Tietojen validoinnin käyttäminen tietojen virheellisen syöttämisen estämiseksi Excelissä

01/01

Estä virheellinen tietojen syöttö

Estä virheellinen tietojen syöttö Excelissä. © Ted French

Tietojen validoinnin käyttäminen tietojen virheellisen syöttämisen estämiseksi

Excelin tietojen validointivaihtoehtoja voidaan käyttää määrittämään tietylle solulle syötetyn datan tyyppiä ja arvoa laskentataulukossa .

Eri valvonta-tasot, joita voidaan soveltaa:

Tämä opetusohjelma kattaa toisen vaihtoehdon, jonka avulla voidaan rajoittaa tietotyyppiä ja tietojoukkoa, joka voidaan syöttää Excel-laskentataulukon soluun.

Virhehälytysviestin käyttö

Sen lisäksi, että asetetaan rajoituksia tietoihin, jotka voidaan syöttää soluun, voidaan näyttää häiriöhälytysviesti, jossa selitetään rajoitukset, kun virheellisiä tietoja syötetään.

Näyttöön voi tulla kolmen tyyppisiä virheilmoituksia, ja valittu tyyppi vaikuttaa siihen, miten tiukasti rajoitukset pannaan täytäntöön:

Virheilmoituksen poikkeukset

Virheilmoitukset näkyvät vain, kun tiedot on kirjoitettu soluun. Ne eivät näy, jos:

Esimerkki: virheellinen tietojen syöttäminen

Kuten yllä olevassa kuvassa näkyy, tämä esimerkki:

  1. asetetaan datavalidointivaihtoehdot, jotka sallivat vain kokonaislukuja, joiden arvo on alle 5, soluun D1;
  2. jos soluun syötetään virheellisiä tietoja, näyttöön tulee Stop error -hälytys.

Tietojen validointi -valintaikkunan avaaminen

Kaikki Excel-tietojen validointivaihtoehdot asetetaan datan validointi -valintaikkunan avulla .

  1. Napsauta solua D1 - sijainti, jossa käytetään tietojen validointia
  2. Napsauta Data- välilehteä
  3. Avaa pudotusvalikosta Data Validation ( Valvonta)
  4. Avaa Tietojen validointi -valintaikkuna napsauttamalla Tietojen validointi -luetteloa

Asetukset-välilehti

Nämä vaiheet rajoittavat datan tyyppiä, joka voidaan syöttää soluun D1 kokonaislukuihin, joiden arvo on alle viisi.

  1. Napsauta valintaikkunan Asetukset- välilehteä
  2. Valitse Salli: -vaihtoehdosta Koko luettelosta
  3. Valitse Data: -valikosta vähemmän kuin luettelosta
  4. Maksimi: rivin tyypissä numero 5

Virheilmoitus-välilehti

Nämä vaiheet määrittävät näytettävän virheilmoituksen tyypin ja sen sisältämän viestin.

  1. Napsauta valintaikkunan Virheilmoitus- välilehteä
  2. Varmista, että "Näytä virheilmoitus, kun virheellinen tieto on syötetty" -ruutu on tarkistettu
  3. Valitse tyyli: valitse Pysäytä luettelosta
  4. Otsakkeessa: rivin tyyppi: virheellinen datan arvo
  5. Virheilmoituksessa: rivin tyyppi: Vain numeroita, joiden arvo on alle 5, sallitaan tässä solussa
  6. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK ja palaa laskentataulukkoon

Tietojen validointiasetusten testaaminen

  1. Napsauta solua D1
  2. Kirjoita numero 9 soluun D1
  3. Paina näppäimistön Enter-näppäintä
  4. Pysäytysvirheilmoituksen ilmoitusruutu tulee näkyviin näytölle, koska tämä luku on suurempi kuin valintaikkunan enimmäisarvo
  5. Napsauta virheilmoituksen viesti -ruudussa olevaa Yritä- painiketta
  6. Kirjoita numero 2 soluun D1
  7. Paina näppäimistön Enter-näppäintä
  8. Tiedot olisi hyväksyttävä solussa, koska se on pienempi kuin valintaikkunan enimmäisarvo