Excelin tietojen validointivaihtoehtoihin kuuluu pudotusluettelon luominen, joka rajoittaa tiettyyn soluun syötettävien tietojen ennalta asetettuun merkintäluetteloon.
Kun soluun lisätään avattava luettelo, vieressä näkyy nuoli. Napsauttamalla nuoli avaa luettelon ja voit valita jonkin luettelon kohteista soluun siirtymiseen.
Luetteloon käytetyt tiedot voidaan sijoittaa:
- samassa laskentataulukossa kuin luettelossa
- saman työkirjan eri laskentataulukossa
- toisessa työkirjassa
Oppitunti: Tietojen tallentaminen eri työkirjassa
Tässä opetusohjelmassa luodaan avattava luettelo käyttämällä eri työtilaan sijoitettuja merkintöjä.
Erilaisen työkirjan sisältämien merkintöjen käyttämisen edut sisältävät keskitetyn luettelotietojen, jos useat käyttäjät käyttävät sitä ja suojelevat tietoja tahattomalta tai tahalliselta muutokselta.
Huomaa: Kun luettelotiedot tallennetaan erilliseen työkirjaan, molemmat työkirjojen on oltava avoinna, jotta luettelo toimisi.
Seuraavien tutorialaiheiden vaiheiden mukaisesti kävelee läpi luomalla, käyttämällä ja muokkaamalla pudotusvalikkoa, joka on samanlainen kuin yllä olevassa kuvassa näkyvä.
Nämä opetusohjeet eivät kuitenkaan sisällä laskentataulukoiden muotoilutoimintoja.
Tämä ei häiritse opetusohjelman suorittamista. Työtaso näyttää erilaiselta kuin esimerkki sivulla 1, mutta pudotusluettelosta saat samoja tuloksia.
Opetusaiheita
- Tiedostojen avaaminen ja oppituntien tallentaminen
- Kaksi nimettyä aluealuetta
- Tietojen validointi -valintaikkunan avaaminen
- Tietolähteen syöttäminen ja pudotusluettelon viimeistely
- Listatyyppien muuttaminen
- Pudotusluettelon suojausasetukset
01/06
Ohjaustietojen syöttäminen
Avaaminen kahdesta Excel-työkirjasta
Kuten edellä mainittiin, tässä opetusohjelmassa pudotusluettelon tiedot löytyvät eri työkirjasta avattavasta luettelosta.
Tässä oppaassa noudata näitä ohjeita:
- Avaa kaksi tyhjää Excel-työkirjaa
- Tallenna yksi työkirja nimeltä name data-source.xlsx - tämä työkirja sisältää tiedot avattavasta luettelosta
- Tallenna toinen työkirja nimellä pudotusvalikosta.xlsx - tämä työkirja sisältää pudotusluettelon
- Jätä molemmat työkirjat avoinna tallennuksen jälkeen.
Ohjaustietojen syöttäminen
- Syötä alla olevat tiedot tietolähteen.xlsx työkirjan soluihin A1 - A4, kuten yllä olevassa kuvassa.
- A1 - Piparkakku A2 - Sitruuna A3 - Kaurapuuroväri A4 - Suklaapatukka
- Tallenna työkirja ja se jätetään avoimeksi
- Syötä alla olevat tiedot pudotuslistan.xlsx työkirjan soluihin B1.
- B1 - Evästeen tyyppi:
- Tallenna työkirja ja se jätetään avoimeksi
- Pudotusluettelo lisätään tämän työkirjan soluun C1
02/06
Kaksi nimettyä aluealuetta
Kaksi nimettyä aluealuetta
Nimetty alue voi viitata tietyn solualueen Excel-työkirjaan.
Nimellisillä alueilla on monia käyttötarkoituksia Excelissä, mukaan lukien niiden käyttäminen kaavoissa ja luomalla kaavioita.
Kaikissa tapauksissa käytetään nimetyn alueen sijasta soluviitteitä, jotka osoittavat datan sijainnin laskentataulukossa.
Käytettäessä eri työkirjassa olevaa avattavaa luetteloa on käytettävä kahta nimettyä aluealuetta.
- Yksi on luotu työkirjan luettelokohteisiin, joissa tieto sijaitsee
- Toinen luodaan työkirjaan, jossa pudotusvalikko sijaitsee. Tämä toinen nimetty alue liittyy ensimmäiseen työkirjaan määritetystä alueesta
Opetusvaiheet
Ensimmäinen nimetty alue
- Korosta tietolähteen.xlsx työkirjan solujen A1 - A4 valitseminen
- Napsauta sarakkeen A yläpuolella olevaa Nimi-ruutua
- Kirjoita "Evästeet" (ei lainauksia) Nimi-ruutuun
- Paina näppäimistön ENTER- näppäintä
- Data-source.xlsx -työkirjan solut A1-A4 ovat nyt Evästeiden alueen nimi
- Tallenna työkirja
Toinen nimetty alue
Tämä toinen nimetty alue ei käytä soluviitteitä pudotusvalikosta.xlsx- työkirjasta.
Sen sijaan se, kuten mainittu, liittää tietolähde.xlsx- työkirjan Evästeet- alueen nimiin.
Tämä on välttämätöntä, koska Excel ei hyväksy soluviitteitä eri työkirjasta nimetylle alueelle. Se on kuitenkin toinen alueen nimi.
Toisen nimetyn alueen luomista ei näin ollen tehdä nimikenttään, vaan käyttämällä Name Manager -vaihtoehtoa, joka sijaitsee nauhan Formula- välilehdellä.
- Napsauta solua C1 avattavassa luettelossa.xlsx- työkirjassa
- Avaa Name Manager -valintaikkuna napsauttamalla Lomakkeet> Name Manager -valintaruutua
- Avaa Uusi nimi -valintaikkuna napsauttamalla Uusi- painiketta
- Nimi-rivissä: Data
- Viittaukset rivityyppeihin : = 'data-source.xlsx'! Evästeet
- Suorita nimetty alue ja palaa Name Manager -valintaikkunaan valitsemalla OK
- Sulje Nimi Manager -valintaikkuna valitsemalla Sulje
- Tallenna työkirja
03/06
Tietojen validointi -valintaikkunan avaaminen
Tietojen validointi -valintaikkunan avaaminen
Kaikki Excelin tietojen validointivaihtoehdot, mukaan lukien pudotuslistat, asetetaan datan validointi -valintaikkunan avulla.
Pudotuslistojen lisäämistä laskentataulukkoon voidaan Excelin tietojen validointiin myös käyttää tietyntyyppisten tiettyjen solujen syöttämiseen tai rajoittamiseen laskentataulukossa.
Opetusvaiheet
- Napsauta pudotuslistan.xlsx työkirjan solua C1 aktivoidun solun tekemiseksi - pudotusluettelon sijainti on tässä
- Napsauta laskentataulukon yläpuolella olevaa nauha-valikon Data- välilehteä
- Avaa pudotusvalikko napsauttamalla nauhan Data Validation -kuvaketta
- Avaa Tietojen validointi -valintaikkuna valitsemalla valikon Tietojen validointi -vaihtoehto
- Jätä valintaikkuna auki opetusohjelman seuraavalle vaiheelle
04/06
Tietojen validoinnin luettelo
Tietojen validoinnin luettelo
Kuten mainittiin, eräitä vaihtoehtoja tietojen vahvistamiseen Excelissä pudotusluettelon lisäksi.
Tässä vaiheessa valitsemme luettelon vaihtoehtona datan validoinnin tyypille, jota käytetään laskentataulukon solussa D1.
Opetusvaiheet
- Napsauta valintaikkunan Asetukset- välilehteä
- Avaa alasvetovalikko napsauttamalla Alas-rivin alareunaa
- Napsauta List, jos haluat valita pudotusluettelon datan validointiin solussa C1 ja aktivoida valintaikkunan lähdekoodin
Tietolähteen syöttäminen ja pudotusluettelon viimeistely
Koska pudotusluettelon tietolähde sijaitsee eri työkirjassa, aiemmin luotu toinen nimetty alue syötetään valintaikkunan Lähde- riviin.
Opetusvaiheet
- Napsauta Lähde- rivi
- Kirjoita Lähde-riville tyyppi "= Data" (ei lainausmerkkejä)
- Suorita pudotusvalikko ja sulje Tietojen validointi -valintaikkuna valitsemalla OK
- Pieni alasnuolikuvake, joka sijaitsee solun C1 oikealla puolella
- Napsauta alas-nuolta avattavaa avattavaa luetteloa, jossa on neljä tietokokeesta, jotka on syötetty data-source.xlsx- työkirjan soluihin A1 - A4.
- Jos napsautat jotakin nimeä, kirjoita tämä nimi soluun C1
05/06
Pudotusluettelon muuttaminen
Listatyyppien muuttaminen
Jos haluat pitää pudotusluettelon ajan tasalla tietojen muuttuessa, voi olla tarpeen muuttaa säännöllisesti valintaluetteloita.
Koska me käytimme nimettyä aluealuetta listan kohteiden lähteenä pikemminkin kuin varsinaisten listanimien sijaan, muuttamalla eheytimen nimet määritetylle alueelle, joka sijaitsee tietolähteen.xlsx työkirjan soluissa A1 - A4, muuttaa pudotusvalikon nimet välittömästi lista.
Jos tiedot syötetään suoraan valintaikkunaan, muutokset luetteloon merkitsevät menemistä takaisin valintaikkunaan ja muokkaamaan lähdekoodia.
Tässä vaiheessa voimme muuttaa Lemon to Shortbread pudotusvalikosta muuttamalla datan datalle solun A2 dataa data-source.xlsx- työkirjassa.
Opetusvaiheet
- Napsauta solun A2 data-source.xlsx -työkirjaan (Lemon), jotta se olisi aktiivinen solu
- Kirjoita lyhytsalaisuus soluun A2 ja paina Enter-näppäintä näppäimistöllä
- Napsauta alasvetovalikkoa pudotusvalikosta .xlsx -työkirjan C1 solussa C1 avataksesi luettelon.
- Luettelossa olevan 2 kohdan pitäisi nyt lukea pikkuleipää sitruunan sijasta
06/06
Pudotusluettelon suojausasetukset
Pudotusluettelon suojausasetukset
Koska tiedot ovat eri laskentataulukossa pudotuslistan vaihtoehdoista, jotka ovat käytettävissä luettelotietojen suojaamiseksi, sisältyvät:
- Suojaa laskentataulukko, joka sisältää solujen A1 lukituksen lukituksen A4 sivulle 2
- Salasanan pyytäminen työkirjan muokkaamiseksi
- Työkirja on avoinna vain luettavissa