Pieni organisaatio menee pitkälle, kun etsit tiedostoja
Jos käytät enemmän aikaa Microsoft Word -tiedostojen etsimiseen kuin sinä työskentelet niiden kanssa, silloin on aika hyödyntää joitain Word- ja tietokoneesi tarjoamia organisaation ominaisuuksia.
Tallenna kaikki Word-tiedostot pikkukuvien avulla
Tallentamalla jokaisen Word-tiedoston esikatselukuva tai pikkukuva helpottaa niiden tunnistamista avaamatta niitä. Voit tallentaa kaikki Word-dokumentit esikatselukuva tai pikkukuva seuraamalla vain muutamia vaiheita:
- Avaa Microsoft Word.
- Valitse valikkorivillä Tiedosto .
- Valitse Ominaisuudet avattavasta valikosta.
- Napsauta Yhteenveto- välilehteä.
- Aseta Tallenna esikatselukuvan vieressä oleva valintaruutu tämän asiakirjan tai Tallenna pienoiskuvat kaikkien sanakirjojen vieressä (riippuen Word-versiosta).
- Napsauta OK .
Päivitä Word-dokumenttien ominaisuudet
Jos käytät massiivisia määriä Word-dokumentteja, joilla on samankaltaiset nimet ja sijainnit, varmasti haluat hyödyntää Word-dokumenttien ominaisuuksien ominaisuutta . Palaa Tiedostoon > Ominaisuudet > Yhteenveto ja sisällytä kommentit, avainsanat, luokka, otsikko tai aiheen tiedot - mikä auttaa sinua erottamaan tiedostot. Kun on aika tehdä haku, Word löytää täsmälleen mitä tarvitset.
Tee kansiot tietokoneellasi ja käytä niitä
Aseta yksi kansio kaikkiin Word-asiakirjoihisi eteenpäin ja nimeä se jotain, jota et unohda, kuten "MyWordDocs". Aseta se kansioihin, joiden nimet ovat järkeviä ja käytä niitä. Jos olet esimerkiksi vastuussa viikkotiedonmääritysten tekemisestä, tee kansio kyseisille muistiinpanoille ja lisää muistiin kuukausia tai vuosia.
Jos sinulla on vuosien ajan Word-dokumentteja, jotka ovat hajallaan tietokoneessasi ja sinulla ei ole aikaa avata niitä ja päättää, ovatko ne pitäjiä vai ei, tekevät vain jokaisen vuoden ajan kansioita, joista vanhat asiakirjat ovat peräisin ja pudota kaikki vuoden 2010 asiakirjat yksi kansio, toinen vuonna 2011 ja niin edelleen, kunnes sinulla on aikaa tarkastella niitä uudelleen.
Käytä yhtenäistä tiedostojen nimeämisjärjestelmää
Nimeämisjärjestelmän luominen on ehkä tärkein asia, jota voit auttaa auttamaan, kun etsit haluamaasi tiedostoa. Ei ole mikään oikea tapa nimetä tiedostoja, mutta nimeämisjärjestelmän valitseminen ja sen käytön johdonmukaisuus on vaivan arvoista. Ehdotuksia ovat:
- Sisällytä asiakirjan tyyppi, joten voit kertoa yhdellä silmäyksellä, että mikä tahansa tiedostonimi, joka sisältää "Sopimus", "Lease" tai "Uutiskirje", ei ole etsimäsi kirjain.
- Aloita nimi asiakkaan nimen (tai vastaanottajan sukunimen avulla, jos asiakirjat ovat kirjaimia).
- Sisällytä päivämäärä tiedostonimiin.
Ei kiirettä
Jos tietokoneesi on jo täynnä tiedostoja, älä yritä puuttua organisaation ongelmiin kerralla. Ratkaise työ alas käsinkappaleisiin kappaleisiin ja käytä 15 minuuttia päivässä. Kun kiertäkää hauskoja Word-tiedostoja tietokoneellasi, aseta ne yhteen kansioistasi, tee uusi kansio tai poista ne, jos et enää tarvitse niitä. Jos et pysty tekemään mieltäsi, aseta ne HoldUntilDate-kansioon ja valitse tulevaisuuden päivämäärä tarpeeksi kauas tulevaisuudessa, että jos et ole avannut kansioita, niin sinun on hyvä poistaa se. Minkä tyyppisiä kansioita teet, laita ne kaikki yhteen isoan Word-kansioosi, niin tiedät mistä etsiä.