Linkitetyn tekstin käyttäminen useissa MS Word -tiedostoissa säästää aikaa
Saman tekstin päivittäminen useisiin Word-dokumentteihin voi olla aikaa vievää, todella aikaa vievää, jos sinulla on paljon muokattavia asiakirjoja. Onneksi MS Word sisältää erittäin kätevä linkitystoiminnon, joka voi tehdä koko prosessin todella helpoksi, mutta sinun on valmistauduttava siihen.
Tällainen linkitys on hyödyllistä, jos teksti on sama kaikissa asiakirjoissa ja kun tekstiä on päivitettävä, kaikki teksti on päivitettävä . Tämä on hyvin erityinen skenaario, mutta joka voi säästää aikaa, jos käytät sitä.
Esimerkiksi sanotaan, että 20 Microsoft Word -dokumenttia on asetettu tulostamaan 20 eri osoitekirjaa, ja jokaisella sivulla on kymmeniä tarroja. Jos luulet, että saatat joutua päivittämään kyseiset osoitteet, voit välttää tekemällä sen manuaalisesti tekemällä erillisen asiakirjan, jossa luetellaan 20 osoitetta. Sitten liitä 20 asiakirjaa osoitteiden yhteen sivulle niin, että kun päivität osoitteen siellä, kaikki siihen liittyvät asiakirjat päivittyvät.
Toinen esimerkki Word-asiakirjojen linkittämisen käsitteen ymmärtämisestä voidaan nähdä, jos sinulla on useita Word-dokumentteja, joiden nimi on kirjoitettu kussakin, mutta olet menossa naimisiin pian. Sen sijaan, että palaisit jokaiseen asiakirjaan myöhemmässä vaiheessa, muuttaisit sukunimesi, laita linkki toiseen asiakirjaan ja kun päivität sukunimesi, nimi muuttuu kaikissa muissa asiakirjoissa!
Kuten näette, se on yksinkertainen tapa korvata teksti useissa Word-asiakirjoissa kerralla. Jälleen kuitenkin se on todella hyödyllistä vain, jos lisäät saman tekstiryhmän kaikkialle paikkaan ja tekstiä täytyy päivittää jossain vaiheessa.
Huomaa: Tämän tyyppinen tekstin linkitys ei ole sama kuin hyperlinkit, jotka avaavat verkkosivuja tai muita tiedostoja napsautettaessa.
Miten lisätään teksti linkki Word
- Kirjoita uusi teksti Microsoft Word -asiakirjaan, johon haluat linkittää muihin asiakirjoihin. Muotoile se täsmälleen niin kuin haluat, että se näkyy kaikissa asiakirjoissa. Jos haluat lainata yllä mainitusta ensimmäisestä esimerkistä, tässä asiakirjassa kirjoitat 20 eri osoitetta.
- Luo tiedosto luomalla linkki. Sillä ei ole väliä missä pelastat sen, mutta varmasti tiedät missä se on.
- Tärkeää: Jos siirrät tekstiä sisältävän tiedoston, sinun on syötettävä päivitetty linkki tekstiin kaikkiin linkitettyihin asiakirjoihin, joten kannattaa harkita tätä ennen kuin valitset sen, mihin haluat tallentaa.
- Korosta teksti, jonka haluat yhdistää, niin että se on valittu.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella tai napauta ja pidä valittua tekstiä ja valitse Kopioi valikosta. Toinen vaihtoehto on käyttää näppäimistöä : käytä Ctrl + C -tietokoneessa tai komento + C Macissa.
- Siirrä kohdistin eri asiakirjasta tai muusta asiakirjasta mihin tahansa haluamaasi linkitettyyn tekstiin. Voit aina muuttaa sijainnin myöhemmin, aivan kuten voit, kun siirrät jotain tekstiä.
- Valitse Word-uudempien versioiden Home- välilehdellä pieni nuoli kohdassa "Liitä" ja valitse sitten Liitä erikoinen ... -vaihtoehto. Vanhemmissa versioissa valitse Muokkaa- valikosta Liitä erikoistiedot .
- Valitse Liitä erikois -valintaikkunasta Liitä linkki -vaihtoehto.
- Tämän ruudun oikeassa reunassa on useita vaihtoehtoja, mutta muotoiltu teksti (RTF) on se, joka liittää linkitetyn tekstin juuri sellaisena kuin se näkyy alkuperäisessä asiakirjassa.
- Toista tämä prosessi niin monta kertaa kuin tarvitset samaan asiakirjaan tai jokaiseen erilliseen asiakirjaan, jonka haluat linkittää alkuperäiseen tekstiin.