Microsoft Accessilla on kolme pääosaa: taulukot, kyselyt ja lomakkeet
Jokainen yritys, joka on hukkua suurista määristä tietoja, jotka on seurattava tai järjestelmä, joka käyttää paperi arkistointi, tekstidokumentit tai taulukkolaskenta, jotta voidaan seurata kriittisiä tietoja, voivat hyötyä vaihtamalla tietojärjestelmään. Tietokantajärjestelmä, kuten Microsoft Access 2010, voi olla juuri yrityksen tarpeita.
Mikä on tietokanta?
Perusasulla tietokanta on organisoitu tietojenkeruus. Tietokannan hallintajärjestelmä (DBMS), kuten Microsoft Access, tarjoaa sinulle ohjelmistotyökaluja, joiden avulla tiedot on järjestettävä joustavasti. Se sisältää välineet tietokantojen tietojen lisäämiseen, muokkaamiseen ja poistamiseen, kyselyihin tietokantaan tallennetuista tiedoista sekä raporttien tiivistelmistä.
Microsoft Access 2010 -komponentit
Microsoft Access 2010 tarjoaa käyttäjille yksinkertaisen ja joustavan DBMS-ratkaisun. Microsoftin tuotteiden säännölliset käyttäjät arvostavat tuttua Windows-ulkoasua ja tiukkaa integroitumista muihin Microsoft Office -tuotteisiin.
Kolme tärkeimmistä Access-osista, joita useimmat tietokannan käyttäjät kohtaavat, ovat taulukoita, kyselyjä ja lomakkeita. Jos olet vasta aloittamassa Accessin kanssa, ja sinulla ei ole Access-tietokantaa, ole hyvä ja lue aiheesta Access 2010 -tietokannan luominen tyhjästä.
Taulukot ovat rakennuspalikoita
Taulukot ovat minkä tahansa tietokannan perusrakenteita. Jos olet perehtynyt laskentataulukoihin, tietokantapöydät ovat samankaltaisia. Tyypillinen tietokantapöytä saattaa sisältää työntekijöiden tietoja, kuten ominaisuuksia, kuten nimi, syntymäaika ja otsikko. Se voi olla jäsennelty seuraavasti:
- henkilöstökortti
- Sukunimi
- Etunimi
- otsikko
- Tervehdys
- Syntymäpäivä
Tarkastele taulukon rakentamista ja huomaat, että taulukon kukin sarake vastaa tietyn työntekijän ominaisuutta tai tietokannan termejä. Jokainen rivi vastaa yhtä työntekijää ja sisältää hänen tietojaan. Siinä kaikki on. Jos se auttaa, mieti jokaisesta taulukosta laskentataulukkotyyppistä tietoa.
Kyselyt Hae tietoja
Tietokanta, joka tallentaa tietoja vain, olisi hyödytöntä; tarvitset menetelmiä myös tiedon hakemiseen. Jos haluat vain palauttaa taulukkoon tallennetut tiedot, Microsoft Accessin avulla voit avata taulukon ja selata sen sisältämiä tietoja. Tietokannan todellinen voima on kuitenkin kyky vastata monimutkaisiin kyselyihin. Access-kyselyt tarjoavat kyvyn yhdistää tietoja useista taulukoista ja asettaa erityisehtoja haettuihin tietoihin.
Kuvittele, että organisaatiossasi on yksinkertainen tapa luoda luettelo niistä tuotteista, jotka myydään tällä hetkellä keskimääräisen hinnan yläpuolella. Jos haet vain tuotetietotaulukon, tämän tehtävän suorittaminen vaatisi suurta määrää tietoja lajittelusta ja laskutoimitukset käsin. Kyselyn voimalla voit kuitenkin pyytää, että Access palauttaa vain ne tietueet, jotka täyttävät keskimääräisen hinnoittelutilan. Lisäksi voit antaa tietokannalle luettelon vain kohteen nimen ja yksikköhinnan.
Lisätietoja Access-tietokannan kyselyjen tehosta on kohdassa Yksinkertaisen kyselyn luominen Microsoft Access 2010: ssa.
Lomakkeet Lisää tiedot
Tähän mennessä olet lukenut käsitteitä, jotka järjestävät tietokannan tiedot ja haetaan tietoja tietokannasta. Tarvitset kuitenkin mekanismeja, joiden avulla tiedot voidaan sijoittaa taulukoihin. Microsoft Access tarjoaa kaksi ensisijaista mekanismia tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Ensimmäinen tapa on tuoda taulukko ikkunaan kaksoisnapsauttamalla sitä. Lisää sitten tietoja taulukon alareunaan samalla tavoin kuin lisäät tietoja laskentataulukkoon.
Access tarjoaa myös käyttäjäystävällisen lomakkeen käyttöliittymän. Käyttöliittymän avulla käyttäjät voivat syöttää tietoja graafisessa muodossa ja siirtää nämä tiedot läpinäkyvästi tietokantaan. Tämä menetelmä on vähemmän vaarallinen tietojen syöttöoperaattorille, mutta vaatii hieman enemmän töitä tietokannan ylläpitäjän osasta. Lisätietoja on kohdassa Lomakkeiden luominen Access 2010 -ohjelmassa
Microsoft Access -raportit
Raportit tarjoavat kyvyn tuottaa kauniisti muotoillut tiivistelmät yhteen tai useampaan taulukkoon ja kyselyyn sisältyviin tietoihin. Käyttämällä pikakuvakkeita ja malleja osaavat tietokannat voivat luoda raportteja muutamassa minuutissa.
Oletetaan, että haluat tuottaa luettelon tuotetietojen jakamiseksi nykyisten ja mahdollisten asiakkaiden kanssa. Tällainen tieto voitaisiin hakea tietokannasta kyselyjen järkevällä käytöllä. Tiedot on kuitenkin esitetty taulukkomuodossa, eivätkä juuri ole kaikkein houkuttelevimpia markkinointimateriaaleja. Raportit mahdollistavat grafiikan sisällyttämisen, houkuttelevan muotoilun ja sivuttamisen. Lisätietoja on kohdassa Raporttien luominen Access 2010: ssa.