Sähköpostiviestien siirtäminen kansioihin on melko yksinkertainen prosessi, joka järjestää paremmin (joskus satoja tai tuhansia) sähköpostiviestejä.
Voit halutessasi siirtää sähköpostin kansioihin luokiteltaaksesi ne aiheeseen liittyviksi aiheiksi tai pitämällä tiettyjen ihmisten vastaanottamasta sähköpostista yhteystietokohtaisia kansioita.
Sähköpostin tallentaminen kansioon
Useimmat sähköpostin tarjoajat antavat sinun vetää viestin suoraan haluamaasi kansioon. Muut, jotka eivät tue vedä ja pudota, ovat todennäköisesti valikon, jonka avulla voit siirtää viestin muualle. Tämä pätee sekä online-asiakkaille että ladattaville.
Esimerkiksi Gmailin ja Outlook Mailin avulla voit vetää ja pudota -kuvaketta käyttämällä siirtyä valikkoon valitsemalla sopivan kansion, jolla viesti siirretään. Yahoo! ja Mail.com toimivat samalla tavoin, paitsi että siirto-valikkoa kutsutaan vain nimellä Siirrä . AOL Mailin avulla se on Lisää> Siirrä -valikkoon.
Useimmilla palveluntarjoajilla sähköpostiviestien siirtäminen kansioihin voidaan tehdä irtotavarana, joten sinun ei tarvitse valita jokaista erillistä viestiä itsestään. Esimerkiksi Gmailin avulla voit etsiä tiettyjä avainsanoja tai sähköpostiosoitteita sähköpostiosoitteesi ja valita sitten heidät, jotta he voivat nopeasti siirtää paljon sähköposteja erilliseen kansioon.
Sähköpostiviestien siirtäminen automaattisesti
Vielä parempi on, että jotkut palveluntarjoajat auttavat automaattisesti tallentamaan sähköpostit kansioon suodattimien avulla.
Näet, miten voit tehdä tämän, jos noudatat näitä linkkejä Gmail, Microsoft Outlook, Outlook.com, Yahoo! , ja GMX Mail.
Muut palveluntarjoajat, joita ei ole tässä luettelossa, ovat samankaltaisia asetuksia, kuten Mail.comin Asetukset> Suodatussäännöt -valikon vaihtoehto tai AOL Mailin asetukset> Sähköpostiasetukset> Suodattimet ja hälytykset -sivu.
Sähköpostin lataaminen tietokoneeseen
Viestien tallentaminen kansioon voi tarkoittaa myös tallentamista tietokoneen kansioon sähköpostiohjelman sijaan. Tämä on ehdottomasti mahdollista yksittäisille sähköpostiviesteille, mutta se ei välttämättä ole suurille viesteille, eikä se aina toimi samoin kunkin palveluntarjoajan kanssa tai se on selkeä ominaisuus, jota jokainen sähköpostipalvelu tukee.
Jokaiselle sähköpostipalveluntarjoajalle voit luonnollisesti tulostaa sähköpostiviestin, jotta saat offline-kopion. Voit myös ladata viestin tietokoneellesi sisäänrakennetun tulostus- / tallennustoiminnon avulla.
Esimerkiksi, kun Gmail-viesti on auki, voit käyttää valikkoa valitsemalla Näytä alkuperäinen , josta voit ladata viestin TXT-tiedostona. Jos haluat ladata jokaisen yksittäisen Gmail-viestin (tai vain sellaiset, jotka on merkitty tietyillä etiketeillä), käytä Googlen poisto-ominaisuutta.
Vaikka se ei ole täsmälleen sama kuin Gmail, jos käytät Outlook.comia, on helppo tallentaa sähköposti OneNoteen, joka lataa sitten samaan OneNote-sovellukseen työpöydällä tai mobiililaitteella.
Toinen vaihtoehto minkä tahansa sähköpostipalvelun kanssa on ottaa käyttöön offline-sähköpostiohjelmalla, joten kun viestejä tallennetaan tietokoneeseesi, voit viedä ne yhdeksi tiedostoksi arkistointitarkoituksiin tai vain saada ne tietokoneeseesi, jos se menee offline-tilassa.
Tämä offline-sähköpostiprosessi on samanlainen kuin Gmail-käyttäjille tarjottu sisäänrakennettu ominaisuus, nimeltään Google Offline .