Jos olet kuin useimmat käyttäjät, et luultavasti käytä liikaa aikaa ajatella, mitä nimiä asiakirjoihin tallennettaessa niitä. Valitettavasti tämä voi vaikeuttaa etsittävän tiedoston etsimistä ilman vähän hakuja - voit joutua jopa avaamaan useita eri tiedostoja löytääksesi haluamasi.
Kehittäminen asiakirjojen nimeämisjärjestelmästä ja tapana käyttää sitä säästää aikaa ja turhautumista, kun on aika löytää haluamasi asiakirja. Sen sijaan, että etsitään lukemattomia asiakirjoja epätäsmällisillä tiedostonimillä, nimeämisjärjestelmä auttaa sinua nopeuttamaan hakuasi.
Oikea nimitysjärjestelmä
Ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa nimetä tiedostoja, ja nimeämisjärjestelmät vaihtelevat käyttäjän ja käyttäjän välillä. Tärkeää on löytää menetelmä, jolla on järkevää sinulle, ja sitten soveltaa sitä johdonmukaisesti. Seuraavassa on joitain vinkkejä, joiden avulla pääset alkuun:
- Sisällytä päivämäärä, jona asiakirja muodostettiin tiedostonimeäsi: Tämä on mahdollisesti yksi hyödyllisimmistä elementeistä, jotka on sisällytettävä tiedostonimeen, erityisesti silloin, kun olet tekemisissä kirjeenvaihdon kanssa. Vaikka et muista tarkalleen, kun olet laatinut asiakirjan, todennäköisesti voit rajata haun tiettyyn ajanjaksoon.
- Sisällytä vastaanottajan nimi tiedostonimiin: Tämä on erityisen arvokas käytäntö kirjeiden käyttämisessä, mutta se voi olla kätevä elementti muille asiakirjoille, kuten sopimuksille, muistioille ja jopa muistiinpanoille.
- Määritä, minkä tyyppinen asiakirja tiedosto on: Jälleen tämä vaikuttaa tietyille käyttäjille, ja se johtuu siitä, että se on niin tärkeä osa tiedostonimeä. Jos etsit kirjoittamasi kirjeen, voit poistaa tiedoston, jolla on nimi "contract" tai "notes".
- Kiinnitä huomiota siihen, miten tilata tiedostonimiä: Vaikka tämä ei ehkä auta sinua erottamaan tiedostoja, se auttaa sinua tilaamaan ne etsittäessäsi. Voit lajitella tiedostosi aakkosjärjestyksessä (tai numeerisesti) valitsemalla lajitteluohjaukset Wordissa tai valintaikkunassa Avaa-valintaikkunassa, jotta ne lajitellaan tiedoston nimen ensimmäisen merkin mukaan.
Tämä ei ole tyhjentävä luettelo vinkkejä tiedostojen nimeämisestä, mutta se on hyvä paikka aloittaa. Kun olet alkanut harjoitella tiedostojen nimeämistä johdonmukaisella tavalla, kehität järjestelmän, joka toimii parhaiten sinulle - ja todennäköisesti keksit joitain omia temppuja.