Tarvitseeko sinun todella vastata kaikille ryhmänviesteissä?
Jos on hyvä vastata, olisi parempi vastata kaikille. Oikea?
Ei aina. Jos vastaus on todella tärkeä kaikille vastaanottajille, niin "vastaus kaikki" olisi käytettävä.
Jotkut vastaukset kaikkiin skenaarioihin johtuvat vahingoista, joissa yksi vastaanottaja ei ymmärrä, että he napsahtavat tai käyttävät tätä vaihtoehtoa. Suurin osa kuitenkin johtuu todennäköisesti siitä, että henkilö ei ymmärrä, milloin lähetetään vastaus kaikkiin viesteihin.
Joko niin, se on yleensä ärsyttävää muille ryhmään kuuluville ihmisille. Siksi on parasta käyttää Vastaa kaikille varovaisesti.
Milloin vastaat kaikkiin
Käytä sähköpostiohjelmasi Vastaus kaikki -ominaisuutta vain, jos:
- Vastauksesi on tarpeen alkuperäisen lähettäjän ja kaikkien alkuperäisten sähköpostiosoitteiden To: ja Cc: -kenttään kuuluvien henkilöiden tiedossa.
Älä vastaa kaikkiin, kun:
- Vain alkuperäisen lähettäjän on tiedettävä vastauksesi,
- Kommenttisi ovat ratkaisevan tärkeitä alkuperäisen lähettäjän ja muutamien muiden vastaanottajien tiedossa,
- Tee normaali vastaus tässä tapauksessa ja lisää sitten muut vastaanottajat manuaalisesti. Voit kopioida osoitteensa alkuperäisestä sähköpostista, jos se auttaa.
- Viesti on yksinkertainen, kuten "Kiitos!" tai "minäkin:"
- Kiitos ilmoituksista saattaa olla hyvä lähettää, mutta älä lähetä niitä kaikille muille vastaanottajille. Ainoastaan lähettäjän on todella oltava tietoinen siitä, miltä sinusta tuntuu viesti, ei kaikki muut ryhmän henkilöt.
Vastaa kaikki on varattu vain erityistapauksissa. Sitä tulisi käyttää vain, jos sinun on lähetettävä sama viesti jokaiselle ryhmän jokaiselle vastaanottajalle. Muuten, jos sinun ei tarvitse tehdä sitä, sinun tulee vastata vain asianomaisille henkilöille, vaikka se saattaisi tarkoittaa, että vastaat vain lähettäjään.
Esimerkkinä mainittakoon, että saat sähköpostin, jossa kysyt, haluatko tulla eläkkeelle osapuoliin tänä viikonloppuna. Teeskentele, että se lähetettiin 30 muulle ihmiselle, ja sinua pyydetään olemaan vain, jos olet menossa, mutta jos voit tuoda ruokaa tai auttaa jotain muuta.
Tässä tilanteessa ei yleensä ole tarkoituksenmukaista lähettää vastausta kaikille muille ja selittää, että et voi mennä, koska sinun täytyy työskennellä tänä viikonloppuna ja että lapsi on joka tapauksessa sairas, joten se ei ole hyvä viikonloppu sinulle. Nämä yksityiskohdat ovat merkityksellisiä lähettäjälle, mutta luultavasti ei kaikille, jotka on kutsuttu.
On kuitenkin aika, jolloin sinun pitäisi vastata kaikille, ja kun odotetaan vastaavan kaikkiin. Ehkä siihen liittyy ryhmäkeskustelu työhankkeesta tai muusta, joka liittyy suoraan muihin vastaanottajiin.
Riippumatta siitä, sinun pitäisi aina ajatella sitä läpi ennen kuin lähetät massa-sähköpostin muille. Se on vielä pahempaa, kun muutamat lähettivät vastauksen kaikkiin viesteihin peräkkäin, ja saat tuhansia sähköpostiviestejä minuutin tai kahden väliltä. Ne eivät ole vain vaikeita seurata, vaan myös ärsyttävää, jos sinulla ei ole tarvetta lukea niitä.