen tietojen löytämiseksi.

Vaikka Excel-työkalussa on useita tapoja käyttää näitä tietoja, on helpoin tapa tehdä niin, että luodaan taulukon tiedoista luettelo .

03/08

Tietojen syöttäminen oikein

Ensimmäinen vaihe taulukon luomisessa on kirjoittaa tiedot. Kun näin tehdään, on tärkeää varmistaa, että se on syötetty oikein.

Tietovirheistä, jotka johtuvat väärästä tietojen syöttämisestä, ovat datan hallintaan liittyviä monia ongelmia. Jos tiedot syötetään oikein alussa, ohjelma palauttaa todennäköisimmin haluamasi tulokset.

04/08

Rivit ovat kirjaa

Kuten mainittiin, tietorivejä kutsutaan tietueiksi. Kun kirjoitat kirjaa, pidä näitä ohjeita mielessä:

• Jätä taulukossa ei ole tyhjiä rivejä, edes otsikoiden ja ensimmäisen tietorivin välissä.
  
• Tietue voi sisältää vain yhtä tietyn kohteen tietoja.
  
• Tietueen tulee sisältää myös kaikki kyseisen kohteen luettelossa olevat tiedot. Tietoja kohteesta ei voi olla useammassa kuin yhdessä rivissä.
  
• Luettelon luomiseksi tietosivu sisältää vähintään kaksi tietojoukkoa.

05/08

Sarakkeet ovat kenttiä

Kun taulukon rivejä kutsutaan kirjauksiksi, sarakkeet tunnetaan kentiksi . Jokainen sarake tarvitsee otsikon tunnistamaan sen sisältämät tiedot. Näitä nimikkeitä kutsutaan kenttien nimiä.

• Kenttien nimiä käytetään varmistamaan, että kunkin tietueen tiedot syötetään samaan järjestykseen.
  
• Varmista, että kaikki sarakkeen tiedot syötetään käyttäen samaa muotoa. Jos aloitat numeroiden numeron (kuten 10 tai 20), pidä se ylös. Älä muuta osaa läpi ja aloita numeroiden kirjoittaminen sanoiksi (esim. Kymmenen tai kaksikymmentä). Ole johdonmukainen.
  
• Jätä taulukossa tyhjä sarakkeita.
  
• Luettelon luomiseksi taulukon on oltava vähintään kaksi saraketta leveä.

06/08

Luettelon luominen

Kun tiedot on syötetty taulukkoon, se voidaan muuntaa luetteloon . Tehdä niin:

1. Valitse jokin solu taulukosta.
   
2. Avaa Luo-luettelo- valintaikkuna valitsemalla Valikko > Luo lista .
   
3. Valintaikkunassa näkyy luetteloon sisällytettävät solut. Jos taulukko on luotu oikein, Excel yleensä valitsee oikean alueen .
   
4. Jos alueen valinta on oikein, valitse OK .

07/08

Jos luetteloalue on virheellinen

Jos luulet- luettelo -valintaikkunassa näkyvä alue on jonkin verran virheellinen, sinun on valittava uudelleen luettelon mukaiset solualueet.

Tehdä niin:

1. Palaa laskentataulukkoon napsauttamalla palautuspainiketta Luo- valintaikkunassa.
   
2. Luo-luettelo- valintaikkuna kutistuu pieneen ruutuun ja nykyinen solualue näkyy työarkilla, jota ympäröivät marssivat muurahaiset.
   
3. Vedä hiirellä valitse oikea solualue.
   
4. Palaa tavalliseen kokoon napsauttamalla palautuspainiketta pienessä Luo-luettelo- valintaikkunassa.
   
5. Lopeta luettelo napsauttamalla OK .

08/08

Lista

Kun luot,

• luettelossa on tumma raja sen ympärillä.
  
• Jokaisen kentän nimen vieressä on alaspäin osoittavat nuolet, jotka avaavat avattavia valikkoja napsauttamalla.
  
• Pudotusvalikoissa on vaihtoehtoja luettelon lajittelemiseksi millä tahansa kentän nimeä ja etsimällä luettelon tietueille, jotka vastaavat tiettyjä kriteerejä.
  
• Tähdellä oleva tyhjä rivi lisätään luettelon alaosaan. Lisätiedot voidaan lisätä luetteloon uudella rivillä.