Tallenna Gmail-sähköpostit ja kansiot tekemällä täydellinen varmuuskopio
Gmail on vankka ja hyvin tukema Google. Gmail on kuitenkin ensisijaisesti verkkopohjainen sähköpostilatkaisu, mutta se ei ole käytettävissä, kun olet menettänyt yhteyden. Lisäksi jotkut käyttävät Gmail-tiliä (tai maksullista G Suite -tiliä) liiketoimintatarkoituksiin, jotka edellyttävät jonkinlaista asiakirjojen säilytys- ja palautuskykyä kuin vapaa Gmail-ympäristö.
Käytä yhtä useista erilaisista arkistointiratkaisuista, jotta taataksesi, että sinulla ei koskaan ole tärkeitä viestejä, olosuhteista huolimatta.
Käytä Outlookia tai Thunderbirdiä Gmail-sähköpostiviestien lataamiseen
Käytä Outlookia tai Thunderbirdia tai muuta työpöytäsähköpostiosoitetta Gmail- sähköpostiviestien lataamiseen POP3: ksi, joka tallentaa viestit paikallisesti sähköpostiohjelmassasi. Pidä viestit sähköpostiohjelmassa tai, paremmin, kopioi tärkeät sähköpostit kiintolevyllä olevaan kansioon. Sinun on otettava POP3-yhteys käyttöön Google-tilisi asetuksissa kohdassa Välitys ja POP / IMAP . Löydät myös kokoonpano-ohjeet POP-asetusten määrittämisestä Gmailille sähköpostiohjelmassasi.
POP3-haun ainoa haittapuoli on se, että jos tietokoneesi rikkoutuu tai paikalliset kansiot vioittuvat, olet menettänyt arkiston.
Voit myös asettaa Gmailin sähköpostiohjelmasi IMAP: ksi. Tämä lähestymistapa synkronoi sähköpostisi pilvestä tietokoneeseesi, joten jos kaikki sähköpostisi katoavat Googlen palvelimilta (tai muulta sähköpostipalveluntarjoajalta), sähköpostiasiakkaasi saattaa itse synkronoida tyhjään palvelimeen ja poistaa paikalliset kopiot. Jos käytät Gmailia IMAP-yhteyden välityksellä, voit vetää tai tallentaa viestejä paikallisesti kiintolevyksi varmuuskopioksi. Tietenkin sinun pitää tehdä tämä säännöllisesti - ennen kuin palvelimella ilmenee ongelmia. Lisää »
Lataa arkisto Google Takeoutista
Voit ladata koko Gmail-tilisi kertakäyttöisen arkiston Google Takeout -sivustosta.
- Käy Arkkitehtuurissa ja kirjaudu tilillä, jonka haluat arkistoida. Voit käyttää vain Takeout-ohjelmaa sisäänkirjautuneen tilin kanssa.
- Valitse Gmail ja sisällyttää mahdollisesti kaikki muut Google-tiedot, jotka haluat viedä. Gmailin avattavasta valikosta voit valita tiettyjä tarroja viedäksesi, jos et tarvitse kaikkia vanhoja sähköpostejasi.
- Napsauta Seuraava . Google tarjoaa kolme vaihtoehtoa, jotka sinun on muokattava ennen kuin voit jatkaa:
- Tiedostotyyppi. Valitse tiedostomuoto, jota tietokoneesi voi käsitellä. Oletusarvoisesti se antaa sinulle ZIP-tiedoston, mutta se tukee Gzipped-tarballin ote myös.
- Arkiston koko. Valitse suurin tiedostokoko, jonka tietokone pystyy käsittelemään yksittäisten suurempien arkistojen segmentteihin. Useimmissa tapauksissa 2 Gt: n raja on sopiva.
- Toimitustapa. Kerro Takeout, missä laitat valmiin arkistotiedoston. Valitse suora latauslinkki tai siirrä suoraan Google Driveen, Dropboxiin tai OneDrive-ohjelmaan (sen jälkeen, kun olet antanut käyttöoikeudet).
- Google lähettää sinulle sähköpostiviestin, kun arkisto on valmis.
Gmail-arkistotiedostot näkyvät MBOX-muodossa, joka on erittäin suuri tekstitiedosto. Sähköpostiohjelmat, kuten Thunderbird, voivat lukea MBOX-tiedostoja nativisesti. Hyvin suurille arkistotiedostoille kannattaa käyttää MBOX-yhteensopivaa sähköpostiohjelmaa sen sijaan, että yritit jäsentää tekstitiedostoa.
Google Takeout tarjoaa tilannekuvauksen Gmail-tilistäsi; se ei tue inkrementaalista arkistointia, joten saat kaiken, ellet rajoittaa itsesi tiettyihin tarroihin. Vaikka voit myös pyytää Takeout-arkistoja aina, kun käytät Takeout-toistoa, ei ole tehokasta. Jos haluat kerätä tietoja useammin kuin kerran kalenterineljänneksellä tai niin, etsi vaihtoehtoinen arkistointimenetelmä.
Käytä online-varmuuskopiointipalvelua
Backupify varmuuskopioi henkilökohtaisia tietoja Facebookista, Flickristä, Bloggerista, Google-kalenterista ja yhteystiedoista, LinkedInistä, Twitteristä, Picasa-verkkoalbumeista ja muista vastaavista palveluista. Anna 15 päivän kokeilu ilmaiseksi ennen kuin sitoudut maksamaan palvelusta.
Vaihtoehtoisesti, kokeile Upsafe tai Gmvault. Upsafe tarjoaa jopa 3 Gt: n tallennustilaa ilmaiseksi, kun taas Gmvault on avoimen lähdekoodin projekti, jossa on monitasoinen tuki ja vankka kehittäjäyhteisö. Lisää »
Arkisto arkistoi tietosääntöjen avulla
Jos et tarvita kaikkia sähköpostejasi, harkitse valikoivampaa lähestymistapaa sähköpostin arkistointiin.
- Edelleenlähetys . Kun saat sähköpostin, jonka tiedät haluat säilyttää, lähetä se erikseen arkistointitilille muualla. Jos haluat säilyttää kopion lähetyksistäsi, käytä kyseisen arkistointitilin sähköpostiosoitetta BCC-rivillä.
- Automaattinen edelleenlähetys . Kerro Gmailille, että kopioit tai kopioit kaikki vastaanotetut sähköpostit (tai BCC: n kaikki lähetetyt viestit) tiettyyn sähköpostiosoitteeseen.
- IFTTT-resepti . Suosittu "If That Then That" -sivustolla luodaan reseptejä (lähinnä skriptejä, jotka määrittävät, että kun X-tapahtuma ilmenee, Y-tapahtuman pitäisi seurata), jotta voit määrittää tiettyjä Gmail-toimintoja tiettyjen toimintojen käynnistämiseksi. IFTTT-reseptit ovat erityisen hyödyllisiä, kun sinun on määritettävä mukautetut säännöt ja käytettävä resursseja Googlen ekosysteemin ulkopuolelle.
- Eteenpäin Evernote tai OneNote . Määritä me@onenote.com-alias tuoda sähköpostit suoraan määritettyyn OneNote-muistikirjaan tai käyttää Evernote-sähköpostiosoitteesi kirjautumaan Evernote-sanomaan.
Ajattele ennen arkistointia!
On varmuuskopiointipalvelujen mökkeitealaa, joka viittaa siihen, että sinun on varmuuskopioitava sähköposteja, jottei he eräänä päivänä maagisesti katoa ikuisesti.
Vaikka Google voi poistaa tilisi palvelusääntöjen rikkomuksesta tai hakkeri voi saada tilisi hallintaasi ja poistaa osan tai koko arkistosta, nämä tulokset ovat suhteellisen harvinaisia. Vastuullisen sähköpostiympäristön pilvipohjaisena toimittajana Google ei ole halukas häviämään viestejä tai poistamaan tilit satunnaisesti ilman syytä.
Vaikka sinulla voi olla perusteltu syy varmuuskopioida tilisi, varmuuskopioita ei yleensä tarvita. He voivat todella avata sähköpostisi entistä suurempaan tiedon vuotamiseen, kun yhdistät muita tuotteita ja palveluita Gmail-tilin työkaluihin, jotka eivät välttämättä ole yhtä turvallisia kuin Googlen oma pilvialusta.