Yhteystietoryhmän (Distribution List) luominen Outlookissa

Voit luoda yhteysryhmiä Outlookissa, joten sähköpostin lähettäminen vastaanottajaryhmälle on paljon helpompaa.

Mail Monet ihmiset helpottavat Outlookissa

Kun olet juuri tullut uudeksi isoäidikseksi, allekirjoittanut sopimuksen suurella etiketillä tai löytänyt muinaisen kaiverruksen, joka yrittää istuttaa puuta, etkö halua kertoa mahdollisimman monille ihmisille?

Saadaan viesti ulos, se on mitä postituslistat ovat. Outlookissa tällaiset luettelot ovat (aivan asianmukaisesti) kutsuttuja yhteysryhmiä tai "jakelulistoja". Tällaisen Outlook-jakeluluettelon avulla voit lähettää sähköpostia helposti ryhmälle.

Ensinnäkin, selvittäkäämme, miten postituslista muodostetaan Outlook-helposti (tämä on itsestään selvää).

Jakelulistan määrittäminen Outlookissa

Outlook-yhteystietoryhmän määrittäminen listan sähköpostiosoitteelle:

1. Varmista, että Home- nauha on aktiivinen ja laajennettu Outlookissa.
2. Valitse Uudet kohteet .
3. Valitse Lisää kohteita > Yhteysryhmä valikosta, joka on ilmestynyt.
   1. Vinkkejä : Voit myös painaa Ctrl + Shift + L.
   2. Valitse Outlookin Henkilöt- osiosta Uusi yhteysryhmä tai Uudet kohteet > Yhteysryhmä Home- nauhalla.
4. Kirjoita jakelulistan nimi nimellä :.
   1. Listan nimi on se, mitä käytetään viestien käsittelemiseen luettelossa.
5. Napsauta Yhteysryhmän nauhan Tallenna & Sulje -kuvaketta.
   1. Vihje : Voit lisätä jäsenet uuteen ryhmään heti, tietenkin. katso alla.

Lisää jäseniä Outlok Contact Groupiin

Voit lisätä henkilöitä, jotka ovat jo kontakteissasi Outlookin jakeluluettelossa:

• Kaksoisnapsauta ryhmää Outlookin ihmisryhmissä, jos se ei ole jo avattu.
• Napsauta Lisää jäseniä Kontaktiryhmän nauha -välilehdessä.
• Valitse valikosta Outlookin yhteystiedot .
• Etsi haku halutun osoitekirjan merkinnän tai merkintöjen etsimiseksi ja varmista, että kaikki yhteystiedot, jotka haluat lisätä ryhmään, on korostettu.
  • Vihje : Voit etsiä paitsi nimiä ja sähköpostiosoitteita myös muita kriteerejä lisätäksesi useita vastaanottajia kerralla.
• Valitse Jäsenet -> .

Voit lisätä vastaanottajia, jotka eivät vielä ole Outlook-osoitekirjassa yhteyshenkilöryhmälle:

1. Napsauta Lisää jäseniä > Uusi sähköpostiosoite yhteyshenkilöryhmän nauhalta.
2. Kirjoita yhteyshenkilön nimi kohdassa Näyttönimi:.
   1. Vihje : Jos sinulla on vain sähköpostiosoite, voit käyttää esimerkiksi sähköpostiosoitetta tai jotain "Uutiskirjeen vastaanottaja".
3. Anna sähköpostiosoitteesi, jonka haluat lisätä ryhmään Sähköpostiosoitteessa:.
4. Jos haluat lopettaa Outlookin lisäämästä uuden osoitteen yksittäisenä osoitekirjamerkintänä, varmista, että Lisää yhteystietoihin ei ole valittu.
5. Napsauta OK .

Kummassakin tapauksessa voit tallentaa muutokset jakeluun valitsemalla Tallenna ja sulje .

Jakelulistan määrittäminen Outlook 2003: ssa ja 2007

Voit luoda postituslistan Outlook 2007:

1. Valitse valikosta File > New > Distribution List .
   1. Vihje : Voit myös painaa Ctrl + Shift + L (ajatella l ist).
2. Kirjoita haluamasi nimi Nimi: -kohdassa .
   1. Listan nimi on se, mitä käytetään viestien käsittelemiseen luettelossa.
3. Nyt voit lisätä uusia jäseniä heti Lisää uusi ... ja Valitse jäsenet ... -painikkeilla.
4. Napsauta Tallenna ja Sulje .

Yhteystietoryhmän jakaminen Outlookissa

Kun olet luonut jakeluluettelon Outlookissa, toisten ei tarvitse luoda samaa ryhmää itsestään. Sen sijaan voit jakaa minkä tahansa kontaktiryhmän lähettämällä sen sisällön muiden käyttäjien käytettäväksi.

Outlook-yhteyshenkilön jakaminen sähköpostilla:

1. Siirry Outlookin henkilöihin.
2. Etsi ja kaksoisnapsauta ryhmää, jonka haluat jakaa.
3. Valitse Forward Group > Outlook-yhteystieto Yhteysryhmä- välilehden Toiminnot- ryhmästä.
   1. Vihje : Outlook-yhteyden muodon avulla muut käyttävät Outlookia tuovat ryhmän helposti (katso alla).
   2. Huomaa : Voit myös valita Internet-muodossa (vCard) . Tämä liittää ryhmän jäsenen nimet ja osoitteet yksinkertaiseen tekstitiedostoon, ei vCard-muotoon. Ihmiset, jotka eivät käytä Outlookia, voivat edelleen poistaa osoitteet ja muodostaa ryhmän uudelleen, mutta se ei ole suoraviivainen prosessi.
4. Osoita viesti henkilölle, jolle jaat luettelon.
5. Napsauta Lähetä

Voit tuoda Outlook-yhteystietoryhmän, joka on jaettu kanssasi sähköpostilla:

1. Avaa viesti, joka sisältää ryhmän liitteenä olevan Outlook-yhteystiedoston.
2. Napsauta Outlook-kohdan liitetiedoston vieressä olevaa alaspäin suuntautunutta kolmiota.
3. Valitse avautuvasta valikosta Avaa .
4. Napsauta avattuun ryhmän ikkunaan Tiedostoa .
5. Varmista, että olet tietopaketissa.
6. Napsauta Siirrä kansioon .
7. Valitse Kopioi kansioon ... valikosta, joka on ilmestynyt.
8. Varmista, että Yhteystiedot- kansio on valittu.
   1. Vihje : Voit tietenkin valita minkä tahansa osoitekansion.
9. Napsauta OK .

Nyt voit sulkea ryhmän ikkunan ja poistaa sen sisältävän sähköpostin, jos haluat.

Lähetä luettelosi Outlookista

Jakelulistan ollessa paikallaan ja valmiina voit lähettää viestejä jäsenilleen .

Luokat jakelulistoina

Jos Outlookin jakelulistat ovat hieman epävakaita, epäselviä ja erotettuja tärkeimmistä yhteystiedoista, voit käyttää kontaktiluokkia tyylikkäiden postituslistojen muodostamiseen .

Parempi Outlook-sähköpostimarkkinointi

Jos haluat edistyksellisempää postituslistaa, joka sallii jokaisen vastaanottajan osoitteen olevan viestissä To: -kenttään ja muokkaamiseen, voit kääntää sähköpostin markkinoinnin lisäosaan, joka on integroitu Outlookiin. Outlookin sisäänrakennettu sulautuminen sähköpostiominaisuuksiin on toinen, vaikkakin hieman kömpelö, vaihtoehto Outlook 2002: ssa ja Outlook 2003: ssa.