Esittele itsesi, aseta konteksti ja pidä se lyhyesti
Pikaviestit voivat olla tavallinen viestintätapa, mutta jotkut ihmiset pitävät sitä edelleen pelottavina. Jos olet tottunut tekstiviesteihin tai pikaviesteihin liittyviin ystäviin ja kollegoihisi, et voi ymmärtää, miten teksti voi näyttää tulevan vasemmalta kentältä uuteen yhteystietoon. Tällainen yllätys on erityisen huolenaihe liiketoimintaympäristössä. Kun käytät tekstiä liiketoiminnassa, pidä mielessäsi hyvää viestin etikettiä ja noudata muutamia yksinkertaisia käytäntöjä.
Pyydä lupaa lähettää tekstiviesti
Onko henkilö, jolle haluat tekstin, suostua ottamaan yhteyttä siihen tavalla? Älä oleta, että kaikilla on aina matkapuhelinta tekstiviestien vastaanottamiseen tai online-yhteyden välittämiseen pikaviesteillä verkon, Facebookin tai muiden pikaviestiohjelmien kautta. Pyydä henkilökohtaisesti tai puhelinkeskustelussa, miten yksilöt haluavat ottaa yhteyttä. Saatat huomata, että niillä on rajoitettu tekstiviesti tai että IM-käyttöä ei kannata heittää työasemilleen.
Esittele itsesi kun lähetät aloitusviestin
Esittele itsesi viestiisi ja kirjoita se lyhyesti. Vaikka nimesi, lempinimen tai puhelinnumerosi saattavat näkyä, käyttämääni viestintämenetelmää riippuen vastaanottaja näkee tekstin epäselvyyden vuoksi. Aloita viesti introilla ja viitekehyksellä, kuten:
- "Olen Joan Smith XYZ Consultantsista. Onko sinulla aikaa keskustella viime viikolla kysymyksestäsi, joka minulta kysyttiin puhelimesta?"
- "Brad Jones on kirjanpidosta, minulla on kysymys korvauspyynnöstäsi. Onko sinulla aikaa vastata tähän nyt vai voisinko soittaa myöhemmin?"
Näin vältät viestisi näyttävän satunnaiselta ja mahdollisesti väärältä käsin henkilöltä, jonka vastaanottaja voi muistaa vain hämärästi tai ei lainkaan.
Vaikka monissa pikaviestiohjelmissa on arkisto, jonka avulla ihmiset voivat selvittää, kuka olet ja mistä aiemmin olette puhuneet, on tavallisesti hyvä idea esitellä itsesi vieläkin lyhyemmäksi myöhemmissä keskusteluissa, varsinkin jos olet muuttanut lempinimen tai puhelinnumeron.
Pidä merkkijonon ensimmäinen viesti
Aloita esittely ja asiayhteys vasta, kunnes henkilö vastaa. Muussa tapauksessa voit kirjoittaa ja lähettää yksityiskohtaisen viestin, jota ei koskaan näy. Tämä on hyvä käytäntö kaikille sanomajonoille.
Seuratkaa poliittisesti, jos et saa mitään vastausta
Tekstiviestin tai pikaviestien lähettäminen ja vastausten vastaanottaminen voi tarkoittaa useita asioita. Henkilö voi jättää sinut huomiotta, mutta henkilö todennäköisemmin ei seuraa puhelinta tai tietokonetta nähdäksesi viestisi. Jälkeen sopiva määrä aikaa, seurata lisäviestin mutta myös yrittää ottaa yhteyttä henkilön sähköpostitse tai puhelimitse. Tarvittaessa voit myös lopettaa henkilön vastaanotto.
Nämä protokollat palaavat siihen, miten ihmiset haluavat ottaa yhteyttä. Vaikka viestintä voi olla ainoa tapa, jolla haluat kommunikoida, se ei ole kaikkien ensimmäinen valinta. Jos haluat saada tuottavia työsuhteita, ymmärrä ja kunnioita sitä, että ihmisillä on erilaisia mieltymyksiä.