Sähköpostimallien luominen ja käyttäminen Outlookissa

Kun huomaat, että lähetät usein samanlaisia ​​sähköposteja , älä napsauta Lähetä heti. Tallenna sanoma viestipohjana ensin Outlookissa , ja ensi viikon kokoonpano tulee olemaan paljon nopeampaa siitä paperitavarasta lähtien (ei tietenkään sekoita sähköpostin paperitavaraan, tietenkin ...).

Luo sähköpostimalli (uusille viesteille) Outlookissa

Viestin tallentaminen Outlookin tulevien sähköpostiviestien malliksi:

  1. Luo uusi sähköpostiviesti Outlookissa.
    1. Siirry kohtaan Mail (paina esimerkiksi Ctrl-1 ).
    2. Napsauta Uusi-sanan Home- nauhan Uusi- osassa tai paina Ctrl-N .
  2. Anna aihe, jos haluat käyttää jotakin viestipohjallesi.
    • Tietenkin voit tallentaa sähköpostimallin ilman oletusaihetta Outlookissa.
  3. Syötä nyt sähköpostimallin tekstirunko.
    1. Poista kaikki allekirjoitukset, jos olet määrittänyt Outlookin lisätäksesi allekirjoituksen automaattisesti säveltämisen aikana.
  4. Valitse viestin työkalupalkista Tiedosto .
  5. Valitse tallennetusta sivusta Tallenna nimellä .
    1. Valitse Outlook 2007: ssa ja aiemmin File | Tallenna nimellä -valikosta.
    2. Napsauta Outlook 2010: ssa Office- painiketta ja valitse Tallenna nimellä .
  6. Valitse Outlookin malli kohdassa Tallenna nimellä: Tallenna nimellä -valintaikkunassa.
    • Outlook valitsee automaattisesti "Mallit" -kansion tallentamista varten.
  7. Kirjoita haluamasi mallinimi (jos se eroaa sähköpostiviestistä) kohdassa Tiedostonimi:.
  8. Napsauta Tallenna .
  9. Sulje sähköpostin kokoonpanoikkuna.
  10. Jos sinua kehotetaan:
    1. Napsauta Ei-painiketta . Me tallensimme tämän viestin luonnoksen sinulle. Haluatko säilyttää sen? .

Tietenkin voit lähettää viestin myös tavallaan mallin ensimmäistä kertaa sen sijaan, että hylkisit sen.

Kirjoita sähköpostiviesti Outlookin mallin avulla

Jos haluat kirjoittaa uuden viestin (ks. Vastaukset alla) Outlook-viestipohjalla:

  1. Siirry osoitteeseen Outlookissa.
    • Voit esimerkiksi painaa Ctrl-1 .
  2. Varmista, että Home (tai HOME ) nauha on valittu ja laajennettu.
  3. Napsauta Uudet kohteet Uusi- osassa.
  4. Valitse Lisää kohteita. | Valitse valikosta Lomake ....
    1. Valitse Outlook 2007: ssä Työkalut | Lomakkeet Valitse lomake ... Outlookin postilaatikossa olevasta valikosta.
  5. Varmista, että Tiedostojärjestelmässä olevat käyttäjämallit on valittu kohdasta Etsi:.
  6. Kaksoisnapsauta haluamaasi sähköpostiviestipohjaa.
  7. Osoittaminen, muokkaaminen ja lopulta sähköpostin lähettäminen.

Luo yksinkertainen sähköpostimalli pikaviesteille Outlookissa

Määritä Outlookin salamannopeiden vastausten malli:

  1. Siirry osoitteeseen Outlookissa.
  2. Varmista, että Home- nauha on aktiivinen ja laajennettu.
  3. Valitse Luo uusi Quick Steps -osiossa.
    • Voit myös klikata Hallitse pikaohjeita -osion oikeassa alakulmassa, valitse Uusi ja valitse Mukautettu .
  4. Kirjoita lyhyt nimi vastausmalliisi kohtaan Nimi :.
    • Esimerkiksi tuotemallin ja hinnaston vastaamiseen käytettävän mallin avulla voit esimerkiksi käyttää esimerkiksi "Vastaa (Hinnat)".
  5. Napsauta Toimi kohdassa Toiminnot .
  6. Valitse vastaus (kohdassa Vastaa ) valikosta, joka on ilmestynyt.
    • Uuden viestin ( vastauksen sijaan) avulla voit luoda yksinkertaisen mallin myös uusille viesteille, mukaan lukien oletuksena olevan vastaanottajan.
  7. Valitse Näytä asetukset .
  8. Syötä viesti vastauksessasi kohdassa Teksti:.
    • Sisällytä allekirjoitus
  9. Valitettavasti valitse Tärkeys: Normaali, jotta vastauksesi menee normaalilla merkityksellä alkuperäisen viestin tasosta riippumatta.
  10. Valinnaisesti, tarkista automaattisesti lähetä 1 minuutin viiveen jälkeen. .
    • Tämä tarkoittaa, että et saa muokata tai edes nähdä vastausta oletuksena ennen kuin Outlook toimittaa sen.
    • 1 minuutti viesti kuitenkin istuu Lähtevät- kansioon; voit poistaa sen sieltä tai avata sen muokkaamiseksi pikaviestien ennakoimiseksi.
  1. Voit myös lisätä lisätoimia Lisää toiminto -toiminnon avulla.
    • Lisää toiminto esimerkiksi, jos haluat siirtää alkuperäisen viestin arkistointihakemistoosi, tai lajitella sen tiettyyn väreihin, jotta voit havaita viestejä, jotka ovat vastaanottaneet tukilevyn vastauksen.
  2. Valinnaisesti voit myös valita pikanäppäimen pikakuvaketta varten : vielä nopeammin.
  3. Napsauta Valmis .

Vastaus sähköpostiviestiin pikaviestimallilla Outlookissa

Vastauksen lähettäminen ennalta määritellyllä Quick Step -mallilla:

  1. Varmista, että viesti, johon haluat vastata, on valittu viestiluettelosta tai avaa (Outlook-lukualueella tai omassa ikkunassa).
  2. Varmista, että Home- nauha (viestiluettelon tai -luettelon avulla) tai Message- nauha (sähköpostilla avattu omassa ikkunassa) on valittu ja laajennettu.
  3. Napsauta haluamaasi vastausvaihetta Quick Steps -osiossa.
    • Näet kaikki vaiheet valitsemalla Lisää .
    • Jos määritit toimintonäppäimistön pikakuvakkeen, voit myös painaa sitä tietysti.
  4. Jos et ole määrittänyt pikapysähdystä lähettääksesi viestin automaattisesti, muokkaa sähköpostia tarvittaessa ja napsauta Lähetä .

(Testattu Outlook 2013: n ja Outlook 2016: n kanssa)