Määritä Off-Office-automaattinen vastaus Outlookissa

Aseta toimiston lomapalaute Outlookissa, ja ohjelma vastaa kaikkiin uusiin sähköpostiviesteihin, joita vastaanotat, kun olet poissa.

Sähköpostisi vastaanottaminen on helppoa; Mikä on kova jättää sen takana

Aina kun menet, ottaa kaikki sähköpostisi mukanasi pienessä, kätevässä paketissa on helppoa. Jättäminen takana iso, iso tietokone on kova ja usein järkevä asia tehdä.

Jos tarvitset terveyttä, Outlook auttaa sinua: kun otat lomasi päivittäisestä päivästä, Outlook reagoi automaattisesti tuleviin viesteihin - otat tämän taakan harteilta myös paluusi jälkeen.

Tietenkin Outlook ei voisi koskaan vastata yhtä johdonmukaisesti, vakuuttavasti ja ytimekkäästi tavalla kuin voitte henkilökohtaisesti, mutta se reagoi ahkerasti, antamalla lähettäjille tietää, että olet poissa toimistosta, ehkä silloin, kun palaat, ja pitäisikö heidän seurata - (jos vielä asiaankuuluva) tai ohjaa ne toiseen yhteyteen asioista, jotka edellyttävät välitöntä vastausta.

Määritä Off-of-Office -ilmoituksen automaattinen vastaus Outlookissa POP- ja IMAP-tilille

Jos haluat määrittää automaattisen vastaajan Outlookissa IMAP- tai POP- sähköpostitilille (Exchange, ks. Alla), määritä ensin vastaukselle käytetty viesti:

1. Luo uusi viesti (valitse Uusi sähköposti ) Outlookissa.
2. Anna haluttu kohde ja viesti Outlook-toimistosi automaattiselle vastaukselle.
   • Jos mahdollista ja merkityksellistä, sisällytä, kun ihmiset lähettävät sähköpostia, voit odottaa henkilökohtaista vastausta tai odottaa vastausta lainkaan. Tämä voi olla jonkin aikaa sen jälkeen, kun olet palannut.
   • Voit myös lisätä Cc: ja Bcc: vastaanottajat vastaanottamaan kopion jokaisesta automaattisesta vastauksesta.
   • Jos määrität Outlookin toimiston automaattisen vastauksen lähettämisen vastauksena kaikkiin saapuviin postiviesteihin (ei vain viestien lähettämiä tiettyihin yhteystietoihin), ota huomioon, että liiallisen tiedon ilmaiseminen vapaasti aiheuttaa riskin .
3. Valitse Tiedosto (tai TIEDOSTO ).
4. Valitse näkyviin tulevasta arkista Tallenna nimellä .
5. Varmista, että Outlookin malli on valittuna kohdassa Tallenna nimellä:.
6. Valinnaisesti anna mallinimi Tiedostonimi: (Outlook on valinnut mallin aiheen oletusarvoisesti).
7. Napsauta Tallenna .

Siirry Outlookin automaattisen vastaajan sääntöjen luomiseen:

1. Napsauta Tiedosto (tai FILE ) Outlookin Mail-näkymässä.
2. Varmista, että Info- luokka on auki.
3. Napsauta Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä -kohdassa Tilitiedot .
4. Varmista, että olet Säännöt ja hälytykset -ikkunan Sähköposti -säännöt -välilehdessä.
5. Varmista, että tili, jolle haluat luoda loma-vastauksen, on valittuna kohdassa Käytä muutoksia tähän kansioon :.
   • Voit soveltaa sääntöä kaikkiin tileihisi helposti. katso alla, vaihe 21.
6. Napsauta Uusi sääntö ...
7. Varmista, että Käytä sääntöä, kun vastaanottamani viestit on valittu Aloita tyhjältä -säännöltä .
8. Napsauta Seuraava> .
9. Varmista, että Oman nimeni on To -ruudussa on valittu Vaihe 1: Valitse tilanne .
   • Voit jättää kaikki ruudut tarkistamatta ja tehdä Outlookin toimiston autovastaajasta vastauksen kaikkiin saapuviin postiviesteihin tai voit tarkistaa, missä nimessäni on Vastaanottaja tai Cc-ruutuun sisällyttää myös sellaiset sähköpostit, joista olet vain Cc: vastaanottaja.
10. Napsauta Seuraava> .
11. Varmista, että vastaus tietyn mallin avulla on valittu vaiheessa 1: Valitse toimet .
12. Napsauta tietyn mallin vaiheessa 2: Muokkaa sääntöjen kuvaus (napsauta alleviivattua arvoa) .

1. Varmista, että käyttäjän asetukset on valittu kohdassa Tiedostojärjestelmä:.
2. Korosta aiemmin luotu malli.
3. Napsauta Avaa .
4. Napsauta sitten Seuraava> .
5. Varmista, paitsi jos automaattinen vastaus on tarkistettu vaiheessa 1: Valitse poikkeus (tarvittaessa) .
6. Napsauta Seuraava> .
7. Kirjoita automaattisen vastaavan suodattimen haluttu nimi vaiheessa 1: Määritä tämän säännön nimi .
8. Varmista, että tämän säännön käyttöönotto on valittu, jotta loma-vastaus voidaan ottaa käyttöön heti; voit poistaa tämän säännön käytöstä tietysti ja ottaa automaattisen vastauksen käyttöön vain, jos sitä tarvitaan.
   • Voit ottaa suodattimen käyttöön milloin tahansa avaamalla säännöt ja hälytykset -ikkunan yllä olevalla tavalla ja varmistamalla, että lomavastaaja-sääntö on tarkistettu sähköpostisääntö- välilehdellä.
9. Valinnaisesti Ota käyttöön tämä sääntö kaikille tileille .
   • Muista kuitenkin, että suodattimet eivät ehkä toimi tiettyjen tilin tyyppien kanssa (Outlook ei luo niitä vaikka tämä ruutu olisi tarkistettu).
10. Napsauta Valmis .
11. Napsauta OK .

Ota pois Outlook-lomaviestisääntö käytöstä

Voit poistaa käytöstä Off-of-Office-automaattivastauksen, jonka olet määrittänyt (ja käytössä) Outlookissa:

1. Valitse Tiedosto (tai FILE ) Outlookin Mail-näkymässä.
2. Siirry Info- luokkaan.
3. Napsauta Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä ( sääntöjen ja hälytysten vieressä).
4. Varmista, että E-Mail Rules -välilehti on valittu.
5. Valitse tili, jolle haluat poistaa käytöstä automaattisen vastaajan valinnan kohdassa Sovella muutokset tähän kansioon: ( Jokaisen tilin erillinen loma-vastaus on poistettava erikseen.)
6. Varmista, että vastauksen ottamiseen käyttämä automaattinen vastaaja-sääntö ei ole tarkistettu sääntöluettelossa.
7. Napsauta OK .

Vaihtoehto: Outlookin loma vastaaja lisäosat

Sen sijaan, että määrität säännön Outlookissa manuaalisesti, voit käyttää työkalua, kuten Email Responder (FreeBusy) tai automaattinen vastauspäällikkö. Nämä työkalut ovat yleensä fiksuja lähettämään vain välttämättömiä toimiston autovastauksia.

Ottakaa huomioon, että Outlook itse lähettää vain automaattisen vastauksen kuhunkin osoitteeseen kerran istunnossa; toinen automaattivastaus voidaan lähettää vain, kun Outlook suljetaan ja avataan uudelleen. Outlook ei myöskään automaattisesti vastaa lähettäjää kahdella eri viestillä.

Määritä Off-of-toimiston loma-automaattinen vastaus Outlookissa Exchange-tilille

Jos käytät Outlookia Exchange-tilillä, voit määrittää toimiston automaattisen vastauksen suoraan palvelimelta:

1. Valitse pääikkunan Outlook-ikkunasta TIEDOSTO .
2. Avaa Info- luokka.
3. Valitse Automaattiset vastaukset .
4. Varmista, että Lähetä automaattiset vastaukset on valittu.
5. Automaattivastaaja käynnistyy ja pysähtyy automaattisesti:
   1. Varmista, että lähetät vain tämän ajanjakson aikana: tarkistetaan.
   2. Valitse haluamasi päivämäärä ja kellonaika automaattisen vastaajan käynnistämiseksi aloitusajan aikana:.
   3. Valitse haluamasi päättymispäivä ja -aika Kestoaika :.
6. Kirjoita oman toimiston automaattisen vastauksen viesti Inside My Organisation -kohdassa .
   • Tämä sähköposti lähetetään yrityksesi ihmisiin.
7. Voit lähettää automaattisia vastauksia myös yrityksesi ulkopuolella oleville henkilöille:
   1. Avaa Oman organisaation ulkopuolella -välilehti.
   2. Varmista, että automaattinen vastaus organisaation ulkopuolisille ihmisille tarkistetaan, jos olet tyytyväinen siihen liittyviin turvallisuusriskeihin .
   3. Kirjoita viesti, joka lähetetään yrityksesi ulkopuolelle.
8. Napsauta OK .

Voit ylläpitää toimiston vastauksia keskitetysti Exchange-palvelimella (mukaan lukien mallipohjat, jotka sisältävät kenttiä, jotka on liitetty Active Directory -palveluun). Voit kokeilla Symprex Out-of-Office Manager -ohjelmaa.

(Testattu Outlook 2013: n ja Outlook 2016: n kanssa)