Lähetetyt sähköpostit ovat usein täynnä tarpeettomia merkkejä ja osoitteita
Kun sähköpostiviesti on lähetetty useita kertoja, se kerää usein tarpeettomia sanoja, merkkejä ja sähköpostiosoitteita, joita ei enää tarvita ja jotka pitäisi puhdistaa ennen lähettämistä uudelleen.
Ennen viestin lähettämistä omiin yhteystietoihisi, harkitse tämän yksinkertaisen sähköpostietiketin noudattamista vastaanottajien mielestä.
Kuinka puhdistaa edelleenlähetetyt sähköpostit
Noudata näitä vinkkejä, jotta voit lähettää nopeasti eteenpäin lähetettävän sähköpostiviestin:
Poista tarpeettomat sähköpostiosoitteet
Kun sähköpostiviesti siirretään sellaisenaan ilman editointia etukäteen, vastaanottaja näkee sähköpostiosoitteet, joihin alkuperäinen viesti lähetettiin.
Tämä voi olla hyödyllistä joissakin tapauksissa, joissa haluat uuden vastaanottajan näkevän, kuka on nähnyt sähköpostin tai alkuperäisen lähetyksen, mutta yleensä ei ole hyvä ajatus pitää ne kaikki. Tämä pätee erityisesti silloin, kun muutamat, jos joku muu vastaanottaja tosiasiallisesti lisäsi mitään tietoa sähköpostiin.
Yhdistä viesti ja poista kaikki otsikot, jotka sisältävät muut sähköpostiosoitteet, joihin viesti lähetettiin.
Poista eteenpäin merkityt merkinnät
Kun sähköpostiviesti on lähetetty muutaman kerran, Aihe- kenttä ja -elin voivat kerätä yhden tai useamman ">" -merkin tai jopa kokonaisia sanoja, kuten "eteenpäin", "FWD" tai "FWDed". On hyvä poistaa nämä, jotta yleisilmoitus poistettaisiin.
Itse asiassa näiden merkkien pitäminen voi saada vastaanottajan ajatella, että viesti on roskapostia tai et ole tarpeeksi huolissasi sähköpostista poistaaksesi nämä jäljellä olevat merkit.
Harkitse tekstin väriä ja kokoa
On erittäin yleistä, että edelleen lähetetyt sähköpostit toimivat samalla tyylillä, joka yleensä on eri kokoisia ja useampia värejä. Tämä on usein vaikea lukea ja voi nopeasti pakottaa vastaanottajan hylkäämään koko viestin roskapostiksi.
Yritä sopeuttaa sähköpostiosoitteesi helpottamaan lukemista.
Kirjoita lähellä viestin yläosaa
Kaikki kommentit, jotka haluat lisätä lähetettyyn sähköpostiviestiin, on sijoitettava sähköpostin yläosaan, jotta vastaanottaja voi selvästi nähdä huomautuksesi ensin.
Voit kirjoittaa siitä, mistä sähköpostissa on kyse tai miksi olet välittänyt sitä, mutta riippumatta siitä, mikä syysi on, sen pitäisi näkyä selvästi ylhäällä, muussa tapauksessa vastaanottaja ei näe sitä, ennen kuin he ovat jo lukeneet koko viesti.
Viimeinen asia, jonka haluat, on, että kommenttisi sekoitetaan ja tulkitaan virheellisesti alkuperäisen viestin tekstiin.
Vaihtoehtoja säännölliseen huolintaan
Yksi vaihtoehto viestin edelleenlähettämiselle on tallentaa sähköposti tiedostoon ja liittää viesti sitten sähköpostiliitteeksi. Joillakin sähköpostiohjelmilla on painike, kuten Microsoft Outlook . Muiden kohdalla voit ladata sähköpostin tiedostona, kuten EML- tai MSG- tiedostona, ja lähettää sen sitten tavalliseksi tiedostoliitteeksi.
Toinen vaihtoehto on vain kopioida alkuperäisen tekstin ja liittää se sitten tavalliseksi tekstiksi, jotta vältytään kopioimatta mitään parittomia muotoilutyylejä tai värien ulkopuolisia värejä. Varmista myös laittaa toimitettu teksti lainausmerkkeihin niin, että uusi vastaanottaja voi selvästi nähdä minkä osan sähköpostista ei ole sinusta.