Pitkät sähköpostit voivat näyttää uhkaavilta ja pitkät pitkät kappaleet, mahdollisesti myös pitkät ajetut lauseet, jotka eivät näytä pysähtyvän, mutta eivät näytä menevän missään mihinkään lauseesta, joka on täynnä vieraita sanoja, jotka lisäävät hieman merkitystä mutta palvelevat hämmentää monitahoisia ja joskus ristiriitaisia mahdollisia tulkintoja - voi saada vastaanottajan lukea vähemmän kuin jos viesti olisi ollut vain noin 3 lauseesta - kolmesta sanallisesta, suppeasta ja tarkasta lauseesta - pitkä.
Jos et lukenut edellä olevaa kappaletta, olet saanut sen.
Pidä sähköposteja lyhyinä
Siksi on yleensä hyvä idea
- pitää sähköpostit mahdollisimman lyhyinä.
Tietenkään tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi leikata viestejäsi mihin hintaan tahansa.
Kirjoita niin paljon kuin on tarpeen
Kirjoita niin kauan kuin tarpeellinen ja sopiva. On tärkeämpää, että yritysten sähköpostit ovat ytimekkäät.
Henkilökohtaiset sähköpostit voivat olla kukkaisia ja pitkät. Selvyyden vuoksi vähemmän ja yksinkertaisemmat sanat ovat vielä parempia.
Käytä luotipisteitä
Jos sinulla on paljon kirjoitettavia:
- Ratkaise viestisi luotiin.
- Aloita jokaisen pisteen lyhyt yhteenveto toiminnosta, jonka haluat tehdä.
- Varmista, että tärkeitä tietoja ei ole piilotettu viestisi tai minkä tahansa luettelomerkin lihaan.
Yksi toiminto viestiä kohden
Älä kokoa yhteen mitä tarvitset tai haluat kertoa vastaanottajalle yhdestä sanomasta. Erityisesti:
- Aloita uusi viesti jokaiselle tärkeälle toiminnalle, jota pyydät vastaanottajalta.
Tämä helpottaa vastaanottajan saamia sähköpostiviestejä ja tarvittavat toimenpiteet on suoritettu. Antamalla etukäteen mahdollisuudet ovat, että he käyttävät samaa menetelmää sinulle lähetettäville viesteille - ja sinulla on helpompi hetki myös poistaa sähköpostit.