Laskentataulukon ja tietokannan erottaminen
Yksi syy siihen, että yritykset epäröivät käyttää Microsoft Accessia, ei ole ymmärrys eron laskentataulukon ja tietokannan välillä. Tämä johtaa siihen, että monet ihmiset uskovat, että asiakkaiden tietojen seuranta, tilausten tilaaminen ja projektitiedot laskentataulukossa ovat riittävät heidän tarpeisiinsa. Lopputuloksena on, että on vaikeaa ylläpitää kokoonpanon valvontaa, tiedostoja kadotetaan korruptioon ja työntekijät vahingossa kopioivat asiaankuuluvat tiedot. Tietokannan tehokkuudesta ja monista käyttötavoista on vähän tietoa, joten pienyritysten on helpompi nähdä, kun laskentataulukko riittää työhön ja kun tietokanta on luotava.
On tärkeää saada perustiedot siitä, mitä tietokanta on. Useimmat ihmiset ovat aiemmin tutustuneet tietokantoihin, kuten julkisen kirjaston tavoin, mutta yksinkertaisesti käyttämällä niitä ei ole selvää, miten laskentataulukot ja tietokannat ovat erilaisia. Tietokantojen oppiminen parin minuutin kuluttua auttaa tekemään vertailu selkeämmäksi.
Data Organization
Ehkä ilmeisin ero taulukkolaskennan ja tietokannan välillä on tapa, jolla tiedot järjestetään. Jos tiedot ovat suhteellisen tasomaisia, laskentataulukko on täydellinen. Määritä, onko tasainen taulukko paras, kysyä, voidaanko kaikki datapisteet helposti piirtää kaaviosta tai taulukosta? Esimerkiksi jos yritys haluaa seurata kuukausittaisia tuloja vuoden aikana, laskentataulukko on täydellinen. Laskentataulukot on tarkoitettu käsittelemään paljon samantyyppisiä tietoja, kartoittaen muutaman avainpisteen edistymistä.
Vertailussa tietokannoissa on relaatiotietokanta. Jos käyttäjä vetää tietoja, olisi monia huomioita. Esimerkiksi jos yritys haluaa seurata kuukausitulojaan ja verrata niitä kilpailijoihin viimeisten viiden vuoden aikana, näiden tietojen välillä on suhde , mutta ei yksittäistä painopistettä. Yhden taulukon laatiminen tulosten raportoimiseksi on vaikeaa, ellei mahdotonta. Tietokannat on suunniteltu helpottamaan käyttäjien kertomusten laatimista ja kyselyjen suorittamista.
Tietojen monimutkaisuus
Helpoin tapa vertailla, pitäisikö tietoja säilyttää laskentataulukossa tai tietokannassa on tarkastella, kuinka monimutkaisia tietoja on. Tämä auttaa selkeyttämään tietojen järjestämistä, jos käyttäjä ei vielä ole varma.
Laskentataulukko on yksinkertainen. Se voidaan helposti lisätä yhteen tauluun tai kaavioon ja lisätä esitykseen ilman, että tiedot on suljettava pois. Se on helppo ylläpitää, koska seuraa vain muutamia tärkeitä numeerisia arvoja. Jos tarvitaan vain muutamia rivejä ja sarakkeita, tiedot tallennetaan parhaiten laskentataulukkoon.
Tietokannoissa on paljon erilaisia tietoja, joilla kaikilla on suhde muihin tietokannan tietoihin. Yritykset pitävät esimerkiksi merkittäviä tietoja asiakkaistaan, nimistä ja osoitteista tilaukseen ja myyntiin. Jos käyttäjä yrittää pilata tuhansia rivejä laskentataulukkoon, kertoimet ovat hyviä, jotta se olisi siirrettävä tietokantaan.
Tietojen toistaminen
Juuri siksi, että tietoja on päivitettävä, tämä ei välttämättä tarkoita sitä, että tarvitaan tietokanta. Ovatko samat tiedot jatkuvasti toistettavissa? Ja onko yritys kiinnostunut seuraavista tapahtumista tai toimista?
Jos datapisteet muuttuvat, mutta tietotyyppi on sama ja se seuraa yksittäistä tapahtumaa, tiedot ovat luultavasti tasainen. Esimerkki on myynnin määrä vuoden aikana. Aikajakso muuttuu ja numerot vaihtelevat, eikä tietoja toistu.
Jos tietyt tietolähteet säilyvät ennallaan, kuten asiakastiedot, kun taas muut muuttuvat, kuten tilausten määrä ja maksujen oikea-aikaisuus, kertoimet ovat, että toimia seurataan. Tässä on käytettävä tietokantaa. Toimenpiteillä on monia eri komponentteja ja yrittää seurata niitä kaikkia edellyttää tietokantaa.
Tietojen ensisijainen tarkoitus
Taulukkolaskenta on erinomainen yhden kerran tapahtumiin, jotka eivät vaadi monien eri näkökohtien seurantaa. Hankkeissa, jotka tarvitsevat yhden tai kahta taulukkoa tai esitystaulukkoa ennen arkistointia, taulukkolaskenta on paras tapa lähteä. Jos joukkueen tai yrityksen on pystyttävä laskemaan tulokset ja määrittämään prosenttiosuudet, silloin laskentataulukot ovat hyödyllisimpiä.
Tietokannat ovat pidempiä projekteja, joissa tietoja todennäköisesti käytetään uudelleen ja uudelleen. Jos huomautuksia ja kommentteja tarvitaan, tiedot on siirrettävä tietokantaan. Laskentataulukoita ei ole suunniteltu jäljittämään yksityiskohtia, vain muutamia tärkeitä numeerisia pisteitä.
Käyttäjien lukumäärä
Käyttäjien määrä voi päätyä ratkaisevaksi tekijäksi laskentataulukon tai tietokannan käyttämiseen. Jos projekti edellyttää, että suuri määrä käyttäjiä pystyy päivittämään tietoja ja tekemään muutoksia, tätä ei pitäisi tehdä taulukkolaskennassa. On paljon vaikeampaa ylläpitää asianmukaista kokoonpanon valvontaa laskentataulukolla. Jos vain muutamia käyttäjiä päivittää tietoja, yleensä kolmen ja kuuden välillä, laskentataulukon pitäisi olla riittävä (mutta varmista, että määrität säännöt ennen kuin etene eteenpäin).
Jos kaikki hankkeen osanottajat tai koko osastot tarvitsevat muutoksia, tietokanta on parempi valinta. Vaikka yritys onkin pieni ja sillä on vain yksi tai kaksi henkilöä nyt, harkitse, kuinka monta ihmistä saattaa päätyä kyseiseen osastoon viidessä vuodessa ja kysyä, tarvitsevatko he kaikki tekemään muutoksia. Mitä useammat käyttäjät tarvitsevat, sitä todennäköisemmin tietokanta on parempi vaihtoehto.
Sinun on myös otettava tietoturva huomioon. Jos on olemassa paljon arkaluonteisia tietoja, jotka on turvattava, tietokannat tarjoavat paremman turvallisuuden. Ennen siirtymistä kannattaa lukea turvallisuusongelmia, jotka on otettava huomioon ennen tietokannan luomista.
Jos olet valmis tekemään uppoamisen, lue artikkeli Konvertoituja laskentataulukoita tietokannoille aloittaaksesi matkanne.