Mikä on Excel-makro ja milloin sitä käytetään?
Excel-makro on joukko VBA-koodilla tallennettuja ohjelmointiohjeita, joita voidaan käyttää poistamaan tarve toistaa usein suoritettavien tehtävien vaiheet uudestaan ja uudestaan.
Nämä toistuvat tehtävät saattavat sisältää monimutkaisia laskutoimituksia, jotka edellyttävät kaavojen käyttämistä tai ne voivat olla yksinkertaisia muotoilutehtäviä, kuten lisäämällä numerotiedostoja uusiin tietoihin tai soveltamalla solu- ja laskentataulukon muotoja, kuten rajoja ja varjostusta.
Muita toistuvia tehtäviä, joihin voidaan tallentaa makrot:
- rivien ja sarakkeiden lisääminen tai poistaminen
- suojata tai poistaa suojaustyökaluja
- valitaan solualue
- nykyisen päivämäärän lisääminen laskentataulukkoon
Makron käynnistäminen
Makroja voi käynnistää näppäimistön pikakuvakkeella, työkalurivin kuvakkeella tai painikkeella tai kuvakkeella, joka lisätään laskentataulukkoon.
Makrot vs. Mallit
Makrojen käyttäminen voi olla erinomainen ajan säästö toistuville tehtäville, jos rutiininomaisesti lisätään tiettyjä muotoilutoimintoja tai sisältöä - kuten otsakkeita tai yrityksen logoa uusiin laskentataulukoihin - saattaa olla parempi luoda ja tallentaa mallitiedosto, joka sisältää kaikki tällaiset kohteet eikä luoda niitä uudestaan aina, kun aloitat uuden laskentataulukon.
Makrot ja VBA
Kuten mainittiin, Excelissä makrot kirjataan Visual Basic for Applications (VBA) -ohjelmistoon. Makrojen kirjoittaminen VBA: n avulla tapahtuu VBA-editori-ikkunassa, joka voidaan avata napsauttamalla Visual Basic -kuvaketta nauhan Kehittäjät- välilehdellä (katso lisäohjeita Kehittäjät- välilehden lisäämiseen tarvittaessa nauhalle).
Excel-makro-tallennin
Niille, jotka eivät voi kirjoittaa VBA-koodia, on sisäänrakennettu makron tallennin, jonka avulla voit tallentaa useita vaiheita näppäimistöllä ja hiirellä, jonka Excel sitten muuntaa VBA-koodiksi.
Kuten edellä mainittu VBA-editori, Macro Recorder sijaitsee Ribbon Kehittäjät- välilehdellä.
Kehittäjä-välilehden lisääminen
Oletuksena Excelissä Developer- välilehti ei ole nauhalla. Voit lisätä sen:
- Avaa pudotusvalikkoluettelo valitsemalla Tiedosto- välilehti
- Valitse avattavasta luettelosta Asetukset, jos haluat avata Excel-asetukset -valintaikkunan
- Napsauta valintaikkunan vasemmassa paneelissa kohtaa Räätälöi Ribbon -toiminto, jolloin avaat Räätälöi Ribbon -ikkunan
- Napsauta oikeanpuoleisessa ikkunassa olevaa Main-välilehdet -ikkunassa Kehittäjän vieressä olevaa valintaruutua lisätäksesi tämän välilehden nauhalle.
- Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK ja palaa laskentataulukkoon.
Kehittäjän pitäisi nyt olla läsnä - yleensä nauhan oikealla puolella
Makro-tallentimen käyttäminen
Kuten mainittiin, Macro Recorder yksinkertaistaa makrojen luomista - jopa silloin tällöin niille, jotka voivat kirjoittaa VBA-koodia, mutta on olemassa muutamia seikkoja, jotka on otettava huomioon ennen kuin alat käyttää tätä työkalua.
1. Suunnittele makro
Makrojen tallentaminen Macro Recorder -ohjelmaan liittyy vähän oppimiskäyrää. Prosessin helpottamiseksi suunnitelkaa aika ajoin - jopa siitä, millainen makro on tarkoitus tehdä ja mitä toimia tarvitaan tehtävän suorittamiseen.
2. Pidä pienet ja erityiset makrot
Mitä suurempi makro on sen tehtävien määrän suhteen, mitä monimutkaisempi se tekee, se todennäköisesti aikoo suunnitella ja tallentaa sen onnistuneesti.
Suuremmat makrot toimivat myös hitaammin - varsinkin niissä, joissa on paljon laskelmia suurissa laskentataulukoissa - ja niitä on vaikeampi korjata ja korjata, jos ne eivät toimi oikein ensimmäistä kertaa.
Jättäen makroja pieniä ja tarkoituksenmukaisia, on helpompi tarkistaa tulosten tarkkuus ja nähdä, missä ne menivät väärin, jos asiat eivät mene suunnitelmien mukaan.
3. Nimeä makrot sopivasti
Makron nimiä Excelissä on useita nimeämisrajoituksia, joita on noudatettava. Ensinnäkin makron nimen on alettava aakkosten kirjaimella. Seuraavat merkit voivat olla numeroita, mutta makrojen nimet eivät voi sisältää välilyöntejä, symboleja tai välimerkkejä.
Makronimi ei myöskään sisällä jotain VBA: n osaan kuuluvia varattuja sanoja osana ohjelmointikieltä, kuten If , Go , New tai Select .
Vaikka makrojen nimet voivat olla jopa 255 merkkiä pitkä, on harvoin tarpeen tai suositeltavaa käyttää niitä monissa nimissä.
Yksi, jos sinulla on paljon makroja ja aiot käyttää niitä makro-valintaikkunasta, pitkät nimet aiheuttavat vain ruuhkautumista, jolloin on vaikeampaa valita makro, jota olet.
Parempi lähestymistapa olisi pitää nimet lyhyt ja käyttää kuvauksen alueella antaa yksityiskohtaisia tietoja siitä, mitä kukin makro tekee.
Underscore ja sisäinen pääomansiirto nimissä
Koska makrojen nimet eivät voi sisältää välilyöntejä, yksi merkki, joka on sallittua ja joka helpottaa lukemien makrojen nimeä, on alaviiva, jota voidaan käyttää välissä olevien sanojen välille, kuten Change_cell_color tai Addition_formula.
Toinen vaihtoehto on käyttää sisäistä pääomaa (toisinaan Camel Case ), joka aloittaa jokaisen uuden sanan nimen suurella kirjaimella - kuten ChangeCellColor ja AdditionFormula.
Lyhyt makron nimet on helpompi valita makro-valintaikkunassa, varsinkin jos laskentataulukossa on useita makroja ja tallennat paljon makroja, joten voit helposti tunnistaa ne. Järjestelmä tarjoaa myös kenttä Kuvaus, mutta ei kaikki käytä sitä.
4. Käytä suhteellisia vs. absoluuttisia viitetietoja
Soluvälit , kuten B17 tai AA345, tunnistavat kunkin solun sijainnin laskentataulukossa.
Macro Recorderissa oletusarvoisesti kaikki soluviitteet ovat absoluuttisia, mikä tarkoittaa, että tarkat solun sijainnit tallennetaan makroon. Vaihtoehtoisesti makrot voidaan asettaa käyttämään suhteellisia soluviitteitä, jotka merkitsevät sitä, että liikkeet (kuinka monta saraketta vasemmalle tai oikealle liikutat solukohdistinta) tallennetaan ennemminkin kuin tarkkoja sijainteja.
Kumpi käytät riippuu siitä, mitä makro on asetettu saavuttamaan. Jos haluat toistaa samoja vaiheita - kuten muotoilun sarakkeita - yhä uudelleen, mutta aina kun alustat eri sarakkeita laskentataulukossa, käytetään suhteellisia viittauksia.
Jos toisaalta haluat muotoilla saman solualueen, kuten A1: n M23: een, mutta eri laskentataulukoissa, niin absoluuttisia soluviitteitä voitaisiin käyttää niin, että aina makron suorittamisen jälkeen sen ensimmäinen askel on siirtää solukohdistimen soluun A1.
Soluviittausten muuttaminen suhteellisesta absoluuttiseen arvoon on helppo tehdä klikkaamalla Käytä suhteellisia viitteitä -kuvaketta nauhan Kehittäjät-välilehdellä.
5. Käyttämällä näppäimistön näppäimiä hiirellä
Ottamalla makrotietueiden näppäimistön painallukset siirrettäessä solukohdistinta tai valitsemalla solualueet on yleensä parempi, että hiiren liikkeitä on tallennettu osana makroa.
Voit siirtää solukohdistinta datayksikön reunuksiin (ne solut, jotka sisältävät tietoja nykyisestä laskentataulukosta) pikavalintanäppäinten avulla - kuten Ctrl + Lopeta tai Ctrl + Vaihto + oikeaa nuolinäppäintä nuolen tai välilehden toistamiseen näppäinten siirtämiseen käytettävät näppäimet helpottavat näppäimistön käyttämistä.
Myös silloin, kun kyseessä on komennon soveltaminen tai värinauhan vaihtoehtojen käyttäminen näppäimistön pikavalintanäppäimillä, on parempi käyttää hiirtä.