Äänipuheluiden soittamisen ongelmat ja niiden käsitteleminen
Äänipuheluiden puhelut näyttävät mielenkiintoisilta, kun ajattelet edut, joita he kantavat yrityksellesi tai sosiaalisille kokouksille. Mutta kun ajattelet asioita, jotka liittyvät niiden perustamiseen ja sujuvaan toimintaan, huomaat pian, että osallistuminen yhteen tai tilan hallintaan on varsin haastavaa. Neuvottelupuhelun järjestämisessä on useita asioita, jotka sinun on sisällytettävä suunnitteluun, jotta vältetään ongelmia, jotka voivat aiheuttaa sen epäonnistumisen.
1. Taustamelu
Tämä on mitä tahansa kohinaa, joka tulee osallistujalta heidän ääniään lukuunottamatta, kuten tuoleja hakkaamatta, ihmisiä, jotka puhuvat takanaan, koneen ääniä, paperin ääniä jne. Näitä ääniä esiintyy useimmiten osallistujilla, jotka käyttävät VoIP: tä , koska perinteisellä puhelimella on omistettu ja lyhyt - järjestää mikrofoneja, kun taas VoIP toimii laitteen kanssa kannettavan mikrofonin kanssa, joka on järkevämpää. Esimerkkinä on mikrofonijärjestelmä, jolla on useimmat uusimmat kannettavat tietokoneet. Jotkut ihmiset osallistuvat konferensseihin käyttäessään laitteita handsfree.
Ainoa tapa tilanteen korjaamiseksi on saada osanottajat tietoisiksi häiriöistä, joita he aiheuttavat, mikä parhaiten tapahtuu viestinnän ennen neuvottelupuhelua. Esimerkiksi järjestäjänä saatat haluta kierrättää etikettien sähköpostiviestiä neuvottelupuhelulle ennen istuntoa.
2. Echo
Echo voi olla osa taustamelua, mutta se on teknisempää kuin se. Jokainen, joka osallistuu neuvottelupuheluun, saattaa olla ehtoja puhelimen kanssa tai voi käyttää puhelinta, jolla ei ole kaiun peruuttamista. Lue lisää siitä, miten lopettaa kaikujen tuottaminen .
Joku kaiun kanssa yleensä pyydetään katkaisemaan. Niinpä uudelleenpuheluun käytettyjen puhelimien ja muiden laitteiden asianmukainen tietoisuus eräistä teknisistä ongelmista on tärkeää etukäteen.
3. Läsnäolon hallinta
Äänipuheluun voit käyttää vain yhtä aistimistasi: kuulokojeesi. Et näe ihmisiä, joista puhut tai kuuntelet. Tämä tarkoittaa sitä, että jos et pidä kirjaa jokaisesta merkinnästä ja poistut neuvottelupuhelusta, saatat ehkä olla tietoinen läsnäolosta yleisöönne syvälle konferenssiin.
Tämä ongelma on tähän asti ollut ratkaisematta äänihoitajille, kunnes kehitetään sellaisia työkaluja, jotka mahdollistavat tietyn määrän läsnäoloa. Ensimmäinen työkalu, joka antaa tämän on UberConference, jossa näet kuka puhuu, kun he tekevät, kuka on täällä ja kuka ei ole, ja niin edelleen. Useita tällaisia työkaluja on korjattu viime aikoina, jotkut mielenkiintoisilla visuaalisilla rajapinnoilla, jotka edustavat kuvakkeiden edustajia.
4. Musiikki pitoon
Ihmiset yleensä sulkevat puhelinliittymänsä yksityishenkilöille, mutta eivät koskaan neuvottelupuheluita. Vaikka se saattaa olla mukava jollekin, joka on otettu kiinni kuuntelemaan musiikkia, se on ehdottomasti haittaa neuvottelupuhelulle. Jotkut osallistujat saattavat järjestää konferenssin pidätettynä, kun he osallistuvat johonkin toiseen puheluun tai tehtävään, mikä lisää rytmistä tunnelmaa konferenssiin. Myös alustava konferenssi-etiikan tiedotuskampanja on arvokas.
5. Johtajuus
Joissakin tapauksissa, jos ryhmällä ei ole johtajaa, kaaos johtaa. Tämä tapahtuu todennäköisesti konferenssissa, etenkin sellaisessa, johon liittyy järkeviä asioita, joissa ei ole yhtä henkilöä, jolla on lantiot. Johtajan tulisi varmistaa, että kaikilla on riittävästi aikaa puhua ja tarpeellista huomiota. Heidän pitäisi myös pystyä saamaan asiat takaisin raiteille, jos he joutuvat eksyksiin tai suoraviivaiseen konfliktiin.
6. Materiaalit ja asiakirjat
Monet konferenssit, etenkin liike-elämä, viittaavat asiakirjoihin, materiaaleihin ja työkaluihin. Tällaisten tietojen virheellinen levittäminen aiheuttaa joidenkin osanottajien olevan pimeässä tietyissä kohdissa ja aiheuttavat näin epäonnea. Siksi olisi huolehdittava levitettävä tarvittavat tiedot ja asiakirjat kaikille osapuolille, joita tarvitaan jo ennen konferenssin alkamista. Toinen ja parempi tapa on käyttää online-yhteistyötyökaluja, joissa viittaus asiakirjoihin ja muihin aineistoihin ei ole vain passiivinen, mutta myös aktiivinen tuottavuus voi olla online-työskentelyn aikana.
7. Huono äänenlaatu
En viittaa jonkun kurkkukipuun ääneen, vaan jonkun puhelimeen, joka tarjoaa huonoa puhelun laatua. Nyt tämä tapahtuu usein VoIP-palvelulla, joka riippuu tietyistä tekijöistä , kuten kaistanleveydestä , käytetyistä koodekkeista , puhelimista ja muista laitteista. Valitettavasti mitään ei voi tehdä, jos olet konferenssin johtaja tai järjestäjä. Osapuoli, joka kärsii huonosta äänenlaadusta, on parannettava asioita paremmin.