Pysy tuottavana antamalla Outlookin arkistoimaan viestejä sinulle
Sähköposti voi nopeasti täyttää Outlook-postilaatikon jättäen sinut haavoittuneeksi joukko postia ja kansioita, jotka jatkuvat yhä suurempia ja isompia . Pysy tuottavana pitämällä postilaatikkosi kevyt ja puhdas. Tietenkin voit arkistoida jokaisen yksittäisen saapuneen viestin käsin, mutta voit myös ottaa käyttöön automaattisen arkistoinnin ja anna Outlookin tehdä vanhempien viestien siirtämisen arkistoon sinulle.
Arkistoi postia automaattisesti Outlookin automaattisen arkistoinnin avulla
AutoArchive-ominaisuus on sisällytetty Outlookin Windows-versioon (se ei ole Mac-versiossa). Ota käyttöön Outlook 2010: n 2016, 2013 ja 2010 AutoArchive -ominaisuus:
- Napsauta Tiedosto > Valinnat > Lisäasetukset .
- Napsauta AutoArchive-asetuksen Automaattiset arkistoasetukset- kohdassa.
- Määritä Run AutoArchive every n days -ruudussa kuinka usein AutoArchive voidaan suorittaa.
- Valitse muut vaihtoehdot. Voit esimerkiksi kehottaa Outlookia poistamaan vanhoja kohteita sen sijaan, että ne arkistoitiin.
- Napsauta OK .
Ellei määritä eri aikaa, Outlook käyttää normaalia ikääntymisjaksoa Outlook-viesteihisi. Postilaatikossasi vanhentamisaika on kuusi kuukautta, lähetetyt ja poistetut kohteet, kaksi kuukautta ja lähtevän postin vanhentamisaika on kolme kuukautta. Kun viestit saavuttavat määrätyn ikääntymisjakson, ne merkitään arkistointiin seuraavassa AutoArchive-istunnossa.
Kun olet ottanut AutoArchive käyttöön, varmista, että määrität kansion tasolla, mikä on vanha posti ja miten sitä pitäisi käsitellä.
- Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet
- Valitse haluamasi asetukset AutoArchive-välilehdellä .
Voit myös arkistoida kohteita käsin, jos pää Outlook-tiedosto on liian suuri.