Onko se hyvä idea?
Käytätkö yrityksesi sähköpostiosoitetta henkilökohtaisten sähköpostiviestien lähettämiseen ensisijaisesti yrityksessä. Työnantajan on laadittava käytäntöjä ja ohjeita, jotka ohjaavat heidän verkkoresurssiensa käyttöä. Työnantajilla tulisi olla työntekijöiden lukea ja hyväksyä Hyväksyttävän käytön politiikka (AUP), jossa hahmotellaan, mikä on sallittua ja mikä ei ole ennen kuin heille annetaan pääsy verkkoresursseille.
Entä henkilökohtaisen sähköpostitilin käyttäminen liiketoiminnan harjoittamiseen?
Vasta, vastaus on, että se ei todennäköisesti ole viisas. Onko henkilökohtaisella sähköpostitililläsi sama salasanalainsäädäntö kuin yrityksesi sähköpostitili? Ovatko tietokoneen ja henkilökohtaisen sähköpostipalveluntarjoajan palvelinten väliset tietoliikenneet turvassa tai salattuja jollakin tavalla? Jos lähetät herkkiä tai luottamuksellisia tietoja, voidaanko se siepata tai kopio tallennetaan tai tallennetaan sähköpostipalvelimiin?
Näiden kysymysten lisäksi, jos yrityksesi kuuluu Sarbanes-Oxley (SOX), kuten vaatimustenmukaisuusedellytyksiin, on olemassa vaatimuksia, jotka koskevat yrityksen sähköpostiviestien suojaamista ja säilyttämistä. Jos työskentelet valtion virastolle, on olemassa hyvät mahdollisuudet, että tietoliikenne edellyttää jonkinlaista Freedom of Information -sääntöä. Kummassakin tapauksessa henkilökohtaisen tilisi viralliset tiedot lähetetään ulkopuolisten valvontatoimien ulkopuolelle sähköpostiviestien suojaamiseksi ja säilyttämiseksi. Näin ei ole pelkästään sääntöjen noudattamatta jättäminen, vaan se myös antaa tahalliselle ja tahalliselle yritykselle kiertää järjestelmää ja salaa piilottaa viestintänne.
Ei ole parempaa havainnollisuutta siitä, miksi henkilökohtaisen sähköpostin ja työviestien sekoittaminen on kauhea idea kuin Hillary Clintonin yksityisen sähköpostipalvelimen käyttämisestä hänen ollessaan valtiosihteerinä. Tämä oli yksi yleisimmistä tapauksista, miksi sinun ei pitäisi tehdä jotain tällaista. Se ei ole vain hallituksen politiikan vastaista. Se ei ole hyvä idea, koska henkilökohtaisilla sähköpostitileillä ei tyypillisesti ole minkäänlaista teknisen suojan määrää, jota hallitusjärjestelmät tekevät. Ei, että hallituksen järjestelmät ovat täydellisiä, mutta ne on tyypillisesti määritetty siten, että ne yrittävät minimoida turvallisuusuhkia.
Toisella puolella käytävää, Egyptiin republikaaninen varapresidenttiehdokas Sarah Palin, entinen Alaskan kuvernööri, oppi kovaa tapaa, että henkilökohtaiset sähköpostitilit eivät tarjoa yhtä turvallisuutta kuin Alaskan hallituksen sähköpostijärjestelmä. Ryhmä, joka kutsui itseään "anonyymiksi", onnistui hakemaan hänen henkilökohtaisia Yahoo-postitilejäsi. "Anonyymi" teki kourallinen sähköpostiviestejä julkisesti, enemmän tai vähemmän todistamaan, että he olivat todella hakkeroitu tili. Jotkut viestien otsikot ja vastaanottajat näyttävät tukevan huhuja, että hän on käyttänyt henkilökohtaisia sähköpostiestejään erityisesti pitääkseen eettisesti haasteellisen aiheen Alaskan hallituksen sähköpostijärjestelmästä ja minkä tahansa tiedonvapauden vaatimusten ulkopuolelle.
En ole vielä varma siitä, miten "anonyymi" voitiin päästä käsiksi, mutta varmista, että noudatat hyviä käytäntöjä luodessasi salasanoja myös henkilökohtaisille tileillesi. Varmista kuitenkin salasanat tai käytä niitä, käytä hyvästä arvostelusta ja noudata sääntöjä päättäessäsi sekoittaa henkilökohtaiset ja yrityksen sähköpostit.
Joitakin muita suuria resursseja sähköpostin tietoturvasta ovat seuraavat
- 5 vinkkejä Gmail-tietoturvan vahvistamiseen
- Off-of-Office-automaattivastausviestien vaarat
- Miksi tarvitset kertakäyttöisen sähköpostitilin
Toimittajan huomautus: Tämä perintöartikkeli päivitti Andy O'Donnell