Ja miten ei vahingossa pilata asioita
Google Driven avulla voit lisätä yhteistyökumppaneita joko katselemaan tai muokkaamaan asiakirjoja. Se on melko yksinkertainen.
- Avaa Google Drive .
- Valitse sen asiakirjan vieressä oleva kohta, jonka haluat jakaa.
- Napsauta Lisää-painiketta selainikkunan yläosaan.
- Valitse Jaa .
- Valitse Jaa uudelleen (kun siirrät hiiren osoittimen päälle, näet luettelon vaihtoehdoista ja Jaa on luettelossa).
- Anna niiden henkilöiden sähköpostiosoite tai osoitteet, joiden kanssa haluat jakaa.
- Valitse, onko lisäkäyttäjillä vain muokkaus- tai katseluoikeuksia.
Helppoa.
Jos haluat jakaa koko kansion, prosessi on täsmälleen sama.
- Avaa Google Drive.
- Valitse sen kansion vieressä oleva kansio, jonka haluat jakaa.
- Napsauta Lisää-painiketta selainikkunan yläosaan.
- Valitse Jaa .
- Valitse Jaa uudelleen.
- Anna niiden henkilöiden sähköpostiosoite tai osoitteet, joiden kanssa haluat jakaa.
- Valitse oikeudet.
Se on melko sama prosessi, paitsi että olet tehnyt kansion.
Voit myös tehdä täsmälleen saman asian ja tallentaa muutaman askeleen avaamalla asiakirjan ja valitsemalla suuren sinisen Jaa-painikkeen ikkunan oikeasta yläkulmasta.
Kun olet jakanut kansion, kaikki tähän kansioon tallennetut asiakirjat perivät saman jakamisen oikeudet. Jos olet jakanut kansion Bobin kanssa, kaikki kansiossa olevat asiakirjat, laskentataulukot, piirustukset tai tiedostot jaetaan myös Bobille.
Tämä on melko tehokas yhteistyö, mutta nyt Google Docs on myös Google Drive , se saa monimutkaisen. Näet, että kukin tiedosto voi olla vain yhdestä kansiosta, mutta muokkausoikeuksia käyttävät voivat siirtää tiedostoja.
Tiedostot voivat olla vain yhdessä kansiossa
Jos käytät Google Drive -työkalua, on hyvin houkutteleva siirtää jaettua tiedostoa omaan Drive -ohjelmaan tai johonkin muuhun kansioon, jotta voit organisoida tai käyttää sitä helposti työpöydän Google Drive -kansiossa. Vältä tätä kiusausta! Koska tiedosto voi olla vain yhdelle kansiolle, siirrät tiedoston ulos jaetusta kansiosta, mikä tarkoittaa, että tiedosto siirretään myös kaikkien muiden jaetun kansion ulkopuolelle . Jaetun kansion siirtäminen Omaan Driveen tarkoittaa, että lopetat jakamisen myös kaikkien kanssa . Oho.
Mitä tapahtuu, jos siirrät tiedostoa vahingossa pois jaetusta kansiosta? Siirrä se takaisin ja kaikki palautetaan.
Mitä tapahtuu, jos sinä tai joku, jonka kanssa olet tekemässä yhteistyötä, vahingoittaa ja jakaa jaetun kansion johonkin toiseen kansioon omalla Drivella ? No, ensimmäinen asia, jonka pitäisi tapahtua, on, että saat varoituksen. Älä jätä sitä huomiotta. Toinen asia, jonka pitäisi tapahtua, on, että saat viestin, joka kertoo sinulle, mitä teitte, ja tarjoten sinulle mahdollisuuden peruuttaa se. Viisas valinta.
Jos jätät huomiotta molemmat varoitukset, sinun on jaettava kansio uudelleen, jotta asetukset palautetaan. Jos työskentelet organisaation kanssa, varmista, että kaikki tietävät nämä säännöt etukäteen ja varmista, että jakat asiakirjoja ihmisillä, joihin luotat, jotta he noudattaisivat niitä.
Kuinka lisätä tiedostoja minun asemaan ilman jakamisongelmia
Voit itse synkronoida tiedostot My Drive -palvelussa nyt ilman, että se sekaisi yhteistyöasetuksiasi. Hurraa. Näin voit tehdä:
- Valitse Jaettu kanssani ikkunan vasemmalla puolella.
- Valitse ruudut valitaksesi tiedostot tai kansiot synkronointia varten.
- Napsauta Lisää omaan asemaan -painiketta. Tiedostot synkronoidaan automaattisesti tietokoneesi Google Drive -kansioon, joten voit muokata niitä työpöytäsovellusten avulla ja muutokset synkronoidaan kaikkien muiden kanssa.
Kyllä, tämä on hankala poikkeus tiedostoihin vain yhdellä kansion säännössä, mutta mahdollistaa offline-muokkaamisen mahdollisuuden . Varmista, että nämä muokkaukset koordinoidaan varmistaaksesi, ettet luo muokkausoikeuksia, kun teet niin.