Yhteystietoluokkien käyttäminen jakelulistoina Outlookissa

Vaihtoehto ryhmiin ja jakelulistoihin

Outlook-jakeluluettelot ovat käteviä lähettämään ryhmä ihmisille nopeasti. Ne ovat myös mahdottomia etsiä, vaikeasti hallita ja hieman hienovaraista käynnistää. Luokitellut yhteystiedot tekevät joustavista sähköpostin jakeluluetteloista Outlookin yhdistämisen avulla.

Outlookin avulla voit määrittää minkä tahansa määrän luokkia yhteystietoihisi. Voit sitten lajitella osoitekirjan luokittain - ja pian, tässä on uusi tyylikäs, monipuolinen ja vakaa jakelulistasi.

Käytä yhteystietoluokkia jakeluluetteloina Outlookissa

Voit luoda jakelu- tai postituslistoja luokkiin Outlookissa seuraavien vaiheiden avulla.

1. Avaa yhteystiedot Outlookissa.
   • Paina esimerkiksi Ctrl-3 .
2. Varmista, että kaikki uudet jakelulistasi lisäävät yhteystiedot on korostettu.
   • Voit lisätä henkilöitä, jotka eivät vielä ole Outlook-yhteystiedoissa , luo ne ensin tietenkin Ctrl-N: n avulla .
   • Voit korostaa useita merkintöjä pitämällä Shift-Ctrl- näppäintä painettuna samalla, kun valitset ne hiirellä ja alueella pitämällä Shift- näppäintä alhaalla.
3. Varmista, että Home- nauha on valittu ja laajennettu.
4. Valitse Tunnisteet -osion luokittelu .
5. Valitse avattavasta valikosta Kaikki kategoriat ....
6. Valitse Väriluokat- ikkunassa Uusi ....
7. Syötä jakelulistan haluamasi nimi (esim. "Ystävät ja perhe (luettelo)") nimellä Name :.
8. Valitse Ei mitään kohdassa Väri: tai tietysti haluamasi väri.
9. Napsauta OK .
10. Napsauta OK uudelleen sen jälkeen, kun olet varmistanut, että uusi luokka on valittuna Väriluokat- ikkunassa.

Uusien jäsenten lisääminen jakelulistaan ​​milloin tahansa:

1. Siirry Outlookin yhteystietoihin .
2. Korosta kaikki yhteystiedot, jotka haluat lisätä luetteloon.
3. Varmista, että Home- nauha on laajennettu.
4. Napsauta Luokittelu-painiketta ruutun Tunnisteet- osiossa.
5. Varmista, että luettelon luokka on valittu.
   • Jos kategoria ei näy valikossa:
     1. Valitse valikosta Kaikki kategoriat ....
     2. Varmista, että luettelon luokka on valittu Nimi- sarakkeessa.
     3. Napsauta OK .

Lähetä viesti kategoriasi jakelulistaan

Uuden viestin tai kokouspyynnön kirjoittaminen kaikille luokanluokan jakelulistalle:

1. Siirry Outlookin yhteystietoihin .
2. Valitse Etsi yhteystiedot .
   • Voit myös painaa Ctrl-E .
3. Varmista, että haku nauha on laajennettu.
4. Napsauta Kategorisointi-painiketta Haku nauhan Tarkenna- osiossa.
5. Valitse haluamasi luokka valikosta, joka on ilmestynyt.
6. Avaa Home- nauha.
7. Napsauta Toimi- osiossa Yhdistäminen .
8. Varmista, että Kaikki yhteystiedot nykyisessä näkymässä on Valittu yhteystietoihin .
9. Tyypillisesti varmista
   • Lomakeerot on valittu kohdassa Asiakirjatyyppi: ja
   • Sähköposti kohdassa Yhdistä kohteeseen: Yhdistämisasetukset- osiossa.
10. Kirjoita viestin aihe kohteeseen Viestin aihealue:.
11. Napsauta OK .
12. Kirjoita sähköpostin teksti Wordiin.
    • Voit käyttää Postings- nauhan Write & Insert Fields -työkalun työkaluja muokkaamalla esimerkiksi jokaisen vastaanottajan terveisiä ja lisäämällä tai käyttämään muita osoitekentän kenttiä.
    • Esikatselun tulokset voit testata, mitä kentät ja säännöt tuottavat jokaisen vastaanottajan sähköpostitekstissä.
13. Napsauta Finish & Merge ( Lopeta ja yhdistä ) Mailings -nauhan viimeistely -osiossa.
14. Valitse valikosta Lähetä sähköpostiviesti ....
15. Varmista, että sopiva sähköpostiosoitekentän kenttä (tyypillisesti sähköposti ) on valittu kohdassa To: for Message options .

1. Valitse Tavallinen teksti tai HTML (sisältää muotoilun) kohdassa Mail format:.
   • On yleensä parempi välttää liittäminen tähän valintaan; se toimittaa viestin tekstin Word-liitetiedostona, jonka vastaanottajat eivät tyypillisesti voi lukea suoraan, mutta täytyy avata erikseen.
2. Varmista, että Kaikki on valittuna kohdassa Lähetä tiedostot .
3. Napsauta OK .
4. Jos sinua kehotetaan:
   1. Napsauta Salli- kohdassa Ohjelma yrittää käyttää Outlookissa tallennettuja sähköpostiosoitteita.

Voit sulkea ja hävittää asiakirjan tai tallentaa sen Wordiin.

Käytä yhteystietoluokkia jakeluluetteloina Outlook 2007: ssä

Luo jakelu- tai postituslista luokkiin Outlook 2007:

• Siirry Outlookin yhteystietoihin .
• Korosta kaikki yhteystiedot, jotka haluat lisätä uusiin jakelulistoosi.
  • Voit lisätä ihmisiä, jotka eivät vielä ole Outlook-yhteystietoissa, luo ne ensin Ctrl-N: n avulla .
• Napsauta Luokitella -työkalupalkin painiketta.
  • Voit myös valita Toiminnot> Luokitella valikosta.
• Valitse avattavasta valikosta Kaikki kategoriat ....
• Napsauta Uusi ...
• Kirjoita jakelulistan haluamasi nimi (esim. "Ystävät ja perhe (luettelo)").
• Valitse Väri: avattavasta valikosta Ei mitään .
• Napsauta OK .
• Napsauta OK uudelleen sen jälkeen, kun olet varmistanut, että uusi luokka on valittu.

Jotta voit lisätä uusia jäseniä myöhemmin, anna heille sopiva luokka erikseen.

Lähetä viesti luokkaasi jakeluluetteloon Outlook 2007: ssä

Uuden viestin tai kokouspyynnön kirjoittaminen kaikille luokanluokan jakelulistalle:

• Siirry Outlookin yhteystietoihin .
• Valitse valikosta Näytä> Nykyinen näkymä> Kategorioittain .
• Napsauta haluamasi luetteloluokan otsikkoa.
• Valitse Toiminnot> Luo> Uusi viesti yhteystietoon tai Toimet> Luo> Uusi kokouspyyntö yhteyshenkilölle valikosta.
• Napsauta OK, jos Outlook ilmoittaa, että toiminto koskee kaikkia ryhmän kaikkia kohteita.
• Napsauta To ... -kenttää.
  • Outlook on asettanut kaikki osoitteen Vastaanottaja: -kenttään. Listaviestejä varten on tavallisesti parempi, että kaikki osoitteet Bcc : -kenttään estävät osoitteiden paljastamisen. Voit tarvittaessa jättää osoitteet Vastaanottaja: -kenttään tai siirtää ne Cc: -kenttään.
  • Yhteystietoja, joissa on useita sähköpostiosoitteita, Outlook on liittänyt kukin. On suositeltavaa poistaa tarpeettomat osoitteet.
• Paina Ctrl-A .
• Paina Ctrl-X .
• Varmista, että Bcc ... -kenttä on näkyvissä.
• Napsauta Bcc ... -kenttää.
• Paina Ctrl-V .
• Kirjoita sähköpostiosoitteesi To ... -kenttään.
• Jatka viestin tai kokouspyynnön kirjoittamista.

(Testattu Outlook 2007: n ja Outlook 2016: n kanssa)