Johdatus ominaisuuksiin ja perusasiat
Ylittäkääkö suuret määrät tietoja, joita on seurattava organisaatiossasi? Ehkä käytät nykyään paperitietojärjestelmää, tekstidokumentteja tai laskentataulukkoa, jotta voit seurata tärkeitä tietoja. Jos etsit joustavampaa tiedonhallintajärjestelmää, tietokanta saattaa olla vain etsimäsi pelastus ja Microsoft Access 2013 on erinomainen vaihtoehto.
Mikä on tietokanta?
Yksinkertaisimmalla tasolla tietokanta on yksinkertaisesti järjestetty tietojen keruu. Tietokannan hallintajärjestelmä (DBMS), kuten Microsoft Access, Oracle tai SQL Server, tarjoaa sinulle ohjelmistotyökaluja, joiden avulla tiedot on järjestettävä joustavasti. Se sisältää välineet tietokantojen tietojen lisäämiseen, muokkaamiseen tai poistamiseen, kyselyihin (tai kyselyihin) tietokantaan tallennetuista tiedoista ja raporttien tiivistelmistä.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 tarjoaa käyttäjille yhden markkinoiden yksinkertaisimmista ja joustavimmista DBMS-ratkaisuista. Microsoftin tuotteiden säännölliset käyttäjät nauttivat tutun Windows-ilmeen ja tiukan integraation muiden Microsoft Office -tuotteiden kanssa. Lisätietoja Access 2010 -liittymästä saat käyttöösi Access 2013 -käyttöliittymäkierroksen .
Tarkastellaan ensin kolme Accessin tärkeimpiä komponentteja, joita useimmat tietokannan käyttäjät kohtaavat - taulukot, kyselyt ja lomakkeet. Jos sinulla ei vielä ole Access-tietokantaa, sinun kannattaa lukea Access 2013-tietokannan luominen tyhjästä tai Access 2013 -tietokannan luominen mallista.
Microsoft Access Taulukot
Taulukot sisältävät minkä tahansa tietokannan perusrakennelmat. Jos olet perehtynyt laskentataulukoihin, tietokantapöydät ovat erittäin samankaltaisia.
Yhteinen tietokantataulukko saattaa sisältää työntekijän tietoja, kuten ominaisuuksia, kuten nimi, syntymäaika ja otsikko. Se voi olla jäsennelty seuraavasti:
- henkilöstökortti
- Sukunimi
- Etunimi
- otsikko
- Tervehdys
- Syntymäpäivä
Tarkastele taulukon rakennetta ja huomaat, että taulukon jokainen sarake vastaa tietyn työntekijän ominaisuutta (tai attribuuttia tietokannan termeissä). Jokainen rivi vastaa yhtä työntekijää ja sisältää hänen tietojaan. Siinä kaikki on! Jos se auttaa, mieti jokaisesta näistä taulukoista laskentataulukkotyyppisiä tietoja. Lisätietoja on kohdassa Taulukkojen lisääminen Access 2013 -tietokantaan
Tietojen hakeminen Access-tietokannasta
Tietenkin tietokanta, joka vain tallentaa tietoja, olisi hyödytöntä - tarvitsemme myös menetelmiä tiedon hakemiseen. Jos haluat vain palauttaa taulukkoon tallennetut tiedot, Microsoft Accessin avulla voit avata taulukon ja selata sen sisältämiä tietoja. Tietokannan todellinen voima on kuitenkin kyky vastata monimutkaisempia pyyntöjä tai kyselyjä. Access-kyselyt tarjoavat kyvyn yhdistää tietoja useista taulukoista ja asettaa erityisehtoja haettuihin tietoihin.
Kuvittele, että organisaatiossasi on yksinkertainen tapa luoda luettelo niistä tuotteista, jotka myydään tällä hetkellä keskimääräisen hinnan yläpuolella. Jos olet yksinkertaisesti hakenut tuotetietotaulukon, tämän tehtävän suorittaminen edellyttäisi suurta määrää tietoja lajittelusta ja laskutoimituksia käsin. Kuitenkin kyselyn voiman avulla voit yksinkertaisesti pyytää, että Access palauttaa vain sellaiset tietueet, jotka täyttävät yllä mainitun keskimääräisen hinnoittelutilan. Lisäksi voit ohjata tietokannan vain luetteloon kohteen nimen ja yksikköhinnan.
Lisätietoja Access-tietokannan kyselyjen tehosta on kohdassa Yksinkertaisen kyselyn luominen Microsoft Access 2013 -ohjelmassa.
Tietojen lisääminen Access-tietokantaan
Tähän mennessä olet oppinut tietokannan sisältämien tietojen järjestämiseen ja tietojen hakemiseen tietokannasta. Me tarvitsemme vielä mekanismeja, jotka asettavat tiedot taulukoihin ensiksi! Microsoft Access tarjoaa kaksi ensisijaista mekanismia tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Ensimmäinen tapa on yksinkertaisesti avata taulukko ikkunassa kaksoisnapsauttamalla sitä ja lisäämällä sen alaosaan, aivan kuten yksi lisäisi tietoja laskentataulukkoon.
Access tarjoaa myös käyttäjäystävällisen lomakkeen käyttöliittymän, jonka avulla käyttäjät voivat syöttää tietoja graafisessa muodossa ja saada nämä tiedot läpäisemään läpinäkyvästi tietokantaan. Tämä menetelmä on vähemmän vaarallinen tietojen syöttöoperaattorille, mutta vaatii hieman enemmän töitä tietokannan ylläpitäjän osasta. Lisätietoja on kohdassa Lomakkeiden luominen Access 2013 -ohjelmassa
Microsoft Access -raportit
Raportit tarjoavat kykyä nopeasti tuottaa kauniisti muotoillut tiivistelmät yhteen tai useampaan taulukkoon ja / tai kyselyyn sisältyviin tietoihin. Käyttämällä pikakuvakkeita ja malleja tietokannan käyttäjät voivat luoda raportteja kirjaimellisesti muutamassa minuutissa.
Oletetaan, että haluat tuottaa luettelon tuotetietojen jakamiseksi nykyisten ja mahdollisten asiakkaiden kanssa. Aiemmissa osioissa saimme tietää, että tällaisia tietoja voitiin hakea tietokannastamme kyselyjen järkevällä käytöllä. Muista kuitenkin, että nämä tiedot on esitetty taulukkomuodossa - ei ole juuri houkuttelevin markkinointimateriaali! Raportit mahdollistavat grafiikan, houkuttelevan muotoilun ja sivuttamisen. Lisätietoja on kohdassa Raporttien luominen Access 2013 -ohjelmassa.