Excel-tietokannan luominen

Seuraa yhteystietoja, kokoelmia ja muita tietoja Excel-tietokantaan

Ajoittain meidän on seurattava tietoja ja hyvä paikka, sillä tämä on Excel-tietokantatiedostossa. Olipa kyseessä henkilökohtainen puhelinluettelon, organisaation tai tiimin jäsenten yhteystietoluettelo tai kolikon, korttien tai kirjojen kokoelma, Excel-tietokantatiedoston avulla on helppo syöttää, tallentaa ja löytää tiettyjä tietoja.

Microsoft Excel on rakentanut työkaluja, joiden avulla voit seurata tietoja ja löytää erityisiä tietoja, kun haluat sen. Sen lisäksi, että sen satoja sarakkeita ja tuhansia rivejä , Excel-laskentataulukko voi olla valtava määrä tietoja .

Tietojen syöttäminen

Perusmuoto tietojen tallentamiseksi Excel-tietokantaan on taulukko.

Kun taulukko on luotu, Excelin datatyökaluja voidaan etsiä, lajitella ja suodattaa tietueita tietyltä tietokannalta.

Voit seurata tätä tutoriaalia kirjoittamalla tiedot yllä olevan kuvan mukaisesti.

Anna opiskelijan tunnukset nopeasti:

1. Kirjoita ensimmäiset kaksi tunnusta - ST348-245 ja ST348-246 soluihin A5 ja A6 vastaavasti.
2. Korosta kaksi tunnusta valitaksesi ne.
3. Napsauta täyttökahvaa ja vedä se alas soluun A13 .
4. Muut opiskelijan tunnukset tulee syöttää soluihin A6-A13 oikein.

Tietojen syöttäminen oikein

Kun syötät tietoja, on tärkeää varmistaa, että se syötetään oikein. Muu kuin rivillä 2 taulukon otsikon ja sarakeotsikoiden välillä, älä jätä mitään muuta tyhjää riviä syöttääksesi tietoja. Varmista myös, että et jätä tyhjiä soluja.

Tietovirheistä , jotka johtuvat väärästä tietojen syöttämisestä, ovat datan hallintaan liittyviä monia ongelmia. Jos tiedot syötetään oikein alussa, ohjelma palauttaa todennäköisimmin haluamasi tulokset.

Rivit ovat Records

Tietokannassa jokainen tietoryhmä tunnetaan tietueeksi . Kun kirjoitat kirjaa, pidä näitä ohjeita mielessä:

• Jätä taulukossa ei ole tyhjiä rivejä. Tämä ei sisällä tyhjä rivi sarakeotsikoiden ja ensimmäisen tietorivin välissä.
• Tietue voi sisältää vain yhtä tietyn kohteen tietoja.
• Tietueen tulee sisältää myös kaikki tietokannasta kyseiseen kohteeseen liittyvä tieto. Tietoja kohteesta ei voi olla useammassa kuin yhdessä rivissä.

Sarakkeet ovat kentät

Excel-tietokannan rivejä kutsutaan kirjauksiksi, sarakkeet tunnetaan kentiksi . Jokainen sarake tarvitsee otsikon tunnistamaan sen sisältämät tiedot. Näitä nimikkeitä kutsutaan kenttien nimiä.

• Kenttien nimiä käytetään varmistamaan, että kunkin tietueen tiedot syötetään samaan järjestykseen.
• Varmista, että kaikki sarakkeen tiedot syötetään käyttäen samaa muotoa. Jos aloitat numeroiden numeron (kuten 10 tai 20), pidä se ylös. Älä muuta osaa läpi ja aloita numeroiden kirjoittaminen sanoiksi (esim. Kymmenen tai kaksikymmentä). Ole johdonmukainen.
• Älä jätä taulukossa tyhjiä sarakkeita.

Taulukon luominen

Kun tiedot on syötetty, se voidaan muuntaa taulukoksi . Tehdä niin:

1. Korosta solut A3-E13 työarkissa.
2. Napsauta Koti- välilehteä.
3. Avaa pudotusvalikko napsauttamalla nauhaa Format as Table -vaihtoehtoa.
4. Valitse Taulukko tyyli Medium 9 -vaihtoehto, jos haluat avata Format as Table -valintaikkunan.
5. Kun valintaikkuna on auki, A3-E13-työpöydän soluihin tulisi ympäröi marssirouveja.
6. Jos marssivat muurahaiset ympäröivät oikean solualueen, napsauta OK- painiketta Format in Table -valintaikkunassa.
7. Jos marssinmuotit eivät ympäröi oikeaa solualuetta, korosta oikea alue työarkissa ja napsauta sitten Ok muotoilussa taulukossa .
8. Taulukossa on oltava pudotusnuolet jokaisen kentän nimen vieressä, ja taulukon rivit on muotoiltava vuorotellen vaalealla ja tummansinisellä.

Tietokantatyökalujen käyttäminen

Kun olet luonut tietokannan, voit lajitella tai suodattaa tietosi käyttämällä kunkin kentän nimen vieressä olevia pudotusvalikkoja.

Tietojen lajittelu

1. Napsauta avattavaa nuolta Last Name -kentän nimen vieressä.
2. Lajittele tietokanta aakkosjärjestyksessä valitsemalla Lajittele Z- asentoon.
3. Kerran lajiteltu, Graham J. pitäisi olla taulukon ensimmäinen ennätys ja Wilson. R tulee olla viimeinen.

Suodatustiedot

1. Napsauta ohjelman kentän nimen vieressä olevaa avattavaa nuolta.
2. Poista kaikki valintaruudut valitsemalla Valitse kaikki -valintaruutu.
3. Lisää valintamerkki valintaruutuun napsauttamalla Business- valintaruudun vieressä olevaa valintaruutua.
4. Napsauta OK .
5. Vain kaksi opiskelijaa - G. Thompson ja F. Smith pitäisi olla näkyvissä, koska he ovat vain kaksi yritystoimintaan osallistuneesta.
6. Jos haluat näyttää kaikki tietueet, napsauta ohjelman kentän nimen vieressä olevaa pudotusvalikkoa.
7. Napsauta Tyhjennä suodatin "Ohjelma" -vaihtoehdosta.

Tietokannan laajentaminen

Voit lisätä tietueita tietokantaan seuraavasti:

• Aseta hiiren osoitin pienen pisteen päälle pöydän oikeassa alakulmassa.
• Hiiren osoitin muuttuu kahden otsikon nuoleksi.
• Kun näin tapahtuu, napsauta hiiren oikeaa painiketta hiiren oikealla painikkeella ja vedä osoitin alas, kun haluat lisätä tyhjän rivin tietokannan alaosaan.
• Lisää seuraavat tiedot tähän uuteen riviin:
  Cell - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Tiede

Tietokantojen muotoilun viimeistely

1. Korosta taulukot A1 - E1 .
2. Napsauta Koti- välilehteä.
3. Voit keskittää otsikon napsauttamalla nauhan yhdistämistä ja keskitystä.
4. Avaa täyttöväri avattava luettelo napsauttamalla väriainetta täyttävä väri (näyttää maalitölkkeeltä).
5. Valitse luettelosta Blue, Accent 1 , jos haluat vaihtaa taustan värin soluihin A1 - E1 tummansiniseen.
6. Napsauta Fontti-väri -kuvaketta Muotoilu- työkalurivillä (se on suuri kirjain "A"), jotta avattava fontin väri avattava luettelo.
7. Valitse luettelosta Valkoinen , jos haluat vaihtaa tekstin värin soluihin A1 - E1 valkoiseksi.
8. Korosta taulukot A2 - E2 .
9. Avaa täyttöväri avattava luettelo napsauttamalla väriaineen täyttöväriä.
10. Valitse luettelosta Blue, Accent 1, Lighter 80 , jos haluat vaihtaa taustan värin soluihin A2 - E2 vaaleansiniseen.
11. Korosta taulukon A4 - E14 solu .
12. Napauttamalla nauhan keskusta -asetusta keskitä tekstin kohdistaminen soluihin A14-E14.
13. Tässä vaiheessa, jos olet noudattanut kaikkia tämän oppitunnin vaiheita oikein, laskentataulukon pitäisi muistuttaa tämän opetusohjelman vaiheessa 1 kuvattua laskentataulukkoa.

Tietokannan toiminnot

Syntaksi : D-toiminto (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Jos D- toiminto on jokin seuraavista:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Tyyppi : Tietokanta

Tietokannan toiminnot ovat erityisen käteviä, kun Google-arkkia käytetään jäsenneltyjen tietojen säilyttämiseen, kuten tietokantaan. Jokainen tietokantafunktio, Dfunction , laskee vastaavan funktion tietokantataulukkoon katsotun solualueen osajoukoksi. Tietokannan toiminnot koskevat kolmea argumenttia:

• Database_arr on array-lausekkeen, joka on jäsennelty siten, että jokainen rivi rivin 1 jälkeen on tietokannan tietue ja jokainen sarake on tietokantakenttä. Rivi 1 sisältää kunkin kentän tarrat.
• Field_str | num ilmaisee, mikä sarake (kenttä) sisältää keskiarvot. Tämä voidaan ilmaista joko kentän nimen (tekstin merkkijonon) tai sarakemäärän mukaan, jolloin vasemmanpuoleisin sarake esitetään 1: ksi.
• Criteria_arr on array-lausekkeella luotu alue, upotettu taulukko tai taulukko, joka on jäsennelty siten, että ensimmäinen rivi sisältää kentän nimen, jolle kriteeri (kriteerit), ja seuraavat rivit sisältävät ehdollisen testin (testiä) .

Kriteerien ensimmäinen rivi määrittää kenttien nimet. Joka toinen kriteeri kriteereissä on suodatin, joka on joukko rajoituksia vastaaviin kenttiin. Rajoitukset on kuvattu käyttämällä kyselyn esimerkki-merkintää, ja ne voivat sisältää vertailua vastaavan arvon tai vertailuoperaattorin ja vertailuarvon. Esimerkkejä rajoituksista ovat: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". Tyhjä solu tarkoittaa, että vastaavaa kenttää ei ole rajoitettu.

Suodatin vastaa tietokannan riviä, jos kaikki suodattimen rajoitukset (suodattimen rivin rajoitukset) täyttyvät. Tietokannan rivi (tietue) täyttää kriteerit, jos ja vain, jos vähintään yksi suodatin vastaa sitä. Kentän nimi voi esiintyä useammin kuin kerran Criteria-alueella, jotta samanaikaisesti voidaan käyttää useita rajoituksia (esimerkiksi lämpötila> 65 ja lämpötila <= 82).

DGET on ainoa tietokantatoiminto, joka ei koota arvoja. DGET palauttaa toisen argumentin (kuten VLOOKUP) määritetyn kentän arvon vain silloin, kun täsmälleen yksi tietue vastaa kriteerejä; muussa tapauksessa se palauttaa virheen, joka osoittaa vastaavuuksia tai useita otteluita