Laskentataulukon suodatus tarkoittaa asetusten asettamista siten, että vain tietyt tiedot näytetään. Se on tehty helpottamaan tarkentamista tiettyihin tietoihin suuressa tietueessa tai tietolomakkeessa. Suodatus ei poista tai muuta tietoja; se vain muuttaa, mitä rivejä tai sarakkeita esiintyy aktiivisessa Excel-laskentataulukossa.
Suodatetaan tietueet
Suodattimet toimivat laskentataulukon tietueiden tai rivien kanssa. Asetettuja ehtoja verrataan yhteen tai useampaan tietueen kenttiin . Jos ehdot täyttyvät, tietue ilmestyy näyttöön. Jos ehtoja ei täytetä, tietue suodatetaan ulos, niin että sitä ei näytetä muiden tietueiden kanssa.
Tietojen suodatus noudattaa kahta eri lähestymistapaa riippuen suodatetun numeron tai tekstidatan tiedoista.
Numeeristen tietojen suodatus
Numeeriset tiedot voidaan suodattaa seuraavasti:
- onko tiedot yhtä suuri kuin tietty määrä
- ovatko tiedot suurempia tai pienempiä kuin tietty numero
- tiedot ovat koko tai keskimääräisen arvon ylä- tai alapuolella
Tekstidatan suodatus
Tekstidata voidaan suodattaa seuraavien tietojen perusteella:
- onko tieto täsmää tiettyyn sanaan
- onko tieto sana, joka sisältää yhden tai useamman kirjaimen
- onko tieto sana, joka alkaa tai päättyy tiettyyn aakkosten kirjaimeen
Suodatettujen tietueiden kopiointi
Salasanojen tilapäisen piilottamisen lisäksi Excel antaa sinulle mahdollisuuden kopioida haluamasi tiedot erikseen laskentataulukkoon . Usein tämä menettely suoritetaan, kun pysyvä kopio suodatusta luettelosta täyttää jonkinlainen liiketoiminnan vaatimus.
Suodatuksen parhaat käytännöt
Tallenna itsellesi hässäkkä noudattamalla parhaiden käytäntöjen ohjeita suodatettujen tietojen käsittelyssä:
- Ellei ole syytä siihen, älä yritä jakaa jaettua laskentataulukkoa aktiivisilla suodattimilla. Muut käyttäjät saattavat huomata, että tiedosto on suodatettu.
- Vaikka voit suodattaa useita sarakkeita samanaikaisesti, nämä suodattimet ovat lisäaineita, ei yksinoikeuksia. Toisin sanoen, suodattamalla yhteystietoluettelon, joka näyttää kaikki Kalifornian osavaltiossa ja jotka ovat iältään yli 60-vuotiaita, antaa kaikille Kaliforniaan yli 60-vuotiaille. Tällainen suodatin ei näytä 60-vuotiaita tai kalifornialaisia.
- Kompleksiset tekstisuodattimet toimivat samoin kuin taustalla olevat tiedot mahdollistavat. "Välitön" tieto johtaa suodatettuihin tuloksiin, jotka voivat olla harhaanjohtavia tai virheellisiä. Esimerkiksi Illinois-alueella asuvien henkilöiden suodatus ei saa kiinni "IL" -tilanteessa tai "Illinoisissa" tai "Illenoisissa" asuvista ihmisistä.
- Käytä varovaisuutta suodatettujen tietojen lajittelussa. Osittaisen suodatetun datan lajittelu johtaa datatiedoston uudelleenjärjestelyyn - tilanne yleensä vältetään parhaiten. Jos suodatetun datasarjan on lajitettava, kopioi suodatetut tiedot uuteen laskentataulukkoon ja lajittele se.