Vaikka tietojen menetys vaikuttaa kaikkiin tietokoneen käyttäjiin, se on erityisen ongelmallista niille, jotka käyttävät tekstinkäsittelyohjelmistoja.
Ei ole mitään turhauttavaa kuin menettää tärkeät asiakirjat, jotka olet käyttänyt niin paljon aikaa luomaan - varsinkin jos olet kuin suurin osa käyttäjistä, jotka luovat asiakirjoja suoraan tietokoneelle ja joilla ei ole käsinkirjoitettua kopiota.
Saamme säännöllisesti kysymyksiä käyttäjiltä, jotka tarvitsevat palauttamaan kadonneita tiedostoja, ja valitettavasti tuolloin on liian myöhäistä auttaa, koska vahinko on jo tehty. Ainoa varmuuskopio tapa palauttaa kadonneita tiedostoja on palauttaa ne varmuuskopiosta, ja siksi on niin tärkeää saada järjestelmä estää tietojen menettäminen.
Tässä me suosittelemme ehkäisemään tietojen menetystä
1. Älä koskaan säilytä asiakirjoja samassa asemassa kuin käyttöjärjestelmäsi
Vaikka useimmat tekstinkäsittelyohjelmat tallentavat tiedostot Omat tiedostot -kansioon, tämä on heille pahin paikka. Se, onko kyseessä viruksen tai ohjelmiston vika, suurin osa tietokoneongelmista vaikuttaa käyttöjärjestelmään, ja useimmiten ainoa ratkaisu on asentaa tietokone uudelleen ja asentaa käyttöjärjestelmä uudelleen. Tällaisessa tilanteessa kaikki asema menetetään.
Toisen kiintolevyn asentaminen tietokoneeseen on suhteellisen edullinen tapa huolehtia tästä ongelmasta. Toinen sisäinen kiintolevy ei vaikuta, jos käyttöjärjestelmä on vioittunut ja se voidaan jopa asentaa toiseen tietokoneeseen, jos haluat ostaa uuden; Lisäksi voit yllättää, kuinka helppoa he ovat perustamaan. Jos olet epäilevä toisen sisäisen aseman asentamisessa, erinomainen vaihtoehto on ostaa ulkoiset kiintolevyt. Ulkoinen asema voidaan liittää mihin tahansa tietokoneeseen milloin tahansa yksinkertaisesti liittämällä se usb- tai firewire-porttiin.
Monilla ulkoisilla asemilla on myös lisäosa yhden kosketuksen ja / tai aikataulun varmuuskopioinnissa - voit yksinkertaisesti määrittää kansioita ja ohjelmisto hoitaa loput. Käytän Maxtorin ulkoista 200 Gt: n kiintolevyä, jolla ei ole vain runsaasti tilaa, mutta se on helppokäyttöinen (vertaa hintoja).
Jos toinen kiintolevy ei ole vaihtoehto sinulle, tallenna tiedostot selkeästi merkityille levykkeille, mutta varokaa: tietokoneiden valmistajat siirtyvät pois levykeasemasta uusilla tietokoneilla, joten sinulla voi olla ongelmia tulevaisuudessa tietojen hakemisessa levykkeiltä .
2. Varmuuskopioi tiedostot säännöllisesti, riippumatta siitä, missä ne on tallennettu
Pelkkä tiedostojen tallentaminen eri paikassa kuin käyttöjärjestelmäsi ei riitä; sinun on luotava säännölliset varmuuskopiot tiedostoistasi ja katsottava kohtaamaan sen, vaikka varmuuskopioisiisi on vika: CD: t naarmuuntuvat, kiintolevyt puretaan ja levyt poistetaan.
On järkevää kasvattaa mahdollisuuksiasi hakea tiedostoa tekemällä toinen varmuuskopio siitä; jos tiedot ovat todella tärkeitä, saatat ehkä edes harkita varmuuskopion tallentamista tulenkestävään holviin.
3. Varo sähköpostin liitetiedostoja
Vaikka olet varma, että ne eivät sisällä viruksia, sähköpostiliitteet voivat aiheuttaa tietojen menettämisen.
Ajattele sitä: jos vastaanotat asiakirjan, jolla on sama nimi kuin asemasi, ja sähköpostiohjelmasi on asetettu tallentamaan liitetiedostoja samalle paikalle, voit korvata aiemmin olemassa olevan tiedoston. Tämä tapahtuu usein, kun olet tekemässä asiakirjaa ja lähetä se sähköpostitse.
Joten varmista, että olet määrittänyt sähköpostiohjelmasi tallentamaan liitteitä ainutlaatuiseen sijaintiin tai estä sitä varmistaaksesi, että ajattelet kahdesti ennen sähköpostin liitetiedoston tallentamista kiintolevylle.
4. Varo käyttäjän virheitä
Emme halua myöntää sitä, mutta usein suunnittelemme omia ongelmia. Hyödynnä tekstinkäsittelyohjelmasi sisältämiä suojalausekkeita, kuten versionhallintaominaisuuksia ja seurattuja muutoksia. Yleinen tapa, jolla käyttäjät kadottavat tietoja on, kun he muokkaavat asiakirjaa ja poistavat vahingossa osia - asiakirjan tallentamisen jälkeen muuttuvat tai poistetut osat menetetään, paitsi jos olet ottanut käyttöön ominaisuuksia, jotka tallentavat muutokset sinulle.
Jos et halua sotkea kehittyneitä ominaisuuksia, käytä F12-näppäintä ennen kuin alat tallentaa tiedoston toiseen nimiin.
Se ei ole yhtä järjestetty kuin jotkut muut menetelmät, mutta se on kuitenkin hyödyllinen temppu.
5. Pidä asiakirjasi hardcopies
Vaikka se ei estä sinua kirjoittamasta ja muotoilemasta asiakirjaasi uudelleen, on paperikopio ainakin varmista, että sinulla on tiedoston sisältö - ja se on parempi kuin mitään!