Yhdistäminen on työkalu, joka yksinkertaistaa sellaisten asiakirjojen luomista, jotka ovat samankaltaisia mutta sisältävät ainutlaatuisia ja muuttuvia tietoelementtejä. Tämä tapahtuu yhdistämällä tietokanta, joka sisältää kyseiset tietoelementit asiakirjaan, joka sisältää yhdistämiskenttiä, jossa kyseiset ainutlaatuiset tiedot täytetään.
Mail-yhdistäminen säästää aikaa ja vaivaa automatisoimalla prosessi, jossa syötetään standardoituja tietoja, kuten nimiä ja osoitteita, asiakirjaan. Voit esimerkiksi liittää lomakekirjan Outlookin yhteystietoryhmään; tässä kirjeessä voi olla sulautumiskenttä jokaisen kontaktin osoitteen kohdalla ja yksi vastaavan henkilön nimi osana kirjeen tervehdys.
Yhdistämisen käyttö
Mail sulautuu monille ihmisille, herättää ajatuksia roskapostista. Vaikka markkinoijat kiistatta käyttävät postimyyntiä tuottaakseen suuria määriä postia nopeasti ja helposti, monet muut käyttötavat voivat yllättää sinut ja muuttaa tapaa, jolla luot joitain asiakirjoja.
Voit luoda postin yhdistämisen minkä tahansa tulostetun asiakirjan sekä sähköisesti jaettujen asiakirjojen ja faksien luomiseen. Dokumenttien yhdistämiseen luotavat asiakirjat ovat lähes rajoittamattomia. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:
- luettelot
- Vaihto-omaisuus
- laskut
- tarrat
- kirjekuoret
- Ja tietenkin kirjeitä
Kun käytät älykkäästi, postin yhdistäminen voi parantaa tuottavuuttasi suuresti. Se voi myös lisätä luomiesi asiakirjojen tehokkuutta. Esimerkiksi mukauttamalla kirjaimia vastaanottajien nimet tai muut elementit, jotka ovat kunkin vastaanottajan ominaisuuksia, esität kiiltävän henkilökohtaisen kuvan, joka asettaa vaiheen haluamallesi lopputulokselle.
Yhdistämisen anatomia
Postin yhdistäminen koostuu kahdesta pääosasta: asiakirjaan ja tietolähteeseen , jota kutsutaan myös tietokannaksi Microsoft Word yksinkertaistaa työsi antamalla käyttämään muita Office-sovelluksia, kuten Excelia ja Outlookia tietolähteinä. Jos sinulla on koko Office-paketti, käyttämällä yhtä sovellusta tietolähteenä on helppoa, kätevää ja erittäin suositeltavaa. Esimerkiksi Outlook-yhteystietoihin jo syötetyt yhteystiedot estävät sinua syöttämästä tietoja uudelleen toiseen tietolähteeseen. Nykyisen Excel-laskentataulukon avulla voit entistäkin joustavammin käyttää tietoja kuin tietolähde, jonka Word luo.
Jos sinulla on kuitenkin vain Word-ohjelma, voit silti käyttää yhdistämisominaisuutta. Wordilla on mahdollisuus luoda täysin muokattavissa oleva tietolähde, jota voit käyttää yhdistämisessäsi.
Yhdistämisen määrittäminen
Mail sulautuminen voi tuntua monimutkaiselta, ja tietenkin monimutkaiset, tietokonevirheet, jotka perustuvat suurille tietokannoille, voivat varmasti olla. Sana kuitenkin yksinkertaistaa postin yhdistämisen yleisiä käyttötapoja varten tarjoamalla velhoja, jotka kulkevat sinut läpi asiakirjan yhdistämisen tietokantaan. Yleensä voit suorittaa prosessin alle 10 melko helppoa vaihetta, mukaan lukien virheiden löytäminen ja korjaaminen. Tämä on vähemmän kuin asiakirjan valmistelu manuaalisesti, ja paljon vähemmän aikaa ja vaivaa.