Käytä helposti tarvitsemasi tietoja
Jos käytät Microsoft Worda liiketoimintaasiakirjojen, kuten raporttien ja liiketoimintasuunnitelmien, luomiseen, on välttämätöntä sisällyttää Exceliin luotuja tietoja. Sinulla on kaksi vaihtoehtoa: Voit joko linkittää Excel-asiakirjaan vetämällä haluamasi tiedot Word-tiedostoon tai voit upottaa itse Excel-dokumentin itse Word-tiedostoon.
Vaikka nämä ovat helppoja prosesseja, sinun on oltava tietoisia vaihtoehdoista ja kunkin ominaisuuksista. Tässä kerrotaan, miten linkit Excel-dokumenttiin ja upotat Word-dokumenttiin.
Linkittäminen Excel-laskentataulukkoon
Käyttäjille, jotka haluavat varmistaa, että tietoja päivitetään joka kerta, kun muutos tehdään laskentataulukkoon, linkittäminen on tapa edetä. Luodaan yksisuuntainen linkki, joka syöttää Excel-tiedostosi tiedot Word-dokumenttiin. Excel-asiakirjan linkittäminen pitää myös Word-tiedostosi pienenä, koska tietoja ei itse tallenneta Word-dokumenttiin.
Linkki Excel-asiakirjaan on joitain rajoituksia:
- Jos siirrät Excel-tiedoston, sinun on palautettava linkki Word-dokumenttiin.
- Jos aiot siirtää Word-tiedoston tai käyttää sitä toisella tietokoneella, sinun on muistettava siirtää Excel-tiedosto sen mukana.
- Sinun on tehtävä kaikki tietojen muokkaus Excel-dokumentissa. Tämä ei yleensä ole ongelma, ellei Word-dokumentissa tarvita eri muotoja.
Huomaa: Jos käytät Word 2007: aa, sinun kannattaa lukea artikkeli Excel-tietojen linkittämisestä Word 2007: ssä.
Jos käytät aiempaa Word-versiota, noudata näitä yksinkertaisia ohjeita:
- Avaa sekä Word-dokumentti että Excel-laskentataulukko, johon haluat linkittää.
- Valitse Exceliin ja kopioi solualue, jonka haluat sisällyttää (jos aiot lisätä sarakkeita tai rivejä laskentataulukkoon, valitse koko laskentataulukko napsauttamalla ruutua, joka sijaitsee vasemmassa yläkulmassa riviosien numeroissa ja sarakekirjeet).
- Sijoita Word-dokumenttiin kohdistin, johon haluat liitetyn taulukon sijoitettuna.
- Valitse Muokkaa- valikosta Liitä erikoisuus ...
- Napsauta Liitä-linkin vieressä olevaa valintanappia.
- Valitse Aseta-merkinnän kohdalla Microsoft Excel -työkuvausobjektin kohde .
- Napsauta OK .
Excel-tiedot olisi nyt lisättävä Excel-taulukkoon ja linkitettävä niihin. Jos teet muutoksia lähde-Excel-tiedostoon, seuraavan kerran, kun avaat Word -asiakirjan, sinua pyydetään päivittämään linkitetyt tiedot.
Excel-laskentataulukon upottaminen
Excel-laskentataulukon upottaminen Word-dokumenttiin on olennaisesti sama kuin Excel-laskentataulukon liittäminen. Ainoa ero on Asetukset-valintaikkunassa määritetyissä vaihtoehdoissa. Vaikka tulokset saattavatkin näyttää samalta, ne ovat dramaattisesti erilaisia.
Huomaa, että Excel-asiakirjan upottaminen Word-dokumenttiin sisällytetään koko Excel-asiakirja. Word muotoilee sulautetut tiedot näyttämään valitsemasi, mutta koko Excel-asiakirja sisällytetään Word-tiedostoon.
Excel-asiakirjan upottaminen tekee Word-asiakirjan tiedostokokoa suuremmaksi.
Jos käytät Word 2007: tä, tutustu Excel-tietojen upotukseen Word 2007: ssä. Jos käytät aiempia Word-versioita, asenna Excel-tiedosto Word-dokumenttiin seuraavasti:
- Avaa sekä Word-dokumentti että Excel-laskentataulukko.
- Kopioi Exceliin solujen alue, jonka haluat sisällyttää.
- Tee Word-dokumentissa kohdistin, johon haluat lisätä taulukon.
- Valitse Muokkaa- valikosta Liitä erikoisuus ...
- Napsauta Liitä- kohdan vieressä olevaa valintanappia .
- Valitse otsikkorivillä "As :," valitsemalla Microsoft Excel -työkuvausobjekti .
- Napsauta OK .
Excel-laskentataulukko on nyt upotettu Word-dokumenttiin.