Pidä mielessäsi, kun lähetät sähköpostia
Sähköpostietiketin säännöt eivät ole "sääntöjä" siinä mielessä, että email etikettipoliisi tulee sinun jälkeen, jos et noudata niitä.
Ne ovat ohjeita, jotka auttavat välttämään virheitä (kuten vahingoittaa jokua, kun et halua olla) ja väärinkäsityksiä (kuten loukkauksia, kun et ole tarkoittanut).
Nämä keskeiset säännöt sähköposti etiketti auttavat meitä kaikkia kommunikoimaan paremmin sähköpostitse, ja se kannattaa tietää ne.
01/26
Ota toinen esitys ennen kuin lähetät viestin
Lähetä kerran, näytä kaksi kertaa, ja vältä kiusallisia sähköposteja, joissa on väärä teksti, menemään väärään vastaanottajaan (tai viheliin, vastaanottajiin). Niin
- anna jokaisen sanoman ainakin muutaman minuutin levätä sen jälkeen, kun olet valmis
- ennen kuin napautat tai napsautat Lähetä .
Gmailissa (ja eräissä muissa sähköpostipalveluissa ja -ohjelmissa) voit ottaa käyttämättömän ominaisuuden, joka antaa sinulle pari sekuntia mahdollisten mahdollisten vahinkojen poistamiseksi lähetyksen jälkeen. Jos tämä ei ole käytettävissä, yritä jättää Vastaanottaja-kenttä tyhjäksi tai antamalla oma sähköpostiosoitteesi, jotta muistutettaisiin lopullisesta näyttämisestä ennen lähettämistä.
02/26
Älä ole oletuksena "Vastaa kaikki"
Jos "Vastaus" on hyvä, "Vastaa kaikille" on oltava parempi. Onko se oikein? Lisää »
03/26
Pidä sähköposteja lyhyinä
Älä pelkää vastaanottajia liian paljon tekstiä. Olkoon viestisi helppo lukea ja ymmärtää. Lisää »
04/26
Muotoile sähköpostisi vastaukset (ja ole laiska)
Luuletko, että alkuperäisen tekstin mainitseminen sähköpostiisi vastaukseksi on paljon työtä? Älä anna '>' pelotella sinua! Tässä on erittäin mukava, rento, nopea ja silti puhdas ja yhteensopiva tapa vastata oikein. Lisää »05/26
Kirjoita hyviä sähköpostiosoitteita
Teet nämä typerät virheet sähköpostiosoitteissasi? Avain saada viestisi lukemaan, käy ilmi, ei ole älykäs. Lisää »
06/26
Puhdista sähköpostit ennen niiden eteenpäin lähettämistä
Sähköpostiviestien välittäminen on erinomainen tapa jakaa ideoita, mutta varmista, että alkuperäinen ajatus ei häviä häiritsemättä. Lisää »
07/26
Kun olet epävarma, Lähetä yksinkertainen tekstiviesti, ei rikas HTML
Kaikki eivät voi vastaanottaa fancily muotoillut sähköpostiviestit. Jotkut voivat jopa reagoida ärsyttävästi. Jos haluat olla turvallinen eikä pahoillani, lähetä tekstiviestejä vain epäilyttävissä tapauksissa. Lisää »
08/26
Älä lähetä sähköpostiviestejä eteenpäin
Sähköpostilauseet sisältävät usein tarinoita, jotka ovat kiinnostavia ja varmasti ärsyttää. Niin,
- älä lähetä sähköpostilla mitään tarinaa, jota et ole tutkinut itse,
- Tietoja Urban Legends,
- Skeptoidi tai
- Snopes.com.
09/26
Käytä virustorjuntaohjelmistoa, pysy ajan tasalla ja etsi ilmaiseksi
Varmista ettet levitä matoja ja viruksia sähköpostitse tai toimi roskapostin levittämisen välineenä. Kaikki tämä voi johtua haitallisista sähköposteista. Onneksi on suojaa:
- Top Windows Anti-Virus -ohjelmisto
- Top Mac Anti-Virus -ohjelmisto
- VirusTotal skannaa tiedostoja ja URL-osoitteita verkossa.
10/26
Selitä miksi eteenpäin
Lisää ja parempaa viestintää parantavat suhteita. Sähköpostiviestien ja linkkien lähettäminen tavalla, joka jakaa olennaisia tietoja ja edistää yhteyksiä,
- Selvitä sähköpostin yläreunassa, miksi olet mielestäsi vastaanottava mielenkiintoinen, mitä jakaa.
11/26
Anna ihmisten tietävän, että heidän sähköpostiosoitteensa on vastaanotettu
Roskapostisuodatin syötiin viestiä? Varatkaa toisille tämä nörtti kysymys ja anna heidän tietää, että saat heidän sähköpostinsa. Lisää »
12/26
Kysy ennen kuin lähetät valtavia lisäyksiä
Älä sulje sähköpostilaitteistoja tai tee se vain luvalla.
13/26
Keskustelu yhdestä kohteesta sähköpostilla vain
Auttaa tekemään maailmasta vähemmän hämmentävää. Yritä puhua vain yhdestä aiheesta viestistä. Aloita uusi sähköposti toinen aihe.
14/26
Välimerkit; myös sähköposteissa
Pilkulla, kaksoispisteellä, yhdysmerkillä ja puolipisteellä kaikki on olemassa syystä: ne helpottavat lauseen tarkoitetun merkityksen ymmärtämistä. Älä tee elämästä vaikeampaa ja mahdollisesti vähemmän mielenkiintoista sähköpostiasi vastaanottajille. Maksaa joitain - mutta ei liian pedaani paljon huomiota välimerkkejä. Lisää »
15/26
Käytä lyhenteitä säästeliäästi
DYK? Kaikki eivät tiedä jokaisesta lyhenteestä, ja nämä lyhenteet eivät säästä niin paljon aikaa. Niin,
- käytä vain hyvin harvoja lyhenteitä ja mahdollisesti vain, jos voit olla varma, että vastaanottaja tuntee heidän merkityksensä.
- Ole varovainen uskonnollisten lyhenteiden, kuten JFC . Et koskaan tiedä, kuinka uskonto soittaa sähköpostissa.
16/26
Muuta kuvia kohtuullisille sähköpostiosoitteille
Kun kuvat näyttävät hyviltä sähköpostissasi, näytät hyvältä myös! Näin voit varmistaa, että kuvat eivät ole suurempia kuin näytöt ja postilaatikot muokkaamalla niitä tyylillä - verkossa ja ilmaiseksi. Lisää »17/26
Kirjoittaminen All Capsissa on kuin huutaminen
Älä kirjoita sähköpostiviestejäsi enemmän kuin haluat. Myös kaikkien isojen kirjainten teksti on vaikea lukea. Lisää »
18/26
Ole varovainen ironista sähköposteissa
Oikeasti! Tarkoitan sitä. Rehellisesti!
Väri, joka tarjoaa pienen kontekstin, kuten sähköposti, ei sovi hyvin ironiaan ja sarkaskmiin, vaikka et tunne vastaanottajan.
19/26
Catch Typo tulkitsemalla sähköpostiviestejäsi
Tee tämä tärkeistä, muodollisista, uralla liikkuvista sähköposteista ja rakkauskirjeistä:
- tulosta luonnos ennen kuin napsautat Lähetä .
Painetussa kopiossa ja kynällä varustetussa kynässä voit usein löytää kirjoitusvirheitä tai virheellisiä pilkkuja eikä oikeinkirjoituksen tarkastajaa eikä sinä itse kiinni, kun oikoluku on ruudulla.
20/26
Kuinka välttää noloavat sähköpostit
Vältä häiritsemättä sähköposteja lähettämällä ne vain itsellesi (oletusarvoisesti). Voit joko
- jätä To , Cc ja Bcc- kentät tyhjäksi kokonaan tai
- anna oma osoite Vastaanottaja- kenttään vasta juuri ennen viestin lähettämistä.
21/26
Aseta järjestelmäkellosi oikealle
Varmista, ettet lähetä viestejä vuodesta 1981; tai 3078. Lisää »
22/26
Epäilen, lopeta sähköpostit "Kiitos"
Jos et tiedä, miten sanoa hyvästit sähköpostin lopussa, on yksi asia, joka lähes aina sopii. Kiitos. Lisää »23/26
Mistä allekirjoittaa
Ilman linjaa, joka on aliverkkotunnuksinen "allekirjoita täällä", miten päättää, minne sähköpostiosoitteesi asetetaan? Kuulehan. Lisää »24/26
Mietitkö "miten laittaa se kirjallisesti", kirjoita "se"
Oletko huomannut, kuinka ihmiset, jotka ymmärrät täysin hyvin, kun kuuntelet heitä, tulevat salaisiksi, kun he alkavat kirjoittaa?
Älä ole kuin heitä. Kerro, kuten se on - ja miten sanoisit sen (ei siitä, miten olet tottunut näkemään sen kirjoitettuna, mahdollisesti teknisessä, akateemisessa tai oikeudellisessa yhteydessä).
25/26
Pakkaa tiedostot ennen niiden lähettämistä sähköpostitse
Pienempi on kauniimpi, ainakin sähköpostin liitetiedostojen suhteen. Tee tiedostot pienemmiksi ennen lähettämistäsi sähköpostitse. Lisää »26/26
Vältä "Minä liian" -viestejä
"Minäkin" ei riitä sisältöä, mutta se on liikaa harmia.