Kun jakat asiakirjoja sähköisesti, et voi laskea vastaanottajia, joiden Word on asennettu heidän tietokoneisiinsa.
Myös monet ihmiset eivät pidä Word-dokumenttien vastaanottamisesta, vaikka heillä olisi Word asennettuna koneisiinsa. Tämä johtuu siitä, että Word-dokumentit voivat sisältää haitallisia makroja.
Joten paras tapa jakaa asiakirjoja on PDF-muodossa. Adobe Acrobat on kultainen standardi PDF-tiedoston luomisessa. Mutta se kantaa rankkaa hintalappua. Jos luot vain PDF-tiedostoja satunnaisesti, et todennäköisesti halua ostaa Acrobatia.
Tällöin voit ladata Microsoftin ilmaisen Tallenna nimellä PDF-apuohjelman Office 2007: lle. Sen avulla voit luoda PDF-dokumentteja Wordissa ja kuudessa muussa Office-sovelluksessa. Sen avulla voit myös luoda XPS-asiakirjoja. XPS on Microsoftin litteä tiedostomuoto. Koska PDF-tiedostossa ei ole laajaa hyväksyntää, en suosittele asiakirjojen jakamista XPS-muodossa.
Kun olet ladannut ja asentanut lisäosan, luo PDF Wordiin seuraavasti:
- Napsauta Office-painiketta
- Napsauta Tulosta
- Valitse Tulosta-valintaikkunasta PDF tulostinvalintojen luettelossa
- Napsauta Tulosta
Lisäosa toimii Office XP: n kanssa.