Excel 2003 -tietokannan opetusohjelma

01/09

Excel 2003 -tietokannan yleiskuvaus

Ajoittain meidän on seurattava tietoja ja hyvä paikka, sillä tämä on Excel-tietokantatiedostossa. Olipa kyseessä henkilökohtainen puhelinluettelon, organisaation tai tiimin jäsenten yhteystietoluettelo tai kolikon, korttien tai kirjojen kokoelma, Excel-tietokantatiedoston avulla on helppo syöttää, tallentaa ja löytää tiettyjä tietoja.

Excel on rakentanut työkaluja, joiden avulla voit seurata tietoja ja löytää erityisiä tietoja, kun haluat sen. Sen lisäksi, että sen satoja sarakkeita ja tuhansia rivejä, Excel-laskentataulukko voi olla valtava määrä tietoja.

Katso myös opetusohjelma Excel 2007/2010/2013 Step by Step Database Tutorial .

02/09

Tietojen taulukot

Perusmuoto tietojen tallentamiseksi Excel-tietokantaan on taulukko. Taulukossa tiedot syötetään riveihin. Jokainen rivi tunnetaan tietueeksi .

Kun taulukko on luotu, Excelin datatyökaluja voidaan etsiä, lajitella ja suodattaa tietueita tietyltä tietokannalta.

Vaikka Excel-työkalussa on useita tapoja käyttää näitä data-työkaluja, helpoin tapa tehdä niin on luoda taulukosta saatujen tietojen luettelo .

Seuraa tätä opetusohjelmaa:

• syötä tiedot kuten yllä olevassa kuvassa.

Vihje - Voit kirjoittaa opiskelijakortin nopeasti:

1. Kirjoita kaksi ensimmäistä tunnusta - ST348-245 ja ST348-246 soluihin A5 ja A6 vastaavasti.
2. Korosta kaksi tunnusta valitaksesi ne.
3. Napsauta täyttökahvaa ja vedä se alas soluun A13.
4. Muut opiskelijan tunnukset tulee syöttää soluihin A6-A13 oikein.

03/09

Tietojen syöttäminen oikein

Kun syötät tietoja, on tärkeää varmistaa, että se syötetään oikein. Muu kuin rivillä 2 taulukon otsikon ja sarakeotsikoiden välillä, älä jätä mitään muuta tyhjää riviä syöttääksesi tietoja. Varmista myös, että et jätä tyhjiä soluja.

Tietovirheistä, jotka johtuvat väärästä tietojen syöttämisestä, ovat datan hallintaan liittyviä monia ongelmia. Jos tiedot syötetään oikein alussa, ohjelma palauttaa todennäköisimmin haluamasi tulokset.

04/09

Rivit ovat Records

Kuten mainittiin, tietueita tietokannassa tunnetaan tietueiksi. Kun kirjoitat kirjaa, pidä näitä ohjeita mielessä:

• Jätä taulukossa ei ole tyhjiä rivejä, edes otsikoiden ja ensimmäisen tietorivin välissä.
• Tietue voi sisältää vain yhtä tietyn kohteen tietoja.
• Tietueen tulee sisältää myös kaikki tietokannasta kyseiseen kohteeseen liittyvä tieto. Tietoja kohteesta ei voi olla useammassa kuin yhdessä rivissä.
  

05/09

Sarakkeet ovat kentät

Excel-tietokannan rivejä kutsutaan kirjauksiksi, sarakkeet tunnetaan kentiksi . Jokainen sarake tarvitsee otsikon tunnistamaan sen sisältämät tiedot. Näitä nimikkeitä kutsutaan kenttien nimiä.

• Kenttien nimiä käytetään varmistamaan, että kunkin tietueen tiedot syötetään samaan järjestykseen.
• Varmista, että kaikki sarakkeen tiedot syötetään käyttäen samaa muotoa. Jos aloitat numeroiden numeron (kuten 10 tai 20), pidä se ylös. Älä muuta osaa läpi ja aloita numeroiden kirjoittaminen sanoiksi (esim. Kymmenen tai kaksikymmentä). Ole johdonmukainen.
• Jätä taulukossa tyhjä sarakkeita.

06/09

Luettelon luominen

Kun tiedot on syötetty taulukkoon, se voidaan muuntaa luetteloon . Tehdä niin:

1. Korosta taulukot A3-E13 taulukkoon.
2. Avaa Luo lista -valintaikkuna valitsemalla valikosta Tiedostot> Luettelo> Luo luettelo .
3. Kun valintaikkuna on auki, A3-E13-työpöydän soluihin tulisi ympäröi marssirouveja.
4. Jos marssivat muurahaiset ympäröivät oikean solualueen, napsauta Luo lista -valintaikkunassa Ok.
5. Jos marssin muurahaiset eivät ympäröi oikeaa solualuetta, korosta oikea alue työarkissa ja napsauta Luo lista -valintaikkunassa Ok.
6. Taulukkoa ympäröi tumma reunus, ja pudotusnuolet on lisättävä kunkin kentän nimen vieressä.

07/09

Tietokantatyökalujen käyttäminen

Kun olet luonut tietokannan, voit lajitella tai suodattaa tietosi käyttämällä kunkin kentän nimen vieressä olevia pudotusvalikkoja.

Tietojen lajittelu

1. Napsauta pudotusnuolta Last Name -kentän nimen vieressä.
2. Lajittele tietokanta aakkosjärjestyksessä A: sta Z: een.
3. Kerran lajiteltu, Graham J. pitäisi olla taulukon ensimmäinen levy ja Wilson R. pitäisi olla viimeinen.

Suodatustiedot

1. Napsauta ohjelman kentän nimen vieressä olevaa avattavaa nuolta.
2. Napsauta Business- vaihtoehtoa suodattaa kaikki opiskelijat, ei yritysohjelmassa.
3. Napsauta OK.
4. Vain kaksi opiskelijaa - G. Thompson ja F. Smith pitäisi olla näkyvissä, koska he ovat vain kaksi yritystoimintaan osallistuneesta.
5. Voit näyttää kaikki tietueet napsauttamalla ohjelman kentän nimen vieressä olevaa avattavaa nuolta.
6. Napsauta Kaikki- vaihtoehtoa.
   

08/09

Tietokannan laajentaminen

Voit lisätä tietueita tietokantaan seuraavasti:

• Asterismin (solut A14-E14) sisältävä tyhjä rivi lisätään tietokannan pohjaan, kun se luodaan.
• Lisätietoa voidaan lisätä tietokantaan tämän tyhjän rivin avulla.
• Lisää seuraavat tiedot:
  
  Cell - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Tiede

09/09

Tietokantojen muotoilun viimeistely

Huomaa : Tässä vaiheessa käytetään Muotoilu-työkalupalkissa olevia viestejä , jotka sijaitsevat yleensä Excel 2003 -näytön yläosassa. Jos se ei ole läsnä, lue Excel-työkalurivien löytäminen , jotta voit etsiä sen.

1. Korosta taulukot A1 - E1.
2. Keskitä otsikko napsauttamalla Muotoilu- työkalupalkin Merge- ja Center- kuvaketta.
3. Kun solut A1-E1 ovat yhä valittuja, napsauta Muotoilu- työkalurivin täyttöväri -kuvaketta (näyttää maalaa sisältäväksi) avattavan taustaväri-luettelon avaamiseksi.
4. Valitse luettelosta Sea Green , jos haluat muuttaa solujen A1 - E1 taustan värin tummanvihreiksi.
5. Napsauta Muotoilu- työkalupalkin Fontti-väri -kuvaketta (se on suuri kirjain "A") avattavan fontin värin avattavasta luettelosta.
6. Valitse luettelosta Valkoinen , jos haluat vaihtaa tekstin värin soluihin A1 - E1 valkoiseksi.
7. Korosta taulukot A2 - E2.
8. Avaa alasvetovalikko napsauttamalla Muotoilu- työkalupalkin Täyttöväri- kuvaketta.
9. Valitse luettelosta Light Green , jos haluat vaihtaa A2 - E2: n taustavärien vaaleanvihreäksi.
10. Korosta solut A3 - E14 työarkissa.
11. Avaa Automaattinen muotoilu -valintaikkuna valitsemalla Muoto> Automaattinen muotoilu valikosta.
12. Valitse listasta 2 vaihtoehtoluettelosta solujen A3 - E14 muotoiluun.
13. Korosta solut A3 - E14 työarkissa.
14. Napsauta Muotoilu- työkalurivin Keskusta-valintanäppäintä, jos haluat keskittää tekstin kohdistuksen soluihin A3-E14.
15. Tässä vaiheessa, jos olet noudattanut kaikkia tämän oppitunnin vaiheita oikein, laskentataulukon pitäisi muistuttaa tämän opetusohjelman vaiheessa 1 kuvattua laskentataulukkoa.