Kuinka turvallisesti jakaa tiedostoja ihmisten kanssa
Microsoftin isäntämä pilvipalvelu SharePoint Online on osa Office 365 -suunnitelmaa tai se voidaan hankkia lisäosaksi SharePoint Serverille. Uusien ja päivitettyjen SharePoint Online -palveluiden tärkein etu on parantaa interaktiivisia keskusteluja verkossa ja helpottaa ja turvallisempia asiakirjojen jakamiseen paikan päällä.
Jos olet jo SharePoint Online-käyttäjä, voit ennakoida päivitetyt palvelut. Nyt SharePoint Online sisältää matkapuhelimen ja tablettien käytön sekä saumattoman sosiaalisen kokemuksen. Office 365 sisältää myös OneDrive for Business -ohjelman, joka on ammattimainen versio OneDrive-dokumenttien tallennuksesta pilvessä, jonka avulla voit synkronoida tietokoneeseen tai yrityksen palvelimeen tallennetut tiedostot.
Oikeuksien ja käyttäjien järjestäminen ryhmissä
Oikeudet asiakirjojen jakamiseen SharePoint Online -palvelussa suoritetaan parhaiten halutun käyttäjän käyttöoikeuden mukaan. SharePoint Online -oikeuksien käyttöoikeustasot ovat:
- Kävijät - tarkastele asiakirjoja selaimessa
- Jäsenet - muokata tai toimittaa asiakirjoja
- Omistajat - sinulla on täysi valvontaoikeus SharePoint Online -sivustossa
Asiakirjojen lataamista varten luvan tulee sisältää "lukea" -linkkiä.
Uusia ryhmän nimiä voidaan luoda tiettyä käyttäjäryhmää tai tiimiyhteistyötä varten . Esimerkkejä ovat "sivuston suunnittelijat", "kirjoittajat" ja "asiakkaat".
Asiakirjojen jakaminen organisaation ulkopuolella
Ulkopuoliset käyttäjät ovat tyypillisesti toimittajia, konsultteja ja asiakkaita, joiden kanssa haluat jakaa asiakirjoja aika ajoin.
SharePoint Online -omistajat, joilla on täysi valvontaoikeus, voivat jakaa asiakirjoja ulkoisten käyttäjien kanssa. Ulkopuolisia käyttäjiä voidaan lisätä Visitor- tai Member-käyttäjäryhmiin paremmin hallita asiakirjojen jakamista koskevia lupia.
- Jaa vieraan linkkejä. Vieras-linkki voidaan jakaa sähköpostilla, jotta voit tarkastella SharePoint Online -dokumenttien kirjastoja. Voit minimoida riskin, että asiakirjat jaetaan muiden kanssa. Voit vaatia ulkoisten käyttäjien kirjautumista sisään. Tämän vaiheen avulla voit määrittää vierailijoille (tai luvattomille käyttäjille, joilla on lukuoikeus) käyttöoikeusryhmä, jotta vieraiden linkit eivät voi olla avattu nimetön käyttäjä.
- Jaa jäsenten kanssa. Jos ulkoisilla käyttäjilläsi on tilaus Office 365: lle tai he ovat sivustosi jäseniä, voit pyytää heitä kirjautumaan sisään ennen jaettujen asiakirjojen käyttöä. Tässä vaiheessa oletetaan, että olet lisännyt jäsenen käyttöoikeusryhmään. Ulkopuoliset käyttäjät, joilla ei ole Microsoft Officea, voivat ladata tiedoston, kunhan heillä on lukea käyttöoikeutta.
- Jaa julkinen linkki OneDrive for Business -palvelusta. OneDrive on Office 365: ssä oleva asiakirja-aineisto, jos palvelua on päivitetty. OneDrivea käytetään parhaiten tiedostojen jakamiseen ulkoisten julkisten käyttäjien kanssa SharePoint Online -dokumenttien kirjastosta erillään. OneDrive voidaan ajatella julkaisun lopulliseksi versioksi julkiseksi katsomiseksi - esimerkiksi linkiksi verkkosivustolta tai blogilta. SharePoint Online -dokumenttikirjasto voi olla lähde, joten kopioi OneDrive-ohjelmisto, jonka avulla voit erottaa kaksi aluetta, jos haluat käyttää OneDrive-ohjelmaa tällä tavalla.
- Dokumenttien jakaminen organisaatiosi sisällä. Sisäiset käyttäjät ovat organisaatiosi tai muiden osastojen henkilöitä. Tyypillisesti jakat asiakirjoja eri tavoin riippuen siitä, työskenteletkö ryhmässäsi vai työskenteletkö ne intranetissä muille, jotta voit tarkastella tietämyksen tai asiakirjan version nykytilaa.
- Jaa jäsenten kanssa. Office 365: n käyttäminen SharePoint Online -palvelussa tarjoaa pääsyn Office Web Apps -sovelluksiin, selainpohjaiseen kevytpalveluun, jonka avulla voit luoda, muokata ja jakaa asiakirjoja verkossa. Käyttäjät, joilla on Microsoft Office, voivat synkronoida tiedostoja tietokoneesta SharePoint Online -ohjelmalla tallennettujen tiedostojen kanssa jakamaan jäsenille. Myös käyttäjät, joilla on Microsoft Office, voivat synkronoida SharePoint Online -palvelimen tiedostoja ja kansioita tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen offline-tilassa.
- Jaa muiden kanssa. Olettaen, että kaikki organisaatiosi henkilöt eivät ole tilanneet Office 365: tä, asiakirjat voidaan jakaa luparyhmän mukaan. Esimerkiksi organisaatiosi, kuten organisaation johtoryhmät, voi joutua pitämään markkinointikirjastokirjaston arvion, jossa markkinatutkimus tai asiakaskokemukset otetaan talteen.
- Jaa OneDrive. Voit jakaa tiedostoja sisäisten käyttäjien kanssa OneDrive-ohjelmasta. Voit käyttää OneDrivea pysäytysalueena ennen kuin siirrät asiakirjoja SharePoint Online -dokumenttiin.