Microsoft Word -tuotemerkit helpottavat asiakirjojen etsimistä ja järjestämistä
Asiakirjoihin lisättyjen Microsoft Word -tuotteiden avulla voit organisoida ja etsiä asiakirjatiedostot, kun tarvitset niitä.
Tunnisteita pidetään metatiedoina, aivan kuten asiakirjan ominaisuuksia, mutta tunnisteita ei tallenneta dokumenttitiedostoon. Sen sijaan kyseiset tunnisteet hoidetaan käyttöjärjestelmässä (tässä tapauksessa Windowsissa). Tämä mahdollistaa tunnisteiden käytön eri sovelluksissa. Tämä voi olla suuri etu koko tiedostojen järjestämiseen, mutta jokainen on eri tiedostotyyppi (esimerkiksi PowerPoint-esitykset, Excel-laskentataulukot jne.).
Voit lisätä tunnisteita Windowsin Resurssienhallinnassa, mutta voit lisätä ne myös Wordissa. Sanalla voit määrittää tunnisteita asiakirjoihisi, kun tallennat ne.
Merkitseminen on yhtä helppoa kuin tiedostojen tallentaminen:
- Napsauta Tiedosto (jos käytössä on Word 2007 ja napsauta sitten Office- painiketta ikkunan vasemmassa yläkulmassa).
- Avaa Tallenna-ikkuna valitsemalla Tallenna tai Tallenna nimellä .
- Anna tallennetulle tiedostolle nimi, jos et ole jo olemassa.
- Syötä tiedostotunnuksesi alla tunnisteiden kenttään. Voit syöttää niin monta kuin haluat.
- Napsauta Tallenna .
Tiedostosi on nyt liitetty siihen valitut tagit.
Vihjeitä tiedostojen merkitsemiseen
Tunnisteet voivat olla mitä tahansa. Kun syötät tunnisteita, Word voi tarjota sinulle luettelon väreistä. näitä voidaan yhdistää tiedostoja yhteen, mutta sinun ei tarvitse käyttää niitä. Sen sijaan voit luoda omia mukautettuja tunnisteita. Nämä voivat olla yksittäisiä sanoja tai useita sanoja.
Esimerkiksi laskuasiakirjassa voi olla siihen liittyvä ilmeinen tunniste "lasku". Haluat myös haluta merkitä laskut sen yrityksen nimen kanssa, jolle heille lähetetään.
Kun syötät tunnisteita Wordiin tietokoneelle (Word 2007, 2010 jne.), Erotkaa useita tunnisteita puolipisteillä. Tämän avulla voit käyttää useampaa kuin yhtä sanaa.
Kun annat merkinnän kentässä Wordissa Macille, paina välilehteä. Tämä luo tunnisteyksikön ja siirtää sitten kohdistinta eteenpäin, jotta voit luoda lisää tunnisteita, jos haluat. Jos sinulla on useita sanoja sisältävä tunniste, kirjoita ne kaikki sisään ja paina sitten välilehteä, jotta kaikki ne kuuluvat yhteen tunnisteeseen.
Jos sinulla on paljon tiedostoja ja haluat käyttää tunnisteita, jotka auttavat sinua järjestämään ne, sinun kannattaa miettiä käyttämiesi tunnisteiden nimet. Dokumenttien järjestämiseen käytettävää metatietotunnistejärjestelmää kutsutaan joskus taksonomiksi sisällönhallinnassa (vaikka sillä on alan laajempi merkitys). Suunnittelemalla tunnisteiden nimet ja pitämällä ne johdonmukaisina, on helpompi säilyttää siistissä ja tehokkaassa asiakirjojen organisaatiossa.
Word voi auttaa sinua pitämään tunnisteesi johdonmukaisesti tekemällä ehdotuksia aiemmin käytetyistä tunnisteista, kun syötät tunnisteen tallennettaessa tiedostoa.
Tunnisteiden muuttaminen ja muokkaaminen
Tunnisteiden muokkaamista varten sinun on käytettävä Resurssienhallinnassa Tiedot-paneelia.
Avaa Resurssienhallinta. Jos Tiedot-paneeli ei ole näkyvissä, valitse valikosta Näytä ja napsauta Tiedot-paneelia . Tämä avaa ikkunan Explorer-ikkunan oikealla puolella olevan ruudun.
Valitse asiakirja ja katso Tunnisteet-merkinnän Tiedot-osioon. Tee muutoksia napsauttamalla Välilyönti-välilehteä. Kun olet tehnyt muutokset, valitse Details-ruudun alareunasta Tallenna .