Word 2003: n versionhallinta on hyödyllinen, mutta sitä ei enää tueta
Microsoft Word 2003 tarjoaa muodollisen tavan toteuttaa versioita asiakirjan luomiseen. Word 2003: n versionhallintaominaisuuden avulla voit säilyttää asiakirjojen aiemmat versiot entistä helpommin ja tehokkaammin.
Asiakirjojen tallentaminen eri tiedostoilla
Olet ehkä käyttänyt tapaa tallentaa dokumentin versiot portaittain eri tiedostonimiin. Tässä lähestymistavassa on kuitenkin puutteita. Kaikkien tiedostojen hallinta voi olla vaikeaa, joten se edellyttää huolellisuutta ja suunnittelua. Tämä menetelmä käyttää myös huomattavaa määrää tallennustilaa, sillä jokainen yksittäinen tiedosto sisältää koko asiakirjan.
Versiot Word 2003: ssa
Word-versionhallinnassa on parempi menetelmä, joka välttää nämä haitat ja samalla voit säilyttää työsi luonnokset. Word-versiot -ominaisuuden avulla voit pitää edellisen aiempia toistoja samassa tiedostossa kuin nykyinen asiakirja. Tämä säästää, kun hallitset useita tiedostoja samalla kun tallennat tallennustilaa. Sinulla ei ole useita tiedostoja, ja koska se vain säästää luonnosten välisiä eroja, se tallentaa osan levytilaa useista versioista.
Word 2003 -versio on käytettävissä kahdella tavalla:
- Tallenna versio manuaalisesti milloin tahansa.
- Pyydä Worda automaattisesti tallentamaan asiakirjan version suljettaessa.
Jos haluat tallentaa version manuaalisesti, varmista, että asiakirja on auki:
- Valitse ylävalikosta Tiedosto.
- Valitse versiot ...
- Valitse Versiot-valintaikkunassa Tallenna nyt ... Save Version (Tallenna versio) -valintaikkuna tulee näkyviin.
- Anna kommentit, jotka haluat sisällyttää tähän versioon.
- Kun olet tehnyt kommenttien kirjoittamisen, napsauta OK .
Asiakirjan versio on tallennettu. Seuraavan kerran, kun tallennat version, näet aiemmat versiot, jotka olet tallentanut versiot-valintaikkunassa.
Tallenna versiot automaattisesti
Voit asettaa Word 2003: n tallentamaan versiot automaattisesti suljettaessa asiakirjoja seuraavasti:
- Valitse ylävalikosta Tiedosto.
- Valitse Versiot ... Tämä avaa Versiot-valintaikkunan.
- Valitse valintaruutu "Tallenna versio automaattisesti automaattisesti suljettuna".
- Napsauta Sulje .
Huomaa: Versiominaisuus ei toimi Wordissa luotujen WWW-sivujen kanssa.
Asiakirjan versioiden katselu ja poistaminen
Kun tallennat asiakirjan versiot, voit käyttää näitä versioita, poistaa ne ja palauttaa dokumentin version uuteen tiedostoon.
Asiakirjan version tarkasteleminen:
- Valitse ylävalikosta Tiedosto .
- Valitse Versiot ... Tämä avaa Versiot-valintaikkunan.
- Valitse versio, jonka haluat avata.
- Napsauta Avaa .
Dokumentin valittu versio aukeaa uudessa ikkunassa. Voit selata asiakirjan ja toimia sen kanssa vuorovaikutuksessa normaalin asiakirjan kanssa.
Vaikka voit tehdä muutoksia asiakirjan edelliseen versioon, on tärkeää huomata, että nykyiseen asiakirjaan tallennettua versiota ei voi muuttaa. Kaikki edelliseen versioon tehdyt muutokset luo uuden asiakirjan ja tarvitsee uuden tiedostonimen.
Asiakirjan version poistaminen:
- Valitse ylävalikosta Tiedosto.
- Avaa Versiot-valintaikkuna valitsemalla Versiot ....
- Valitse versio, jonka haluat poistaa.
- Napsauta poistopainiketta.
- Valitse vahvistusikkunan Kyllä, jos olet varma, että haluat poistaa version.
- Napsauta Sulje .
Asiakirjan aikaisempien versioiden poistaminen on tärkeää, jos aiot jakaa tai jakaa sen muiden käyttäjien kanssa. Alkuperäisessä versioidussa tiedostossa on kaikki aiemmat versiot, joten ne olisivat muiden käytettävissä tiedoston kanssa.
Versiointi ei enää tuettu myöhemmissä Word-julkaisuissa
Tämä versiointitoiminto ei ole käytettävissä uusissa Microsoft Word -versioissa, jotka alkavat Word 2007: ssa.
Huomaa myös, mitä tapahtuu, jos avaat versionhallittua tiedostoa Wordin myöhemmissä versioissa:
Microsoftin tukisivustosta:
"Jos tallennat versiota sisältävän asiakirjan Microsoft Office Word 97-2003 -tiedostomuodossa ja avataan se sitten Office Word 2007: ssa, menetät käyttöoikeudet versioksi.
"TÄRKEÄÄ: Jos avaat asiakirjan Office Word 2007: ssä ja tallennat asiakirjan joko Word 97-2003- tai Office Word 2007 -tiedostomuodoiksi, häviät pysyvästi kaikki versiot."