Jos sinulla on useita asiakirjoja, joita sinun on yhdistettävä, mutta et halua käydä käsin yhdistelemällä niitä ja yhdistämällä muotoilun, mikset voi luoda yhden pääasiakirjan? Saatat ihmetellä, mitä tapahtuu kaikille sivunumeroille , indeksille ja sisällysluettelolle. Pääasiakirjan ominaisuus voi käsitellä sitä! Käännä useita asiakirjoja yhdeksi Word-tiedostoksi.
Mikä se on?
Mikä on päätiedosto? Pohjimmiltaan se näyttää yksittäisten Word-tiedostojen linkit (tunnetaan myös alikokoelmina). Näiden alikirjojen sisältö ei ole päädokumentissa, vaan vain niiden linkit ovat. Tämä tarkoittaa, että alihakemistojen muokkaaminen on helppoa, koska voit tehdä sen yksilöllisesti häiritsemättä muita asiakirjoja. Lisäksi erillisiin asiakirjoihin tehtyjä muokkauksia päivitetään automaattisesti pääasiakirjassa. Vaikka useampi kuin yksi henkilö työskentelisi asiakirjassa, voit lähettää sen eri osia useille ihmisille päädokumentin kautta.
Katsotaanpa, kuinka voit luoda pääasiakirjan ja sen alihakemistot. Teemme myös pääasiakirjan olemassa olevista asiakirjoista ja sisällön sisällyttämistä päädokumenttiin.
Pääasiakirjan luominen tyhjästä
Tämä tarkoittaa, että sinulla ei ole olemassa olevia alihakemistoja. Aloita avaamalla uusi (tyhjä) Word-asiakirja ja tallentamalla se tiedostonimellä (kuten "Master").
Siirry nyt kohtaan "File" ja napsauta sitten "Outline". Tyylivalikon avulla voit kirjoittaa asiakirjan otsikot. Voit myös käyttää Outline Tools -osiossa otsikoita eri tasoille.
Kun olet valmis, siirry Suunnittelu-välilehteen ja valitse Näytä asiakirja pääasiakirjassa.
Tällöin sinulla on vielä enemmän vaihtoehtoja hahmotellaan. Korosta juuri kirjoittamasi ääriviivat ja paina "Luo".
Nyt kaikilla asiakirjoilla on oma ikkuna. Muista tallentaa pääasiakirja uudelleen.
Jokainen päädokumentin ikkuna on alihakemisto. Näiden alihakemistojen tiedostonimi on kunkin asiakirjan pääikkunan ikkunan otsikon nimi.
Jos haluat siirtyä edelliseen näkymään, valitse "Sulje ääriviivat".
Lisätään sisällysluettelo pääkansioon. Vie hiiren osoitin dokumentin tekstin alkuun ja siirry kohtaan " Viitteet " ja napsauta sitten "Sisällysluettelo". Valitse haluamasi vaihtoehto Automaattinen taulukko -asetuksista.
Voit siirtyä "Home" -kansioon ja napsauttaa sitten kohtaa "Paragraph" ja klikkaamalla kappaleen symbolia nähdäksesi leikkeen taukot ja minkä tyyppiset ne ovat.
Huomaa: Word lisää sopimatonta leikkauskatkoa ennen ja jälkeen jokaisen alikokoisen asiakirjan, kun teet pääasiakirjan tyhjästä, jotta sivujesi ei ole. Jopa niin, voit muuttaa yksittäisten leikkauskatojen tyypin.
Esimerkki näyttää laajennetut alihakemistot, kun asiakirja on ääriviivatilassa.
Pääasiakirjan luominen olemassa olevista asiakirjoista
Ehkä sinulla on jo asiakirjoja, jotka haluat yhdistää yhdeksi päädokumentiksi. Aloita avaamalla uusi (tyhjä) Word doc ja tallentamalla se nimellä "Master" tiedostonimellä.
Siirry kohtaan "View" ja napsauta "Outline" päästäksesi Outlining-välilehteen. Valitse sitten "Näytä asiakirja pääasiakirjassa" ja lisää alikokoelma ennen kuin napsautat "Lisää".
Insert Subdocument -valikossa näkyvät asiakirjojen sijainnit. Valitse ensimmäinen ja paina "Avaa".
Huomaa: Yritä säilyttää kaikki alihakemistot samaan hakemistoon tai kansioon kuin päädokumentti.
Ponnahdusikkuna saattaa kertoa sinulle, että sinulla on sama tyyli sekä alikansioon ja päädokumenttiin. Hit "Kyllä kaikki", niin että kaikki pysyy johdonmukaisena.
Toista tämä prosessi, jos haluat lisätä kaikki päädokumentin haluamasi alikokoelmat. Loppujen lopuksi aliohjelmat on minimoitu klikkaamalla Piilota-välilehdellä olevaa kohtaa "Collapse Subdocuments".
Sinun täytyy tallentaa ennen kuin voit romahtaa alihakemistot.
Jokainen alihakemisto-ruutu näyttää täydellisen polun alitiedostojen tiedostoihin. Voit avata alikokoisen dokumentin kaksoisnapsauttamalla sen symbolia (yläkulmassa vasemmalle) tai käyttämällä "Ctrl + Click".
Huomaa: Nykyisten Word-dokumenttien tuominen päätiedostoon tarkoittaa, että Word lisää sivujen katkokset ennen kunkin alitodistuksen alkua ja sen jälkeen. Voit vaihtaa leikkauskatkotyypin, jos haluat.
Voit tarkastella päädokumenttia Outline View -ohjelman ulkopuolella siirtymällä kohtaan "View" (Näytä) ja napsauttamalla "Print Layout" (Tulosta asettelu).
Voit lisätä sisällysluettelon samalla tavoin kuin alunperin luodut master-asiakirjat.
Nyt, kun kaikki alihakemistot ovat päädokumentissa, voit lisätä tai muokata otsikoita ja alatunnisteita. Voit myös muokata sisällysluetteloa, luoda hakemiston tai muokata muita asiakirjan osia.
Jos olet tekemässä master-dokumenttia Microsoft Wordin aikaisemmassa versiossa, se saattaa vioittua. Microsoft Answersin sivusto voi auttaa sinua, jos näin tapahtuu.