01/08
Tietojen syöttämisen lomake Excelissä
Excelin sisäänrakennetun tietojenkäsittelylomakkeen käyttö on nopea ja helppo tapa syöttää tietoja Excel- tietokantaan .
Lomakkeen avulla voit:
- aloittaa uuden tietokantataulukon tai lisätä uusia tietueita olemassa olevaan tietokantaan
- selaa tietueita yksi kerrallaan
- etsi tietueita sisältäviä tietueita
- muokata tai poistaa yksittäisiä tietueita tarvittaessa
Katso asiaan liittyvä opetusohjelma: Excel 2010/2007 -tiedotuslomake .
02/08
Tietokenttäkenttien nimet lisääminen
Kuten aiemmin mainittiin, kaikki Excelin tietojen syöttömoduulin käyttämiseksi tarvitsemme tietokantaamme käytettävät sarakeotsikot tai -kentät.
Helpoin tapa lisätä kenttien nimet lomakkeeseen on kirjoittaa ne laskentataulukon soluihin . Voit lisätä lomakkeeseen enintään 32 kentän nimeä.
Syötä seuraavat otsikot soluihin A1 - E1:
Opiskelijanumero
Sukunimi
Alkukirjain
Ikä
Ohjelmoida
03/08
Tietolomakkeen avaaminen
Huomautus: Jos haluat apua tässä esimerkissä, katso yllä olevaa kuvaa.
- Napsauta solua A2, jotta se toimii aktiivisena soluna .
- Valitse valikosta Data> Lomake .
- Lomakkeen avaaminen tuo esiin Excel-sanoman, jossa on useita vaihtoehtoja otsikoiden lisäämiseksi lomakkeeseen.
- Koska olemme jo kirjoittaneet kenttien nimet, jotka haluamme käyttää otsikoina, meidän on tehtävä vain napsauttamalla OK-painiketta viestialueella.
- Kentässä, joka sisältää kaikki kentän nimet, pitäisi näkyä ruudulla.
04/08
Tietolomakkeiden lisääminen lomakkeella
Huomautus: Jos haluat apua tässä esimerkissä, katso yllä olevaa kuvaa.
Kun tietolomakkeet on lisätty lomakkeeseen, joka lisää tietueita tietokantaan, on yksinkertaisesti kysymys siitä, että tiedot kirjoitetaan oikeaan järjestykseen lomakekenttään.
Esimerkki tallenteista
Lisää tietokantaan seuraavat tietueet syöttämällä tiedot oikeiden otsakkeiden vieressä oleviin lomakekenttimiin. Napsauta Uusi- painiketta, kun olet kirjoittanut ensimmäisen tietueen, jotta kentät poistetaan toiselle tietueelle.
StudentID : SA267-567
Sukunimi : Jones
Alkuperäinen : B.
Ikä : 21
Ohjelma : Kielet
StudentID : SA267-211
Sukunimi : Williams
Alkuperäinen : J.
Ikä : 19
Ohjelma : Tiede
Vihje: Kun kirjoitat tietoja, jotka ovat hyvin samankaltaisia, kuten opiskelijan tunnusnumerot (vain vihjeen jälkeiset numerot ovat erilaiset), voit kopioida ja liittää nopeuttamaan ja yksinkertaistamaan tietojen syöttämistä.
05/08
Tietolomakkeiden lisääminen lomakkeella (Con't)
Huomautus: Jos haluat apua tässä esimerkissä, katso yllä olevaa kuvaa.
Jos haluat lisätä jäljellä olevat tietueet opetusohjelmatietokantaan, käytä lomaketta saadaksesi muuhun yllä olevaan tietoon yllä olevat tiedot soluihin A4 - E11.
06/08
Lomakkeen datatyökalujen käyttäminen
Huomautus: Jos haluat apua tässä esimerkissä, katso yllä olevaa kuvaa.
Tietokannan suuri ongelma on säilyttää tietojen eheys tiedoston kasvaessa koossa. Tämä edellyttää:
- tietojen virheiden korjaaminen tai yksittäisten tietueiden päivittäminen
- vanhentuneiden tai kaksoiskappaleiden poistaminen
Tietojen syöttölomakkeella on useita työkaluja oikealla puolella, mikä helpottaa tietokantojen löytämistä ja korjaamista tai poistamista.
Nämä työkalut ovat:
- Etsi edeltävät ja Etsi seuraavat -näppäimet - näistä voit selata tietokonetta eteenpäin ja takaisin tietokannoista kerrallaan.
- Poista- painike - tätä käytetään poistamaan tietokannasta peräisin olevat tietueet.
- Restore ( Palauta) -painiketta - Tällä painikkeella voidaan kumota muokattavan tietueen muutokset. Joskus tehdään virheellisiä muutoksia tietueeseen tai jopa muokataan väärä tietue kokonaan. Jos näin on, palautuspainiketta voidaan käyttää kumoamaan nämä muutokset.
- Huomaa: palautuspainike toimii vain niin kauan kuin tietue on lomakkeessa. Heti kun käytät toista tietuetta tai suljet lomakkeen, palautuspainike ei ole aktiivinen.
- Criteria- painikkeen avulla voit etsiä tietokantaa tietueiden perusteella, kuten nimen, iän tai ohjelman perusteella. Esimerkki Criteria- painikkeen käytöstä sisältyy opetusohjelman seuraavaan vaiheeseen .
07/08
Tietojen etsiminen yhden kentän nimen avulla
Criteria- painikkeen avulla voit etsiä tietokannan tietueille käyttäen yhtä tai useampaa kenttänimeä - kuten nimi, ikä tai ohjelma.
Huomautus: Jos haluat apua tässä esimerkissä, katso yllä olevaa kuvaa.
- Napsauta lomakkeen Criteria- painiketta.
- Klikkaamalla kriteeri -painiketta poistetaan kaikki lomakekentät, mutta ei poista tietoja tietokannasta.
- Napsauta Ohjelmakenttää ja kirjoita Taiteet, kun haluamme etsiä kaikki opiskelijoiden Arts-ohjelman opiskelijat.
- Napsauta Etsi Seuraava -painiketta. H. Thompsonin tietueen pitäisi näkyä muodossa, kun hän on liittynyt Arts-ohjelmaan.
- Napsauta Etsi Seuraava -painiketta toisen ja kolmannen kerran, ja J. Grahamin ja W. Hendersonin kirjaukset tulevat näkyviin yksi toisensa jälkeen, koska ne ovat myös ilmoittautuneet Arts-ohjelmaan.
Ohjaavan oppaan seuraava vaihe sisältää esimerkin useiden kriteerien mukaisten tietueiden etsimisestä.
08/08
Tietojen etsiminen useiden kenttien nimet
Criteria- painikkeen avulla voit etsiä tietokannan tietueille käyttäen yhtä tai useampaa kenttänimeä - kuten nimi, ikä tai ohjelma.
Huomautus: Jos haluat apua tässä esimerkissä, katso yllä olevaa kuvaa.
Tässä esimerkissä etsitään kaikkia 18-vuotiaita opiskelijoita, jotka ovat mukana yliopiston taiteen ohjelmassa. Vain ne lomakkeet, jotka täyttävät molemmat kriteerit, tulee näkyä lomakkeessa.
- Napsauta lomakkeen Criteria- painiketta.
- Napsauta ikäkenttä ja kirjoita 18 .
- Napsauta Ohjelmakenttää ja kirjoita Arts .
- Napsauta Etsi Seuraava -painiketta. H. Thompsonin tietueen pitäisi näkyä muodossa, koska hän on 18-vuotias ja on ollut mukana Arts-ohjelmassa.
- Napsauta Find Next -painiketta toisen kerran ja J. Grahamin levy tulee näkyviin, koska hän on myös 18-vuotias ja hän on liittynyt Arts-ohjelmaan.
- Napsauta Etsi Seuraava -painiketta kolmannen kerran ja J. Grahamin tietue on silti näkyvissä, koska muita kriteerejä vastaavia tietoja ei ole.
W. Hendersonin kirjaa ei pitäisi näyttää tässä esimerkissä, koska hän on opiskellut Arts-ohjelmassa, mutta hän ei ole 18-vuotias, joten hän ei vastaa molempia hakukriteerejä.