Kun huomaat, että lähetät usein samanlaisia sähköposteja , älä napsauta Lähetä heti. Tallenna sanoma viestipohjana ensin Outlookissa , ja ensi viikon kokoonpano tulee olemaan paljon nopeampaa siitä paperitavarasta lähtien (ei tietenkään sekoita sähköpostin paperitavaraan, tietenkin ...).
Luo sähköpostimalli (uusille viesteille) Outlookissa
Viestin tallentaminen Outlookin tulevien sähköpostiviestien malliksi:
- Luo uusi sähköpostiviesti Outlookissa.
- Siirry kohtaan Mail (paina esimerkiksi Ctrl-1 ).
- Napsauta Uusi-sanan Home- nauhan Uusi- osassa tai paina Ctrl-N .
- Anna aihe, jos haluat käyttää jotakin viestipohjallesi.
- Tietenkin voit tallentaa sähköpostimallin ilman oletusaihetta Outlookissa.
- Syötä nyt sähköpostimallin tekstirunko.
- Poista kaikki allekirjoitukset, jos olet määrittänyt Outlookin lisätäksesi allekirjoituksen automaattisesti säveltämisen aikana.
- Valitse viestin työkalupalkista Tiedosto .
- Valitse tallennetusta sivusta Tallenna nimellä .
- Valitse Outlook 2007: ssa ja aiemmin File | Tallenna nimellä -valikosta.
- Napsauta Outlook 2010: ssa Office- painiketta ja valitse Tallenna nimellä .
- Valitse Outlookin malli kohdassa Tallenna nimellä: Tallenna nimellä -valintaikkunassa.
- Outlook valitsee automaattisesti "Mallit" -kansion tallentamista varten.
- Kirjoita haluamasi mallinimi (jos se eroaa sähköpostiviestistä) kohdassa Tiedostonimi:.
- Napsauta Tallenna .
- Sulje sähköpostin kokoonpanoikkuna.
- Jos sinua kehotetaan:
- Napsauta Ei-painiketta . Me tallensimme tämän viestin luonnoksen sinulle. Haluatko säilyttää sen? .
Tietenkin voit lähettää viestin myös tavallaan mallin ensimmäistä kertaa sen sijaan, että hylkisit sen.
Kirjoita sähköpostiviesti Outlookin mallin avulla
Jos haluat kirjoittaa uuden viestin (ks. Vastaukset alla) Outlook-viestipohjalla:
- Siirry osoitteeseen Outlookissa.
- Voit esimerkiksi painaa Ctrl-1 .
- Varmista, että Home (tai HOME ) nauha on valittu ja laajennettu.
- Napsauta Uudet kohteet Uusi- osassa.
- Valitse Lisää kohteita. | Valitse valikosta Lomake ....
- Valitse Outlook 2007: ssä Työkalut | Lomakkeet Valitse lomake ... Outlookin postilaatikossa olevasta valikosta.
- Varmista, että Tiedostojärjestelmässä olevat käyttäjämallit on valittu kohdasta Etsi:.
- Kaksoisnapsauta haluamaasi sähköpostiviestipohjaa.
- Osoittaminen, muokkaaminen ja lopulta sähköpostin lähettäminen.
Luo yksinkertainen sähköpostimalli pikaviesteille Outlookissa
Määritä Outlookin salamannopeiden vastausten malli:
- Siirry osoitteeseen Outlookissa.
- Varmista, että Home- nauha on aktiivinen ja laajennettu.
- Valitse Luo uusi Quick Steps -osiossa.
- Voit myös klikata Hallitse pikaohjeita -osion oikeassa alakulmassa, valitse Uusi ja valitse Mukautettu .
- Kirjoita lyhyt nimi vastausmalliisi kohtaan Nimi :.
- Esimerkiksi tuotemallin ja hinnaston vastaamiseen käytettävän mallin avulla voit esimerkiksi käyttää esimerkiksi "Vastaa (Hinnat)".
- Napsauta Toimi kohdassa Toiminnot .
- Valitse vastaus (kohdassa Vastaa ) valikosta, joka on ilmestynyt.
- Uuden viestin ( vastauksen sijaan) avulla voit luoda yksinkertaisen mallin myös uusille viesteille, mukaan lukien oletuksena olevan vastaanottajan.
- Valitse Näytä asetukset .
- Syötä viesti vastauksessasi kohdassa Teksti:.
- Sisällytä allekirjoitus
- Valitettavasti valitse Tärkeys: Normaali, jotta vastauksesi menee normaalilla merkityksellä alkuperäisen viestin tasosta riippumatta.
- Valinnaisesti, tarkista automaattisesti lähetä 1 minuutin viiveen jälkeen. .
- Tämä tarkoittaa, että et saa muokata tai edes nähdä vastausta oletuksena ennen kuin Outlook toimittaa sen.
- 1 minuutti viesti kuitenkin istuu Lähtevät- kansioon; voit poistaa sen sieltä tai avata sen muokkaamiseksi pikaviestien ennakoimiseksi.
- Voit myös lisätä lisätoimia Lisää toiminto -toiminnon avulla.
- Lisää toiminto esimerkiksi, jos haluat siirtää alkuperäisen viestin arkistointihakemistoosi, tai lajitella sen tiettyyn väreihin, jotta voit havaita viestejä, jotka ovat vastaanottaneet tukilevyn vastauksen.
- Valinnaisesti voit myös valita pikanäppäimen pikakuvaketta varten : vielä nopeammin.
- Napsauta Valmis .
Vastaus sähköpostiviestiin pikaviestimallilla Outlookissa
Vastauksen lähettäminen ennalta määritellyllä Quick Step -mallilla:
- Varmista, että viesti, johon haluat vastata, on valittu viestiluettelosta tai avaa (Outlook-lukualueella tai omassa ikkunassa).
- Varmista, että Home- nauha (viestiluettelon tai -luettelon avulla) tai Message- nauha (sähköpostilla avattu omassa ikkunassa) on valittu ja laajennettu.
- Napsauta haluamaasi vastausvaihetta Quick Steps -osiossa.
- Näet kaikki vaiheet valitsemalla Lisää .
- Jos määritit toimintonäppäimistön pikakuvakkeen, voit myös painaa sitä tietysti.
- Jos et ole määrittänyt pikapysähdystä lähettääksesi viestin automaattisesti, muokkaa sähköpostia tarvittaessa ja napsauta Lähetä .
(Testattu Outlook 2013: n ja Outlook 2016: n kanssa)