Luo omia Word-malleja säästää aikaa, mutta suunnittele ne ensin
Jos luot usein asiakirjoja, jotka sisältävät saman erikoistuneen muotoilun mutta joissa ei aina ole samaa tekstiä, kuten laskuja, pakkauslaskuja, lomakekirjeitä jne., Voit automatisoida prosessin ja säästää huomattavasti aikaa luomalla template Wordissa.
Mikä on malli?
Niille, jotka eivät tunne malleja, tässä on nopea selitys: Microsoft Word -malli on asiakirjan tyyppi, joka luo kopion itsestäsi, kun avaat sen. Tässä kopiossa on kaikki mallin muotoilu ja muotoilu, kuten logot ja taulukot, mutta voit muokata sitä kirjoittamalla sisältöä muuttamatta alkuperäistä mallia.
Voit avata mallin niin monta kertaa kuin haluat, ja joka kerta, kun se luo uuden kopion itsestäsi uudelle dokumentille. Luotu tiedosto tallennetaan tavalliseksi Word-tiedostotyypiksi (esim. .docx).
Word-mallipohja voi sisältää muotoilua, tyylejä, boilerplate-tekstiä, makroja , otsikoita ja alatunnisteita sekä mukautettuja sanakirjoja , työkalurivejä ja automaattiteksti-merkintöjä .
Word-mallin suunnittelu
Ennen kuin luot Word-mallisi, kannattaa luoda luettelo yksityiskohdista, jonka haluat sisällyttää siihen. Suunnittelun aika säästää enemmän aikaa pitkällä aikavälillä.
Seuraavassa on muutamia vinkkejä siitä, mitä haluat sisällyttää:
- Kaikki teksti, joka pitäisi kaikissa asiakirjoissa perustua malliin.
- Muotoilu kuten sarakkeet, marginaalit, välilehtien pysäkit, lopetukset, alaviitteet jne.
- Macros, joita haluat käyttää, mutta jotka ovat tämän asiakirjan ominaisuuksia.
- Kirjeille voit lisätä päivämääräkentän, joka päivittyy automaattisesti joka kerta, kun malli on avattu.
- Myös kirjaimille, sisältää osoitteen ja yhteystiedot.
- Käytä kenttiä tai automaattista tekstiä tietoja, jotka saattavat muuttua, mutta jotka sisältävät aina samantyyppiset tiedot (esim. Sivunumerot, dokumentin otsikko, tiedostopolku jne.). Tällaiset tiedot ovat usein otsikoissa ja alatunnisteissa.
- Jos asiakirjassa on eri muotoilua olevia osioita, voit käyttää kuvaavaa paikkamerkkitekstiä, kuten TITLE tai HEADING, jota voit kirjoittaa mallipohjalta luodussa kopiossa. Tällä tavoin se muodostaa kyseisen osion nimen.
Kun sinulla on ääriviivat, mitä haluat, laita prototyyppiasiakirja tyhjään Word-asiakirjaan. Sisällytä kaikki luetellut elementit ja haluamasi malli asiakirjoihisi.
Uuden mallin tallentaminen
Tallenna dokumentti malliksi noudattamalla seuraavia ohjeita:
Word 2003
- Valitse ylävalikosta Tiedosto .
- Valitse Tallenna nimellä ...
- Siirry kohtaan, johon haluat tallentaa mallin. Sana alkaa oletusmallien tallennuspaikasta . Muista, että muissa paikoissa kuin oletussijainnissa tallennetut mallit eivät näy Mallit-valintaikkunassa uusien asiakirjojen luomisen aikana.
- Kirjoita Tiedostonimi-kenttään tunnistettava malli-tiedostonimi.
- Napsauta avattavasta luettelosta "Tallenna nimellä" ja valitse Asiakirjamallit .
- Napsauta Tallenna .
Word 2007
- Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Microsoft Office -painiketta .
- Aseta hiiren osoitin Tallenna nimellä .... Avaa toissijainen valikko napsauttamalla Word-mallia .
- Siirry kohtaan, johon haluat tallentaa mallin. Sana alkaa oletusmallien tallennuspaikasta. Muista, että muissa paikoissa kuin oletussijainnissa tallennetut mallit eivät näy Mallit-valintaikkunassa.
- Kirjoita Tiedostonimi-kenttään tunnistettava malli-tiedostonimi.
- Napsauta Tallenna .
Word 2010 ja myöhemmät versiot
- Napsauta Tiedosto-välilehteä.
- Valitse Tallenna nimellä ...
- Siirry kohtaan, johon haluat tallentaa mallin. Sana alkaa oletusmallien tallennuspaikasta. Muista, että muissa paikoissa kuin oletussijainnissa tallennetut mallit eivät näy Mallit-valintaikkunassa uusien asiakirjojen luomisen aikana.
- Kirjoita Tiedostonimi-kenttään tunnistettava malli-tiedostonimi.
- Napsauta avattavasta luettelosta "Tallenna nimellä" ja valitse Asiakirjamallit .
- Napsauta Tallenna .
Asiakirja tallennetaan nyt mallina, jonka tiedostotunniste on .dot tai .dotx, jota voidaan käyttää uusien asiakirjojen luomiseen.