01/08
Yhdistämisen asiakirjan aloittaminen
Napsauta Mailing-nauhan Start Mail Merge -toimintoa ja valitse luodun asiakirjan tyyppi.
Voit esimerkiksi valita kirjaimia, kirjekuoria tai tarroja. Tai valitse vaiheittainen yhdistämistoiminto, jos haluat lisätietoja dokumentin luomisesta.
02/08
Saajien valitseminen yhdistämisen kirjeiksi
Voit lisätä vastaanottajia postitusosoitteeseen valitsemalla Postings-nauha valitsemalla Valitse vastaanottajat .
Voit halutessasi luoda uuden vastaanottajan tietokannan. Voit myös käyttää olemassa olevaa luetteloa tai Outlook-yhteystietoja.
03/08
Vastaanottajien lisääminen viestin yhdistämis -tietokantaan
Aloita Osoitekirja-ruutuun uusi nimi.
Voit siirtyä kenttien välillä välilehden avulla. Jokainen sarja kenttiä kutsutaan merkinnöksi. Jos haluat lisätä vastaanottajia, napsauta Uusi merkintä -painiketta. Jos haluat poistaa merkinnän, valitse se ja napsauta Poista merkintä. Vahvista poisto napsauttamalla Kyllä.
04/08
Mail Merge -kenttien lisääminen ja poistaminen
Voit halutessasi poistaa tai lisätä kenttien tyyppejä yhdistämisasiakirjallesi.
Voit tehdä sen helposti. Napsauta Mukauta sarakkeet-painiketta. Mukauta sarakkeet -valintaikkuna avautuu. Napsauta sitten Lisää, Poista tai Nimeä uudelleen, jos haluat muuttaa kenttätyyppejä. Voit myös vaihtaa kenttien järjestyksen käyttämällä Siirrä ylös ja Siirrä alas -painikkeita. Kun olet valmis, valitse OK.
Kun olet lisännyt kaikki vastaanottajat, valitse Uusi osoitekirja -valintaikkunan OK. Nimeä tietolähde ja napsauta Tallenna.
05/08
Yhdistämiskentän lisääminen asiakirjaan
Jos haluat lisätä kentän asiakirjaan, napsauta Insert Merge Field -merkkiä Mailings-nauhalla. Valitse kenttä, jonka haluat lisätä. Kentän nimi näkyy, kun kohdistin on sijoitettu asiakirjaan.
Voit muokata ja muotoilla kentän ympärillä olevaa tekstiä. Kenttään käytetyt muodot siirretään valmiiseen asiakirjaasi. Voit jatkaa kenttien lisäämistä dokumenttiin.
06/08
Yhdistämiskirjeiden esikatselu
Ennen kuin kirjoitat kirjaimia, sinun on esikatseltava niitä tarkistaaksesi virheet. Erityisesti kiinnitä huomiota kenttien ympärillä olevaan väli- ja välimerkkiin. Haluat myös varmistaa, että olet lisännyt oikeat kentät oikeisiin paikkoihin.
Voit esikatsella kirjaimia valitsemalla Mailings-nauhan esikatselun tulokset . Käytä nuolia siirtyäksesi kirjainten läpi.
07/08
Virheiden korjaaminen Mail Merge -kentillä
Saatat huomata jonkin asiakirjan tiedoissa olevan virheen. Et voi muuttaa näitä tietoja sulautumisasiakirjassa. Sen sijaan sinun on korjattava se tietolähteessä.
Voit tehdä tämän napsauttamalla Muokkaa vastaanottajaluetteloa Postings-nauhalla. Avautuvaan ruutuun voit muuttaa tietoja jollekin vastaanottajallesi. Voit myös rajoittaa vastaanottajia. Poista valintaruudut vastaanottajien nimet vieressä olevasta valikosta sulkematta ne yhdistämistoiminnosta. Kun olet valmis, valitse OK.
08/08
Yhdistämisen asiakirjojen viimeisteleminen
Kun olet tarkistanut asiakirjat, olet valmis viimeistelemään ne täyttämällä yhdistämisen. Napsauta Mailings-nauhan Finish & Merge -painiketta.
Voit halutessasi muokata yksittäisiä asiakirjoja, tulostaa asiakirjoja tai lähettää niitä sähköpostitse. Jos valitset asiakirjojen tulostamisen tai lähettämisen sähköpostitse, sinua pyydetään syöttämään alue. Voit halutessasi tulostaa kaikki, yhden tai joukon vierekkäisiä kirjaimia. Sana kulkee läpi kunkin prosessin.