Useimmat yritykset tuntevat, mitä Microsoft Wordissa ja Excelissä voi tehdä, mutta ymmärtää, mitä Microsoft Access voi tehdä, on hieman vaikeampi ymmärtää. Ajatus luoda tietokantoja ja yrittää ylläpitää niitä tuntuu tarpeettomalta resurssien käyttöön. Pienille yrityksille tämä ohjelma voi kuitenkin tarjota useita etuja erityisesti kasvun ja organisaation hallitsemisessa.
Microsoft Access tarjoaa paljon vankemman tavan pienten yritysten seurata tietoja ja hankkeita kuin Excel tai Word. Käyttö voi kestää enemmän aikaa oppimiseen kuin yleisemmin käytetyt Microsoft-sovellukset, mutta sillä on myös eniten lisäarvoa hankkeiden seurantaan, budjetteihin ja kasvuun. Kaikki tiedot, joita tarvitaan pienyrityksen suorittamiseen vertailua ja analyysejä varten, säilytetään yhdessä ohjelmassa, mikä helpottaa raporttien ja kaavioiden toimintaa kuin mikään muu ohjelma. Microsoft tarjoaa useita malleja oppimisprosessin yksinkertaistamiseksi ja käyttäjät voivat muokata malleja niiden mukaan. Microsoft Accessin perusasiat voivat auttaa pienyrityksiä näkemään täyden arvonsa päivittäisessä toiminnassaan.
Jos käytät jo laskentataulukkoa, Excel-taulukkosi on helppo muuntaa Access-tietokantaan.
Asiakastietojen ylläpito
Tietokannan avulla yritykset voivat seurata kaikkia asiakkaita tai asiakkaita koskevia tietoja, kuten osoitteita, tilaustietoja, laskuja ja maksuja. Niin kauan kuin tietokanta on tallennettu verkkoon, jossa kaikki työntekijät voivat käyttää sitä, käyttäjät voivat varmistaa, että tiedot pysyvät nykyisin. Koska asiakkaan tiedot ovat kriittisiä jokaiselle pienyritykselle, tietokanta voidaan turvata. Lomakkeiden lisääminen tietokantaan auttaa pienyrityksille, että kaikki työntekijät syöttävät tiedot jatkuvasti.
Kun käyttäjät tutustuvat ohjelmaan, voidaan lisätä tarkempia komponentteja, kuten kartoittaminen asiakkaan osoitteisiin. Näin työntekijät voivat tarkistaa osoitteita uusille asiakkaille tai suunnitella reittejä toimituksiin. Sen avulla yritykset voivat myös luoda laskuja ja lähettää sähköposteja tai tavallisia postilähetyksiä sekä seurata, milloin ja miten laskuja maksetaan. Asiakastietojen päivittäminen ja tallentaminen Accessissa on luotettavampaa kuin taulukkolaskenta tai Word-asiakirja ja virtaviivaistaa näiden tietojen hallinnointia.
Taloudellisten tietojen seuranta
Monet yritykset hankkivat ohjelmistoja erityisesti rahan seurantaa varten, mutta pienyritykselle, joka ei ole pelkästään tarpeeton, se pyrkii luomaan ylimääräistä työtä. Laskujen luomisen ja seuraamisen lisäksi kaikki liikekulut ja tapahtumat voidaan tallentaa saman ohjelman kautta. Yrityksille, joilla on koko Microsoft Office Suite, kuten Outlook ja Access, Outlook-maksun muistutukset voidaan yhdistää tietokantaan. Kun muistutus avautuu, käyttäjät voivat tehdä tarvittavat maksut, syöttää tiedot Accessiin ja sulkea muistutus.
Saattaa olla tarpeen hankkia kehittyneempiä ohjelmistoja liiketoiminnan kasvaessa ja näillä yrityksillä on etu, jos kaikki niiden taloudelliset tiedot tallennetaan Accessiin. Monissa muissa ohjelmissa voidaan käyttää Accessista vietyjä tietoja, mikä helpottaa tiedon siirtämistä, kun aika tulee.
Markkinoinnin ja myynnin hallinta
Yksi käytetyimmistä mutta tehokkaimmista käyttötavoista on seurata markkinointi- ja myyntitietoja. Tietokantaan tallennetuista olemassa olevista asiakastiedoista on helppo lähettää sähköposteja, lehtisiä, kuponkeja ja säännöllisiä postin niille, jotka saattavat olla kiinnostuneita myynnistä tai erikoistarjouksista. Pienet yritykset voivat seurata, kuinka monet nykyisistä asiakkaista vastasi markkinointikampanjan jälkeen.
Uusille asiakkaille voidaan luoda ja seurata kaikkia kampanjoita yhdestä paikasta. Tämä helpottaa työntekijöiden näkemystä siitä, mitä on jo saatu päätökseen ja mitä on vielä tehtävä tai mitä jatkotoimia tarvitaan.
Tuotannon ja varaston seuranta
Samanlainen kuin asiakkaiden seuranta, se voi seurata varastojen, resurssien ja varastojen tietoja kriittisesti mille tahansa yritykselle. Käyttöoikeudet helpottavat varastojen siirtojen tietoja ja tietävät, milloin on aika tilata enemmän tiettyä tuotetta. Tämä on erityisen tärkeää valmistajille, jotka tarvitsevat useita eri resursseja loppuun tuotteen, kuten lentokoneiden osien tai aktiivisten farmaseuttisten aineiden.
Myös palvelutoimialat pitävät varastotilannetta ja kaikki nämä tiedot yhdessä paikassa helpottavat tietokoneen osoittamista työntekijöille tai määrittää, milloin toimistolaitteita on päivitettävä. Se, onko ajoneuvojen, mobiililaitteiden, sarjanumeroiden, rekisteröintitietojen, käyttäjäpäiväkirjojen tai laitteiston käyttöikää seurattava, pienyritykset pystyvät seuraamaan laitteistoaan helpommin.
Laitteiston lisäksi yritysten on voitava seurata ohjelmistoja. Rekisteröinnistä ja niiden tietokoneiden määrästä, joiden on sallittua käyttää ohjelmistoa versiotietoihin ja käyttäjään, on tärkeää, että yritykset pystyvät nopeasti ja tarkasti vetämään tietoa nykyisistä kokoonpanoistaan. Windows XP: n viimeaikaisen tuen lopettaminen muistuttaa, miksi on tärkeää tietää, mitkä ohjelmistot ja käyttöjärjestelmät ovat yritystietokoneissa ja -laitteissa.
Käynnissä olevat raportit ja analyysit
Ehkä Accessin tehokkain osa on käyttäjän kyky tuottaa raportteja ja kaavioita kaikista tiedoista. Eri tietokantoihin tallennettujen tietojen kokoaminen on Microsoft Accessin pienyritysten voimalaitos. Käyttäjä voi nopeasti luoda raportin, jossa verrataan resurssien kustannuksia nykyiseen hinnoitteluun, luodaan kaavio, joka havainnollistaa, kuinka paljon varastossa on tulevassa markkinointikampanjassa tai suorittaa analyysi, joka määrittää, mitkä asiakkaat ovat maksamien taakse. Pienillä yrityksillä on vähän lisätietoa kyselyistä, joten he voivat hallita tietojaan.
Vielä tärkeämpää on, että Microsoft Access voidaan sitoa muihin Microsoftin tuotteisiin. Pienyritykset voivat tarkastella raporttia, etsiä asiakkaan tietoja ja luoda laskuja Wordissa. Yhdistäminen voi luoda tavallisia postitekstejä, kun käyttäjä samanaikaisesti luo sähköpostiviestin Outlookiin. Tiedot voidaan viedä Exceliin tarkempien yksityiskohtien tarkastelemiseksi ja lähetetään sitten PowerPointille esittelyyn. Integraatio kaikkien muiden Microsoft-tuotteiden kanssa on kenties paras syy käyttää Accessin keskittämään kaikki yrityksen tiedot.