Rahoitustekniikan käyttäminen IT-varojen hankkimisen oikeuttamiseksi
IT-investointien oikeuttaminen on kriittinen taito kaikille teknologiayrityksille. IT-organisaation johtajuutta tekevät IT-investointipäätökset usein IT-henkilöstöltä peräisin olevista uusista laitteista tai palveluista. On tärkeää ymmärtää terminologia ja perusmenetelmät tapauksen tekemiseksi investoimalla uusiin laitteisiin. Yksi asia on kysyä korvaamalla help desk -ohjelmasi. Olet todennäköisesti kuullut, "me tarkastelemme sitä - blah blah blah". Vaihtoehtoisesti voit sanoa jotain "Help Desk -ohjelmiston korvaaminen säästää 35 000 dollaria vuodessa ja maksaa itsensä 3 vuodeksi", saat paljon myönteisemmän vastauksen IT-hallinnoinnista. Voin vakuuttaa teidät tästä.
Tässä artikkelissa annetaan sinulle tarvittavat perustaidot analysoidaksesi ja luodaksesi arvion ehdotetusta IT-investoinnista. Sinun on ymmärrettävä perusteet ennen syvään sukeltamista näihin taloudellisiin tekniikoihin. Tarkkaile tulevia artikkeleita, joissa tarjoan edistyksellisempää analyyttistä tekniikkaa perustellakseen IT-investointeja laitteisiin tai palveluihin.
Perus IT-investointien analyysimenetelmä
Investoinnit (CAPEX): Pääoma on termi, jota käytetään erottamaan osto, jonka taloudellinen vaikutusaika on yli vuoden. Esimerkiksi, kun yritys ostaa kannettavan tietokoneen työntekijälle, odotetaan kannettavan tietokoneen kestosta 3 tai 4 vuotta. Kirjanpitäjät vaativat tällaista tietotekniikkainvestointia kuluvan ajan kuluttua sen sijaan, että ne olisivat hankintamenon hankintamenoja. Yrityksellä on tyypillisesti käytännöllisiä käyttöomaisuushyödykkeitä sekä investointimenojen vähimmäismäärä dollaria. Esimerkiksi näppäimistöä, joka maksoi 50 dollaria, ei pidettäisi pääomaa.
Poistot: Poistot on menetelmä, jota käytetään pääoma-IT-investoinnin kustannusten jakamiseen hankinnan taloudellisena vaikutusaikana. Oletetaan esimerkiksi, että pääoman kirjanpitopolitiikka käyttää lineaarisia poistoja. Tämä tarkoittaa vain, että poistot ovat samat joka vuosi. Oletetaan, että olet ostanut uuden palvelimen 3000 dollariin odotetulla 3-vuotisella käyttöajalla. Tämän IT-investoinnin poistot ovat vuosittain 1000 dollaria 3 vuodeksi. Tämä on poistoa.
Kassavirta: Rahavirta on käteisen liikkuminen liiketoiminnassa. Sinun on ymmärrettävä ero käteisvarojen ja muiden kuin käteisvarojen välillä. Yleensä käteistä käytetään laskettaessa IT-investointien arvoa. Poistot ovat ei-käteiskuluja, jotka merkitsevät, että kohde-etuutena on jo maksettu, mutta olet siirtänyt kulun omaisuuserän elinaikana. IT-investoinnin alkuperäistä hankintaa pidettäisiin rahalähetyksenä rahoitusanalyysin yhteydessä.
Diskonttokorko: Tämä on analyysissä käytetty kurssi, joka ottaa huomioon, että dollari on nyt yli 5 tai 10 vuotta dollarin arvoinen. Diskonttokoron käyttäminen IT-investointianalyysissä on menetelmä, jolla tulevaisuuden dollareita ilmoitetaan nykypäivän dollareina. Itse alennuskorko on monien tekstikirjojen aihe. Jos yrityksesi tarvitsee erittäin tarkan diskonttokoron, ota yhteyttä tilitoimistoosi. Muutoin käytämme jotain 10%: a, joka kuvaa inflaatiota ja sen hinnan, jonka yritys voisi ansaita rahaa, jota ei ole sijoitettu tietokonelaitteistasi. Se on eräänlainen tilaisuuskustannus.
IT-investointianalyysitekniikat
On monia tapoja auttaa arvioimaan IT-investointeja (pääomaa). Se riippuu todellisuudessa siitä, millaista investointeja olet tekemässä ja IT-organisaation kypsyydestä pääomasijoitusten arvioinnissa. Myös organisaation koolla voi olla rooli. Mutta pidä mielessäsi, tämä on jotain, joka ei vie paljon aikaa, ja vaikka työskentelisitte pienille ja keskisuurille organisaatioille, tätä työtä arvostetaan.
Tässä artikkelissa tarkastelemme 2 yksinkertaista IT-investointitekniikkaa. Haluaisin kannustaa sinua käyttämään molempia yhdessä. He kertoivat täydellisemmän kuvan ehdotetun IT-investoinnin arvosta.
- Nykyinen nykyarvo
- Takaisinmaksuaika
Nykyinen nykyarvo (NPV)
Nykyinen nykyarvo on taloudellinen tekniikka, joka suunnittelee sarjan kassavirtoja ajan ja alennukset kullekin kaudelle. Nykyinen nykyarvo ottaa huomioon rahan aika-arvon. On tyypillistä tarkastella rahavirtoja ja rahavirtoja 3-5 vuoden jaksolla ja alentaa nettosijoitusta vähentämällä nettovirrat yhdeksi arvoksi. Jos numero on myönteinen, hanke lisäisi organisaation arvoa ja jos NPV on negatiivinen, se heikentäisi organisaation arvoa. NPV-analyysin todellinen voima on verrattaessa vaihtoehtoisia IT-investointeja. NPV tarjoaa IT-investointikenaarioiden suhteellisen arvon ja ylimmän NPV-arvon tavoite on tavallisesti muiden vaihtoehtojen kautta.
Verkon nykyarvon laskennan vaikea osa on analyysiin käytettävät todelliset numerot. Yhtälön ulosvirtauspuolella voit käyttää investoinnin kokonaiskustannuksia sekä ylläpitokustannuksia ja toteutuskustannuksia. Tulopuolta voi olla vaikeampi saavuttaa. Jos tietotekniikka-investointi tuottaa lisäominaisuuksia, tämä on melko suoraviivaista ja voit käyttää näitä numeroita analyysissäsi. Kun tulot (tai edut) ovat pehmeällä puolella, mikä tarkoittaa, että ne ovat subjektiivisempi, kuten säästöt ajan myötä, on paljon vaikeampaa arvioida.
Parasta, mitä voit tehdä, on dokumentaatiolistat ja mennä suolistasi. Otetaan esimerkki, jossa teet IT-investoinnin help desk -ohjelmistopakettiin. Tällaisen sijoituksen etu on IT-henkilöstön säästynyt aika ja mahdollisesti lisääntynyt tyytyväisyys käyttäjäyhteisöstä. Jos vaihdat olemassa olevan ohjuspaketin ohjelmistopakettia, voit myös säästää rahaa ylläpidosta kyseisestä järjestelmästä. Sinun on hajotettava sisäänvirtaukset ja ulosvirtaukset, jotta voit tehdä Net Present Value (NPV) -analyysin IT-investointiehdotukselle.
Tulehdukset: Tietotekniikkainvestointien tulot tai hyödyt voivat olla subjektiivisia ja tarkempia. IT-investoinnin hyödyt ovat usein usein säästöjä, asiakastyytyväisyyttä tai muita "pehmeitä" numeroita. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tuloista.
- Tallennetut ylläpitokustannukset eläkkeellä olevista ohjelmistoista
- Tietotekniikan henkilökunnan säästämää aikaa tehostettujen tehokkuuksien vuoksi
- Lisääntynyt liikevaihto
Ulostulot: Lähtökohtia on tyypillisesti helpompi arvioida, mutta osa voi olla myös subjektiivinen. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä ulosvirtauksista.
- Ohjelmiston kustannukset (lisenssimaksut jne.)
- ylläpito
- Ulkoiset toteutuskustannukset
Tämä suurempi kuva kuvaa yksinkertaista IT-investointianalyysiä käyttämällä nykyistä nykyarvoa (NPV). Excel tekee tämän tyyppisen analyysin todella yksinkertaiseksi. Sen tehtävänä on myös laskea NPV. Kuten kuvasta näkyy, olen määrittänyt vuosittain sisäänvirtaukset ja ulosvirrat ja laskin sitten NPV: n 10%: n diskonttokoron perusteella.
- NPV-analyysi: IT-investointi Kuvakaappaus (suuri kuva)
Takaisinmaksuaika
Payback Period -analyysin tulos kertoo, kuinka kauan IT-investoinnit kestää investoinnin kustannusten palauttamista. Se ilmoitetaan yleensä vuosina, mutta tämä riippuu analyysiaikavälistä. Takaisinmaksuaika voi olla yksinkertainen laskelma, mutta vain hyvin yksinkertaiset olettamukset. Tässä on kaava laskea Payback Period IT-investoinnille. Yleisesti ottaen, mitä lyhyempi Payback Period on, se on vähemmän riskialtista IT-investoinnille.
[IT-investointien kustannukset] / [IT-investoinneista kertynyt vuosittainen kassavirta]
Katsotaanpa tilanteesta, jossa ostat sähköisen kaupankäynnin ohjelmiston 100 000 dollaria. Oletetaan, että tämä ohjelmisto kasvattaa tuloja 35 000 dollarilla vuosittain. Takaisinmaksukauden laskenta olisi $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 vuotta. Joten, tämä investointi maksaisi itsensä 2 vuodessa ja 10 kuukaudessa.
Payback Periodin laskemisessa on merkittävä haitta käyttämällä tällaisia yksinkertaisia olettamuksia. On erittäin epätodennäköistä, että tietotekniikkainvestoinnista saatavat tulot tulevat tasaisesti pitkän ajan kuluessa. On paljon realistisempaa, että tulovirta on epätasaista. Tässä tapauksessa sinun on tarkasteltava kumulatiivista vuotuista tulojen kasvua, kunnes alkuperäinen IT-investointi on "maksettu".
Harkitse samaa esimerkkiä yllä. Oletetaan, että vuoden ensimmäisellä kerralla tietotekniikkainvestointien nettotuotto kasvaa 17 000 dollariin. Vuosina 2, 3, 4 ja 5 se on 29 000, 45 000, 51 000 ja 33 000 dollaria. Vaikka tämä on 35 000 dollarin liikevaihdon keskimääräinen vuotuinen kasvu, takaisinmaksuaika on erilainen tämän investoinnin epätasaisen tulon vuoksi. Esimerkissä oleva takaisinmaksuaika on tosiasiallisesti yli 3 vuotta, joka on pidempi kuin alkuperäisen laskelman keskiarvo. Kun tarkastellaan kumulatiivista liikevaihdon kasvua, näet alkuperäisen sijoituksen kattamisen. Tässä esimerkissä vain selvitä, mistä IT-investoinnin kustannukset (100 000 dollaria) katetaan. Näet, että se tapahtuu vuosien 3 ja 4 välissä.
Kumulatiivinen liikevaihdon kasvu:
- Vuosi 1 - 17 000 dollaria
- Vuosi 2 - 46 000 dollaria
- Vuosi 3 - 91 000 dollaria
- Vuosi 4 - 142 000 dollaria
- Vuosi 5 - 175 000 dollaria
Tutustu näyte-IT-investointi Excel-laskentataulukkoon yksityiskohtaisen kaavan laskuun Payback Period.
IT-investointiehdotus
Vaikka laskelmat ovat tärkeitä IT-investointianalyysissä, se ei ole kaikki. Suosittelen ehdottomasti, että olet laatinut ehdotuksen sen sijaan, että kirjoittaisit laskentataulukon tai lähetätte sähköpostitse tuloksia. Ajattele talousjohtajasi yleisönä ehdotuksen kokoonpanon aikana. Lopulta, jos hän saattaa päätyä työpöydälleen joka tapauksessa.
Suosittelen, että aloitat ehdotuksen lyhyen yhteenvedon ehdotetusta tietotekniikkainvestoinnista (pääomaa), jota seuraa lyhyt yhteenveto analyysin tulosten sanoista (yhteenvetotehtävien kanssa). Lopuksi liitä yksityiskohtainen taulukkolaskenta-analyysi ja sinulla on ammattimainen ehdotus, jonka pomo arvostaa.
IT-investointiehdotuspakettiisi voi olla:
- Yhteenveto: Kappale tai kaksi, jossa esitetään tiivistelmä ehdotetusta IT-investoinnista.
- Perustelu: kaksi tai kolme kohtaa yhteenveto analyysin tuloksista sekä käyttämääsi tekniikkaa (sisältää yhteenvetotaulukon)
- Tulostus: Excel-laskentataulukon puhdas tulos, josta näkyy yksityiskohtainen analyysi
Esimerkki Excel-laskentataulukosta
Esimerkki Excel-laskentataulukossa on kolme arkkia, mukaan lukien:
- Yhteenveto
- Nykyinen nykyarvo (NPV) laskeminen
- Payback Laskelma
- IT-investointianalyysi - Excel 97-2003 -versio
Jos sinulla on kysyttävää tietotekniikka-investointien oikeellisuudesta, pudota minulle sähköpostia tai postitse New Tech -foorumiin.