Excel-askel askeleelta Perusopetusohjelma

Excelin käyttäminen ei ole niin vaikeaa kuin se tuntuu

Excel on sähköinen taulukkolaskentaohjelmisto (eli ohjelmisto ), jota käytetään tietojen tallentamiseen, organisointiin ja manipulointiin.

Tiedot tallennetaan yksittäisiin soluihin, jotka yleensä järjestetään sarakkeessa ja rivissä työarkissa. Tätä sarakkeiden ja rivien kokoa kutsutaan taulukoksi. Taulukoissa käytetään otsikoita ylä- ja alareunassa taulukon vasemmassa laidassa taulukon tietojen tallentamiseksi.

Excel voi myös suorittaa laskutoimituksia tiedoilla käyttämällä kaavoja . Ja Excel-lomakkeiden sisältämien tietojen löytämisen ja lukemisen helpottamiseksi Excelissä on useita muotoilutoimintoja, joita voidaan soveltaa yksittäisiin soluihin, riveihin ja sarakkeisiin tai koko tietosivuihin.

Koska Excelin viimeisimmissä versiossa olevat laskentataulukot sisältävät miljardeja soluja laskentataulukkoa kohti, kussakin solussa on osoite, joka tunnetaan soluviitteeksi, jotta se voidaan viitata kaavoihin, kaavioihin ja muihin ohjelman ominaisuuksiin.

Tämä opetusohjelma kattaa tarvittavat vaiheet perustietotaulukon luomiseen ja muotoiluun, joka sisältää yllä olevassa kuvassa näkyvän tietotaulukon, kaavojen ja muotoilun.

Tämän opetusohjelman aiheet ovat:

• Tietojen syöttäminen taulukkoon
• Yksittäisten laskentataulukon sarakkeiden laajentaminen
• Nykyisen päivämäärän ja nimetyn alueen lisääminen laskentataulukkoon
• Lisätään vähennyskaava
• Nettopalkka kaavan lisääminen
• Kaavojen kopiointi täyttökahvalla
• Numeromuotoilun lisääminen tietoihin
• Solumuotoilun lisääminen

01/08

Tietotaulukon käynnistäminen

Tietojen syöttäminen työarkin soluihin on aina kolmivaiheinen prosessi.

Nämä vaiheet ovat:

1. Napsauta solua, johon haluat tietojen siirtymisen.
2. Kirjoita tiedot soluun.
3. Paina näppäimistön Enter-näppäintä tai napsauta toista solua hiirellä.

Kuten mainittiin, jokaisen laskentataulukon solu tunnistetaan osoitteella tai soluviitteellä , joka koostuu rivin sarakkeen kirjaimesta ja rivin numeroista, jotka leikkaavat solun sijainnissa.

Kun kirjoitat soluviitteen, sarakekirje kirjoitetaan aina ensin ja sen jälkeen rivinumero - kuten A5, C3 tai D9.

Kun syötät tämän opetusohjelman tietoja, on tärkeää syöttää tiedot oikeisiin laskentataulukkoihin. Seuraavissa vaiheissa annetut kaavat käyttävät nyt syötettyjen tietojen soluviitteitä.

Ohjaustietojen syöttäminen

1. Seuraa tätä opetusohjelmaa käyttämällä yllä olevassa kuvassa näkyvien tietojen soluviittauksia syöttämään kaikki tiedot tyhjiin Excel-laskentataulukkoon.

02/08

Excelin laajentaminen sarakkeisiin

Oletusarvoisesti solun leveys mahdollistaa kaikkien tietojen syöttämisen vain kahdeksan merkkiä, ennen kuin tiedot siirtyvät seuraavaan soluun oikealle.

Jos oikeanpuoleinen solu tai solut ovat tyhjät, syötetyt tiedot näkyvät laskentataulukossa, kuten näkyy laskentataulukon otsikossa Laskutukset työntekijöille, jotka on syötetty soluun A1.

Jos oikealla solulla on kuitenkin tietoja, kuitenkin ensimmäisen solun sisältö katkaistaan ​​kahdeksalle ensimmäiselle merkille.

Edellisessä vaiheessa syötettyjä tietoja useampia soluja, kuten merkinnän vähennysnopeus: syötetty soluun B3 ja Thompson A. soluun A8, katkaistaan, koska oikealla olevilla soluilla on tietoja.

Tämän ongelman korjaamiseksi niin, että tiedot ovat täysin näkyvissä, kyseisiä tietoja sisältäviä sarakkeita on laajennettava.

Kuten kaikilla Microsoft-ohjelmilla, on useita tapoja laajentaa sarakkeita . Seuraavassa vaiheet käsittelevät, kuinka sarakkeita laajennetaan hiirellä.

Yksittäisten laskentataulukkojen laajentaminen

1. Aseta hiiren osoitin sarakkeiden A ja B sarakkeeseen sarakkeen otsikossa .
2. Osoitin muuttuu kaksinapäin nuoleksi.
3. Napsauta ja pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja vedä kaksinkertainen nuoli oikealle laajentaaksesi saraketta A, kunnes koko Thompson A. -merkintä näkyy.
4. Laajenna muita sarakkeita näyttämään tietoja tarpeen mukaan.

Sarakkeen leveydet ja laskentataulukon nimikkeet

Koska laskentataulukon otsikko on niin pitkä verrattuna muihin sarakkeen A-merkintöihin, jos sarake laajennettiin, jotta koko otsikko näytettäisiin solussa A1, laskentataulukko ei näyttäisi vain outolta, mutta tekijän käyttö vaikeuttaisi vasemmalla olevien tarrojen ja muiden tietojen sarakkeiden väliset aukot.

Koska rivillä 1 ei ole muita merkintöjä, ei ole väärin jättää otsikkoa vain, koska se - valuu oikealle soluihin. Vaihtoehtoisesti Excelissä on toiminto nimeltä yhdistäminen ja keskittymä, jota käytetään myöhemmässä vaiheessa otsikon keskittämiseksi nopeasti datataulukkoon.

03/08

Päiväyksen ja nimettyjen alueiden lisääminen

Päivämäärä Toiminnan yleiskuvaus

On tavallista lisätä päivämäärä laskentataulukkoon - usein ilmoittaa, kun arkki päivitettiin viimein.

Excelilla on useita päivämäärätoimintoja , joiden avulla päiväys voidaan syöttää laskentataulukkoon.

Toiminnot ovat Excelin sisäänrakennettuja kaavoja , joiden avulla on helppo suorittaa tavallisesti suoritettuja tehtäviä - kuten päivämäärän lisääminen laskentataulukkoon.

TODAY-toiminto on helppokäyttöinen, koska sillä ei ole argumentteja - mikä on tietoja, jotka on toimitettava toiminnolle, jotta se toimisi.

TODAY-toiminto on myös eräs Excelin epävakaista toiminnoista , mikä tarkoittaa sitä, että se päivittyy joka kerta uudelleen laskemalla - mikä on yleensä aina työarkin avaamista.

Päiväyksen lisääminen TODAY-toiminnolla

Alla olevat vaiheet lisäävät TODAY-funktio laskentataulukon soluun C2.

1. Napsauta solua C2 sen tekemiseksi aktiiviseksi soluksi
2. Napsauta nauhan kaavojen välilehteä
3. Avaa päivämäärätoimintojen luettelo valitsemalla nauhan Päivämäärä ja aika -vaihtoehto
4. Napsauta Tänään -toimintoa, kun haluat tuoda toiminnon valintaikkunan
5. Napsauta valintaikkunassa OK päästäksesi toimintoon ja palaa laskentataulukkoon
6. Nykyinen päivämäärä tulisi lisätä soluun C2

Nähdään ###### Päivämäärän sijaan symboleja

Jos rivillä hash-tunniste-symboleja näkyy solussa C2 sen sijaan, että päiväsi oli lisätty TODAY-toiminto tähän soluun, se johtuu siitä, että solu ei ole riittävän laaja, jotta se voi näyttää muotoillut tiedot.

Kuten aiemmin mainittiin, muotoilemattomat numerot tai tekstitiedot kulkevat tyhjentämään soluja oikealle, jos solu on liian laaja. Tiedot, jotka on muotoiltu tietyntyyppisiksi numeroiksi, kuten valuutta, päivämäärät tai aika, eivät kuitenkaan pääse seuraavalle solulle, jos ne ovat laajemmat kuin solu, jossa ne sijaitsevat. Sen sijaan he näyttävät ###### virheen.

Korjaa ongelma laajentaaksesi sarakkeen C tutorialin edellisessä vaiheessa kuvatulla tavalla.

Namattun alueen lisääminen

Nimetty alue luodaan, kun yhdelle tai useammalle solulle annetaan nimi, jotta alue tunnistettaisiin helpommin. Nimellisiä alueita voidaan käyttää soluverkon korvikkeena käytettäessä toimintoja, kaavoja ja kaavioita.

Helpoin tapa luoda nimettyjä alueita on käyttää nimikenttää, joka sijaitsee laskentataulukon vasemmassa yläkulmassa rivinumeroiden yläpuolella.

Tässä opetusohjelmassa solu C6: lle annetaan nimellisnopeus henkilötyöpalkkojen vähennyskoron määrittämiseksi. Nimettyä aluetta käytetään vähennyskaavassa , joka lisätään laskentataulukon soluihin C6-C9.

1. Valitse taulukon solu C6
2. Kirjoita nimikenttään "rate" (ei lainauksia) ja paina näppäimistön Enter-näppäintä
3. Cell C6: lla on nyt nimitys "rate"

Tätä nimeä käytetään helpottamaan vähennyskaavoiden luomista opetusohjelman seuraavassa vaiheessa.

04/08

Työntekijöiden vähennys-kaavan syöttäminen

Excel-kaavojen yleiskatsaus

Excel-kaavojen avulla voit tehdä laskuja laskentataulukkoon syötettyihin numeroihin.

Excel- kaavoja voidaan käyttää perusmäärittelyyn, kuten lisäämiseen tai vähentämiseen, sekä monimutkaisempia laskelmia, kuten opiskelijan keskiarvon löytäminen testituloksille ja laskettaessa kiinnitysmaksuja.

• Excel-lomakkeet alkavat aina yhtäläisellä merkillä ( = )
• Tasoitusmerkki kirjoitetaan aina soluun, jossa haluat vastauksen näkyvän
• Kaava on valmis painamalla näppäimistön Enter-näppäintä

Solujen viittausten käyttäminen kaavoissa

Yleinen tapa luoda kaavoja Excelissä on syöttää kaavan tiedot työarkin soluihin ja sitten käyttää soluviitteitä datan kaavassa tietojen sijaan itse.

Tämän lähestymistavan tärkein etu on se, että jos myöhemmin muuttuu tietoja , on yksinkertainen asia korvata tiedot soluissa sen sijaan, että kaava olisi kirjoitettava uudelleen.

Kaavion tulokset päivittyvät automaattisesti, kun tiedot muuttuvat.

Nimettyjen alueiden käyttäminen kaavoissa

Vaihtoehtona soluviitteille on käyttää nimettyjä alueita - kuten edellisessä vaiheessa luotu nimetty aikaväli.

Kaavassa nimetty alue toimii samalla tavoin kuin soluviite, mutta sitä käytetään yleensä arvoihin, joita käytetään useaan kertaan eri kaavoissa - kuten eläkkeiden tai terveydenhuollon etuuksien vähennyskorva, verokanta tai tieteellinen vakio - kun taas soluviitteet ovat käytännöllisimpiä kaavoissa, jotka viittaavat tiettyihin tietoihin vain kerran.

Alla olevissa vaiheissa käytetään sekä soluviitteitä että nimettyä aluetta kaavojen luomisessa.

Työntekijöiden vähennys-kaavan syöttäminen

Solussa C6 syntynyt ensimmäinen kaava kertoo työntekijän B. Smithin bruttopalkan solun C3 vähennysnopeudella.

Lopullinen kaava solussa C6 on:

= B6 * nopeus

Käytä osoittamalla syöttää kaava

Vaikka edellä mainittu kaava on mahdollista kirjoittaa vain soluun C6 ja sillä on oikea vastaus, on parasta käyttää osoitetta soluviitteiden lisäämiseen kaavoihin virheen mahdollisuuden minimoimiseksi kirjoittamalla väärässä soluversiona.

Osoittaminen edellyttää napsauttamalla solua, joka sisältää tiedot hiiren osoittimella soluviitteen tai nimettyjen alueiden lisäämiseksi kaavaan.

1. Napsauta solua C6, jotta se toimii aktiivisena soluna
2. Kirjoita yhtäläisyysmerkki ( = ) soluun C6 aloittaaksesi kaavan
3. Napsauta solua B6 hiiren osoittimella lisätäksesi solun viittaus kaavaan tasa-arvon jälkeen
4. Kirjoita solusignaali ( * ) solussa C6 soluviitteen jälkeen
5. Napsauta solua C3 hiiren osoittimella lisätäksesi nimetty aluearvo kaavaan
6. Lopeta kaava painamalla näppäimistön Enter-näppäintä
7. Vastaus 2747.34 tulisi olla läsnä solussa C6
8. Vaikka vastaus kaavaan näkyy solussa C6, napsauttamalla kyseistä solua näkyy kaava = B6 * nopeus taulukon yläpuolella taulukon yläpuolella

05/08

Syöttäminen nettopalkka kaava

Syöttäminen nettopalkka kaava

Tämä kaava luodaan solussa D6 ja laskee työntekijän nettopalkan vähentämällä ensimmäisessä kaavassa lasketun vähennyksen summasta bruttopalkasta .

Lopullinen kaava solussa D6 on:

= B6 - C6

1. Napsauta solua D6, jotta se aktivoi solun
2. Kirjoita yhtäläisyysmerkki ( = ) soluun D6
3. Napsauta solua B6 hiiren osoittimella lisätäksesi solun viittaus kaavaan tasa-arvon jälkeen
4. Kirjoita miinusmerkki ( - ) soluun D6 soluviitteen jälkeen
5. Napsauta solua C6 hiiren osoittimella kyseisen solun viittaukseen kaavaan
6. Lopeta kaava painamalla näppäimistön Enter-näppäintä
7. Vastaus 43,041,66 tulisi olla läsnä solussa D6
8. Nähdäksesi kaavan solussa D6, klikkaa kyseistä solua näyttääksesi kaavan = B6 - C6 kaavapalkissa

Suhteelliset soluviitteet ja kopiointimuodot

Tähän mennessä vähennys- ja nettopalkkauskaavat on lisätty vain yhteen soluun, joka on taulukossa C6 ja D6.

Tämän seurauksena laskentataulukko on tällä hetkellä täydellinen vain yhdelle työntekijälle - B. Smith.

Sen sijaan, että menisi läpi aikaa vievää tehtävää, joka tuottaa jokaisen kaavan muille työntekijöille, Excel sallii tietyissä tilanteissa kaavojen kopioinnin muihin soluihin.

Näissä olosuhteissa useimmiten käytetään tietyntyyppistä soluviitettä, joka tunnetaan suhteellisen soluversiona , kaavoissa.

Aiempien vaiheiden kaavoille syötetyt soluvälitteiset referenssit ovat olleet suhteellisia soluviitteitä, ja ne ovat oletusarvoinen solunviittaus Excelissä kopiointikaavojen tekemiseksi mahdollisimman yksinkertaisiksi.

Seuraava vaihe opetusohjelmassa käyttää täyttökahvaa kopioimaan kahta kaavaa alla oleviin riveihin täyttääkseen kaikkien työntekijöiden tiedot taulukon.

06/08

Kaavojen kopiointi täyttökahvalla

Täytä kahvan yleiskatsaus

Täytyskahva on pieni musta piste tai neliö aktiivisen solun oikeassa alakulmassa.

Täyttökahvalla on useita käyttötarkoituksia, mukaan lukien solun sisällön kopiointi vierekkäisiin soluihin . täyttämällä soluja numerolla tai tekstinimikkeellä ja kopioimalla kaavoja.

Tässä oppitunnin vaiheessa täyttökahvaa käytetään kopioimaan sekä vähennys- että nettopalkkauskaavat soluista C6 ja D6 alas soluihin C9 ja D9.

Kaavojen kopiointi täyttökahvalla

1. Korosta solut B6 ja C6 laskentataulukossa
2. Aseta hiiren osoitin mustan neliön päälle solun D6 oikeassa alakulmassa - osoitin muuttuu plusmerkiksi "+"
3. Napsauta ja pidä hiiren vasenta painiketta alhaalla ja vedä täyttökahva alas C9-soluun
4. Vapauta hiiren painike - solujen C7-C9 pitäisi sisältää erotuskaavan tulokset ja solut D7-D9 Net-palkka- kaava

07/08

Sovelletaan numeroiden muotoilua Excelissä

Excel-numeron muotoilu Yleiskatsaus

Numeron muotoilu tarkoittaa valuutan symboleiden, desimaalimerkkien, prosenttimerkkien ja muiden symbolien lisäämistä, jotka auttavat tunnistamaan solussa olevat tiedot ja helpottamaan niiden lukemista.

Peräsymbolin lisääminen

1. Valitse solu C3 korostaaksesi sen
2. Napsauta nauhan Home- välilehteä
3. Napsauta Yleistä- vaihtoehtoa avataksesi alasvetovalikosta Numeroformaatti
4. Napsauta valikossa prosenttiosuutta muuttamalla solun C3 arvoa 0,06: sta 6 prosenttiin.

Valuuttamerkinnän lisääminen

1. Korosta ne solut D6-D9
2. Napsauta Yleiset- valikossa nauhan Home- välilehteä avataksesi alasvetovalikon Numeromallin
3. Napsauta Valuutta valikossa, jos haluat muuttaa solujen D6 - D9 arvojen muotoilua kahteen desimaaliin

08/08

Sovelletaan solun muotoilu Excelissä

Solumuotoilun yleiskuvaus

Solumuotoilulla tarkoitetaan muotoilutoimintoja - kuten esimerkiksi lihavoidun muotoilun käyttäminen tekstiin tai numeroihin, datan kohdistuksen muuttaminen, raja-alueiden lisääminen soluihin tai yhdistämis- ja keskustoiminnon käyttäminen solun tietojen ulkoasun muuttamiseksi.

Tässä opetusohjelmassa edellä mainittuja solumuotoja sovelletaan tiettyihin soluihin laskentataulukossa niin, että ne sopivat opetusohjelman sivulle 1 esitetyn valmiin laskentataulukon kanssa.

Tyylikäs muotoilu

1. Valitse solu A1 korostaaksesi sen.
2. Napsauta nauhan Home- välilehteä.
3. Napsauta yllä olevassa kuvassa näkyvää lihavoittavaa muotoilutoimintoa lihavoidaksesi tiedot solussa A1.
4. Toista yllä oleva vaihejärjestys lihavoidaksesi tiedot soluissa A5-D5.

Tietojen mukauttamisen muuttaminen

Tämä vaihe muuttaa useiden solujen oletus vasemmalle kohdistusta kohdistuksen keskelle

1. Valitse solu C3 korostaaksesi sen.
2. Napsauta nauhan Home- välilehteä.
3. Napsauta keskitetyn kohdistusvaihtoehdon, kuten yllä olevassa kuvassa on mainittu, keskittää tiedot soluun C3.
4. Toista edellä mainittu vaihe vaiheiden keskittämiseksi datan kohdistamiseksi soluihin A5 - D5.

Yhdistä ja keskussolut

Yhdistäminen ja keskitysvaihtoehto yhdistää valitun joukon yhteen soluun ja keskittää datan merkinnän vasempaan soluun uudessa sulautetussa solussa. Tämä vaihe yhdistää ja keskittää laskentataulukon otsikon - Työntekijöiden vähennyslaskelmat ,

1. Korosta ne valitsemalla solut A1 - D1.
2. Napsauta nauhan Home- välilehteä.
3. Napsauta edellä olevan kuvan mukaista yhdistämistä ja keskittymistä yhdistämällä solut A1 ja D1 ja keskitä otsikko näiden solujen keskelle.

Alarivien lisääminen soluihin

Tämä vaihe lisää solurakenteiden alarajat, jotka sisältävät tietoja rivissä 1, 5 ja 9

1. Valitse sulautettu solu A1-D1 korostaaksesi sen.
2. Napsauta nauhan Home- välilehteä.
3. Napsauta yläreunassa kuvatun raja-asetuksen vieressä olevaa alas-nuolta avataksesi rajojen avattavasta valikosta.
4. Lisää raja sulautetun solun alaosaan valitsemalla valikon Lower Bottom -asetus.
5. Toista edellä mainitut vaiheet lisätäksesi alarivin soluihin A5-D5 ja soluihin A9-D9.