Microsoftin yhdistämistoiminnon avulla voit lähettää saman asiakirjan pienillä muutoksilla useille vastaanottajille. Termi "yhdistäminen" johtuu siitä, että yksi asiakirja (esimerkiksi kirjain) yhdistetään tietolähteen asiakirjaan, kuten laskentataulukkoon .
Sanan yhdistämisominaisuus toimii saumattomasti Excelin tietojen avulla. Vaikka Word mahdollistaa myös oman tietolähteen luomisen, näiden tietojen käyttömahdollisuudet ovat rajalliset. Lisäksi, jos sinulla on jo tiedot laskentataulukossa, ei ole järkevää kirjoittaa kaikki tiedot Word-tietolähteeksi.
Tietojen valmistelu yhdistämisestä
Teoriassa voit käyttää mitä tahansa Excel-laskentataulukkoa Word- yhdistämistoiminnassa ilman erityistä valmistelua. On kuitenkin suositeltavaa, että valmistelet laskentataulukkoa optimoimalla yhdistämisen prosessi .
Seuraavassa on muutamia ohjeita, joiden avulla voidaan seurata sulautumisprosessia sujuvammin.
Järjestä laskentataulukkotiedostosi
Vaaran ilmaiseminen ilmeisen, tietosi olisi järjestettävä siististi riveihin ja sarakkeisiin. Ajattele jokaista riviä yksittäisenä tietueenä ja kukin sarake kentänä, jonka aiot lisätä asiakirjaan. (Tutustu Exceliin liittyvään tietojenkäsittelyohjelmaan, jos tarvitset kertauskirjainta.)
Luo otsake rivi
Luo otsikkorivi arkkille, jonka haluat käyttää yhdistämiseen. Otsikkorivi on rivi, joka sisältää tunnisteita, jotka tunnistavat alla olevien solujen tiedot. Excel voi olla fiksu joskus eri tietojen ja tarrojen välillä, joten tee nämä selväksi käyttämällä lihavoitua tekstiä, solurajoja ja solun varjostusta, jotka ovat ainutlaatuisia otsikkoriville. Tämä varmistaa Excel erottavan sen muista tiedoista.
Myöhemmin kun yhdistät tiedot pääasiakirjaan, tarrat näkyvät yhdistämiskenttien nimet, joten ei ole epäselvyyttä siitä, mitä tietoja syötät asiakirjaasi. Lisäksi on hyvää käytäntöä merkitä sarakkeet, koska se auttaa estämään käyttäjän virheitä.
Laita kaikki tiedot yhdelle arkille
Tietojen, joita aiot käyttää yhdistämiseen, on oltava yhdelle arkille. Jos se on levitetty useille arkkeille, sinun on yhdistettävä levyt tai suoritettava useita sulautumisia. Varmista myös, että arkit on selvästi nimetty , koska sinun on voitava valita arkki, jota haluat käyttää tarkastelematta sitä.
Tietolähteen yhdistäminen yhdistämiseen
Seuraava sulautumisprosessin vaihe on yhdistää valmistettu Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin.
- Napsauta Yhdistämisen työkalupalkista Avaa tietolähde- painiketta.
- Valitse Valitse tietolähde -valintaikkunassa kansioita, kunnes löydät Excel-työkirjan. Jos Excel-tiedostoa ei löydy, varmista, että "Kaikki tietolähteet" on valittu avattavasta valikosta, joka on merkitty "Työkalut-tiedostot".
- Kaksoisnapsauta lähdekoodin Excel-lähdetiedostoa tai valitse se ja napsauta Avaa .
- Valitse Valitse taulukko -valintaikkunassa Excel-arkki, joka sisältää tiedot, jotka haluat yhdistää asiakirjaan.
- Varmista, että valintaruutu "Ensimmäisen rivin tiedot sisältää sarakeotsikoita" -kohdan vieressä on valittuna.
- Napsauta OK .
Nyt, kun tietolähde on yhdistetty päädokumenttiin, voit aloittaa tekstin kirjoittamisen ja / tai muokata Word-dokumenttia. Et kuitenkaan voi tehdä muutoksia tietolähteeseesi Excelissä. jos haluat tehdä muutoksia tietoihin, sinun on suljettava pääasiakirja Wordissa, ennen kuin voit avata tietolähteen Excelissä.
Sulautumiskenttien lisääminen asiakirjaan on helppoa noudattamalla seuraavia ohjeita:
- Napsauta Yhdistämiskenttä -painiketta yhdistämisen työkalupalkissa. Insert Merge Field -valintaikkuna tulee näkyviin.
- Korosta kentän nimi, jonka haluat lisätä luettelosta ja napsauta Lisää .
- Laatikko pysyy avoimena, joten voit lisätä lisää kenttiä. Jos lisäät peräkkäin useamman kuin yhden kentän, Word ei lisää automaattisesti välilyöntiä asiakirjan kenttien välillä. sinun on tehtävä se itse, kun suljet valintaikkunan. Asiakirjassa näkyy kentän nimi kaksoisnuolien ympäröimänä.
- Kun olet valmis, valitse Sulje .
Osoitekorttien ja tervehdysten lisääminen - Käytä huolellisesti
Microsoft on äskettäin lisännyt yhdistämistoiminnon, jonka avulla voit lisätä osoiteblokit ja tervehdyslinjat. Napauttamalla työkalupalkin vastaavaa painiketta Word sallii sinun lisätä useita kenttiä samanaikaisesti ja järjestää ne yhteisissä muunnelmissa.
Insert address block- painike on vasemmalla oleva; insertti tervehdyslinja on oikealla.
Lisäksi, kun napsautat jompaakumpaa painiketta, Word näyttää valintaikkunan, joka antaa sinulle joitain vaihtoehtoja siitä, millä kentillä haluat lisätä, miten haluat niiden järjestämisen, minkä välimerkin ja mistä tahansa. Vaikka tämä kuulostaa tarpeelliselta, ja jos käytät Word-ohjelmassa luotua tietolähdettä, se voi saada hämmentävää, jos käytät Excel-laskentataulukkoa.
Muista, milloin suositus otsikkorivin lisäämisestä tämän artikkelin sivulla 1 on laskentataulukossa? Jos nimetit kentän jotain muuta kuin mitä Word käyttää kentän nimeä vastaaville tiedoille, Word saattaa vastata kenttiä virheellisesti.
Tämä tarkoittaa sitä, että käytätkö lisäosoitteen lohkoa vai lisäämässä tervehdyslinjan painikkeita, tiedot saattavat näkyä eri järjestyksessä kuin mitä määrittelet - vain siksi, että tarrat eivät täsmää. Onneksi Microsoft ennakoi tätä ja rakensi Match Fields -ominaisuuden, jonka avulla voit mukauttaa kenttien nimet niiden sanojen kanssa, joita Word käyttää lohkoissa.
Matchkenttien käyttäminen kenttien tunnisteiden oikeaan paikkaan
Kenttien sovittamiseksi toimi seuraavasti:
- Napsauta työkalurivin Match Fields -painiketta.
- Match Fields -valintaikkunassa näkyy vasemmalla olevassa luettelossa Wordin kenttien nimet. Ruutuun oikealla puolella näet pudotusruutujen sarakkeen. Kunkin pudotusvalikon nimi on kenttä, jota Word käyttää kullekin kenttään Osoite-osassa tai Tervehdyssolmussa. Voit tehdä muutoksia valitsemalla kentän nimen pudotusvalikosta.
- Kun olet tehnyt muutokset, valitse OK .
Voit myös tuoda Match Fields -valintaikkunan napsauttamalla joko Insert Address Block tai Greeting Line -valintaikkunan alareunassa olevaa Match Fields -painiketta, jotka molemmat näkyvät, kun napsautat vastaavaa työkalupalkin painiketta.
Yhdistämisen asiakirjojen tarkastelu
Ennen kuin siirrymme sulautettujen asiakirjojen esikatseluun ja tulostamiseen, huomautus muotoilusta: Kun yhdistät kentät kenttiin dokumenttiin, Word ei siirrä tietojen muotoilua tietolähteestä.
Erityisen muotoilun soveltaminen lähdeluettelosta
Jos haluat käyttää erityistä muotoilua, kuten kursivointia, lihavoitua tai alleviivaa, sinun on tehtävä se Wordissa. Jos katselet asiakirjaa, jossa on kenttiä, sinun on valittava kaksoisnuolet kentän molemmilla puolilla, jolle haluat muotoilua. Jos tarkastelet asiakirjaan yhdistettyjä tietoja, korosta teksti, jonka haluat muuttaa.
Muista, että kaikki muutokset tapahtuvat kaikkiin yhdistettyihin asiakirjoihin, ei vain yksittäisiin asiakirjoihin.
Yhdistettyjen asiakirjojen esikatselu
Jos haluat esikatsella yhdistettyjä asiakirjoja, napsauta Näytä Yhdistetyt tiedot -painiketta Yhdistämisen työkalupalkissa. Tämä painike toimii kuin vaihtokytkin, joten jos haluat palata katselemaan pelkästään kentät, eikä niiden sisältämät tiedot, napsauta sitä uudelleen.
Voit selata yhdistettyjä asiakirjoja käyttämällä Yhdistämisen työkalupalkin navigointipainikkeita. He ovat vasemmalta oikealle: Ensimmäinen Record , Edellinen Record , Go Record , Next Record , Last Record .
Ennen kuin yhdistät asiakirjat, sinun on esikatseltava kaikkia tai mahdollisimman paljon, jotta voit varmistaa, että kaikki on yhdistetty oikein. Kiinnitä erityistä huomiota sellaisiin asioihin kuin välimerkit ja välimatka sulautettujen tietojen ympärille.
Viimeistele postimerkintäasiakirja
Kun olet valmis yhdistämään asiakirjat, sinulla on kaksi vaihtoehtoa.
Yhdistä tulostimeen
Ensimmäinen on yhdistää ne tulostimeen. Jos valitset tämän vaihtoehdon, asiakirjat lähetetään tulostimeen ilman muutoksia. Voit sulautua tulostimeen napsauttamalla Yhdistä tulostimeen -työkalurivin -painiketta.
Yhdistä uuteen asiakirjaan
Jos haluat muokata joitain tai kaikkia asiakirjoja (vaikka sinun olisi viisasta lisätä muistiinpanojen tietolähteen muistikentän) tai tehdä muita muutoksia ennen tulostusta, voit yhdistää ne uuteen asiakirjaan; jos yhdistät uuteen asiakirjaan, yhdistämisen tärkeimmät asiakirjat ja tietolähde säilyvät ennallaan, mutta sinulla on toinen tiedosto, joka sisältää yhdistetyt asiakirjat.
Voit tehdä tämän napsauttamalla Yhdistä uuteen asiakirja -työkalupalkkiin -painiketta.
Kumpi tahansa valitsemaasi tapaan, saat esille valintaikkunan, jossa voit kertoa Wordille, että se yhdistää kaikki tietueet, nykyisen tietueen tai useita tietueita.
Napsauta haluamasi vaihtoehdon vieressä olevaa valintapainiketta ja valitse sitten OK .
Jos haluat yhdistää alueen, sinun on syötettävä kirjaa alkuun ja lopullinen numero, jonka haluat sisällyttää yhdistämiseen ennen kuin klikkaat OK .
Jos valitsit asiakirjojen tulostamisen, näyttöön tulee valintaikkuna, kun näyttöön tulee Tulosta-valintaikkuna. Voit olla vuorovaikutuksessa sen kanssa samaan kuin mikä tahansa muu asiakirja.