Arkisto vanhastapostista Outlookissa ja PST-tiedoston pienentäminen

Koska Outlookissa säilytettävän postin kasa kasvaa, tyypillisesti se tekee sen, kun Outlook tekee sen, mitä haluat tehdä. PST-tiedostokokonaisuus rajoittuu . ( PST tai "Omat kansiot" -tiedosto , tietenkin, on se, jossa Outlook pitää kaikki tietosi, kuten kalenterit , yhteystiedot ja sähköpostit.)

Pieni PST-tiedosto on nopea PST-tiedosto

Kummassakin tapauksessa kannattaa pitää tärkein PST-tiedoston koko pienenä ja hallittavissa. Outlookin avulla voit käyttää jotain AutoArchiven avulla . Tai jaat viestisi useampien PST-tiedostojen välillä, mikä voi olla kivuton ja nopea.

Arkisto vanhastapostista Outlookissa ja PST-tiedoston pienentäminen

Voit luoda vanhojen viestien arkiston Outlookissa erillään PST-tiedostosta, jota käytät päivittäin:

1. • Outlook 2007:
     1. Valitse Tiedosto | Data-tiedostonhallinta Outlookin valikosta.
   • Outlook 2016:
     1. Napsauta Tiedosto .
     2. Siirry Info- luokkaan.
     3. Valitse Tiliasetukset .
     4. Valitse valikosta Tilin asetukset ....
     5. Siirry Datatieto- välilehteen.
2. Napsauta Lisää:
   • Outlook 2016:
     1. Syötä arkiston nimi kohdassa Tiedostonimi:.
     2. Valitse haluamasi muoto kohdassa Tallenna nimellä:; valitse tyypillisesti Outlookin datatiedosto .
   • Outlook 2007:
     1. Valitse haluamasi muoto. Ellei sinun tarvitsee päästä tietoja Outlook 2002: n tai aiempien tietojen kanssa, on turvallista korostaa Office Outlookin henkilökohtaisten kansioiden tiedosto (.pst) .
     2. Napsauta OK .
     3. Anna haluamasi tiedostonimi.
        • Vuosittaiset arkistot toimivat hyvin, ja PST-tiedoston nimeäminen vuoden jälkeen on järkevää. Tietenkin voit valita kuukausittaiset arkistot, jos sinulla on paljon isoja postimyymiä käsitellä tai jotain muuta järjestelmää. Varmista vain, että tuloksena olevat PST-tiedostot ovat noin 1-2 gigatavua. Suuremmat tiedostot ovat yleensä vähemmän tehokkaita.
     4. Napsauta OK .
     5. Kirjoita arkiston PST-tiedoston haluttu nimi nimellä :.
        • Jälleen on järkevää nimetä arkistoasi sen sisällön jälkeen (vuoden arvoinen postiviesti minun tapauksessani).

1. Valinnaisesti suojaa pääsy salasanalla .
2. Napsauta OK .
3. Napsauta sitten Sulje .

Siirrä viesti arkistoon

Voit täyttää vasta luotavan arkiston PST:

• Vedä ja pudota koko kansioita juuri kansioon, joka ilmestyy Mail-kansiossa .
  • Tämä on kätevää, jos sinulla on jo Arkisto-kansio, joka sisältää kaikki viime vuoden postin. Pudota se arkistoon PST.
• Vaihtoehtoisesti yksittäisten kohteiden arkistointi:
  1. Napsauta root-kansioa, joka on nimetty arkistosi PST-osoitteen alla Mail Folders -ohjelmassa hiiren oikealla painikkeella.
  2. Valitse valikosta Uusi kansio ....
  3. Kirjoita haluamasi kansion nimi.
  4. Varmista, että sähköpostiviestit ja postikohdat on valittu kohdassa Kansio sisältää: jos haluat arkistoida sähköposteja. Jos haluat arkistoida muita kohteita, valitse sopiva luokka.
  5. Napsauta OK .
  6. Vedä ja pudota yksittäisiä tai sähköpostiviestejä äskettäin luoduille kansioille.
• Voit siirtää tietyn päivämäärän ennen postia kansioon (tai sisäkkäisiin kansioihin) seuraavasti:
  1. • Outlook 2016:
       1. Napsauta Tiedosto .
       2. Siirry Info- luokkaan.
       3. Valitse Työkalut .
       4. Valitse Arkisto ... -valikosta, joka on ilmestynyt.
     • Outlook 2007:
       1. Valitse Tiedosto | Arkistoi ... Outlookin valikosta.
  2. Varmista, että Arkisto tämä kansio ja kaikki alikansiot ovat valittuna.
  3. Korosta haluamasi kansio.
  4. Määritä päivämäärät sähköpostiviestit, joiden (aiemmin tänä vuonna tammikuun 1. päivänä) aiot siirtyä alle arkistoon, joka on vanhempi kuin: __ .
  5. Käytä Selaa ... -painiketta valitaksesi edellä luotu arkisto PST-tiedosto.
  6. Napsauta OK .

• Voit myös pienentää elävän PST-tiedoston heti vapautetun tilan pyytämiseksi heti.

Sulje Arkiston PST-tiedosto

Kun olet arkistanut kaikki kohteet, voit sulkea PST-tiedoston Outlookissa:

1. Napsauta arkiston PST-kansion pääkansioa Mail-kansiossa hiiren oikealla painikkeella.
2. Valitse Sulje "___" valikosta.

Pääsy Postitse suljetusta arkistosta PST-tiedostosta

Voit hakea viestejä arkistosta PST-tiedostosta, jonka olet sulkenut:

1. • Outlook 2016:
     1. Napsauta Tiedosto .
     2. Valitse Avaa & Vie .
     3. Valitse Avaa Outlook-tiedosto .
   • Outlook 2007:
     1. Valitse Tiedosto | Avaa | Outlook-tiedosto ... Outlookin valikosta.
2. Korosta haluttu arkisto PST-tiedosto.
3. Napsauta Avaa .

PST-tiedosto ja sen kansiot näkyvät Mail-kansioissa , jotka ovat valmiita toimintaan.