Pidä asiakirjasi, sähköpostiosoitettasi, kalenterisi ja yhteystietojasi ajan tasalla missä ikinä olet
Todellinen liikkuvuus digitaalisessa aikakaudellakin merkitsee sitä, että sinulla on tärkeät kriittiset tiedot riippumatta siitä, missä olet tai mitä laitetta käytät - olipa se toimistopöytätietokone tai henkilökohtainen kannettava tietokone tai älypuhelin tai PDA . Mobiiliyhteyden lisäksi, jos työskentelet useammalla kuin yhdellä laitteella, tarvitset jonkinlaisen synkronointiratkaisun tai -strategian, jotta saat aina uusimmat käytettävissä olevat tiedostot.
Seuraavassa on joitain keinoja, joiden avulla sähköpostisi, asiakirjasi, osoitekirjaasi ja tiedostojasi päivitetään missä tahansa.
Web-sovellukset ja työpöytäohjelmistot tiedostojen synkronointiin
Tiedostojen synkronointiohjelmalla voit työskennellä asiakirjan yhdellä tietokoneella ja sitten hetkiin myöhemmin kirjautua toiseen laitteeseen (esimerkiksi kannettava tietokone tai älypuhelin) ja jatkaa työskentelyä siinä asiakirjassa, jossa lopetat. Se on oikein - ei enää sähköpostitse itseäsi tai manuaalisesti kopioida tiedostoja verkossa. Tiedostosynkronointiohjelmistoja on kaksi:
Cloud-pohjaiset synkronointipalvelut: Web-sovellukset, kuten Dropbox, Applen iCloud ja Microsoftin Live Mesh -sovellus synkronoivat kansiot laitteiden välillä samalla kun tallennetaan myös jaetun kansion kopio verkossa. Yhdessä laitteessa olevan kansion tiedostoihin tehdyt muutokset saavat automaattisesti päivitetyn. Voit myös sallia tiedostojen jakamisen , käyttää tiedostoja matkapuhelimella ja - joidenkin sovellusten avulla - avata tiedostot verkkosivustolla.
Pöytäohjelmat: Jos et ole tyytyväinen tiedostojen tallentamiseen verkossa, voit myös asentaa ohjelmiston, joka synkronoi tiedostot paikallisesti tai yksityisverkossa. Shareware ja freeware-tiedostojen synkronointiohjelmat ovat GoodSync, Microsoftin SyncToy ja SyncBack. Lisäksi tarjoamalla entistä vankempia vaihtoehtoja tiedostojen synkronointiin (useiden versioiden vaihtaminen korvaavista tiedostomuodoista, aikataulun asettaminen synkronointia, tiedostojen pakkaamista tai salaamista varten ), nämä ohjelmat antavat myös tavallisesti mahdollisuuden synkronoida ulkoisten asemia, FTP-sivustoja ja palvelimia.
Tarkastele näitä ja muita synkronointisovelluksia tarkemmin Paras tiedostojen synkronointisovellusten kokoonpanossa
Kannettavien laitteiden käyttäminen tiedostojen synkronointiin
Toinen mahdollisuus pitää viimeisimmät tiedostosi mukanasi aina on käyttää ulkoista laitetta, kuten kannettavaa kiintolevyä tai USB-muistitikkua (jotkut jopa käyttävät iPodiaan). Voit joko käyttää tiedostoja suoraan kannettavan laitteen kautta tai käyttää ohjelmistoa synkronoimaan tietokoneen ja ulkoisen aseman välillä.
Joskus tiedostojen kopioiminen ulkoiseen asemaan ja ulkoisesta asemasta voi olla ainoa vaihtoehto, jos haluat synkronoida kotitietokoneesi toimistotietokoneeseen ja yrityksen IT-osasto ei salli sallittujen ohjelmistojen asentamista (ne eivät ehkä myöskään salli ulkoisten laitteiden käyttöä on kuitenkin kytketty, joten on parasta tarkistaa heidän kanssaan vaihtoehtoja).
Sähköpostiviestien, kalenteritapahtumien ja yhteystietojen pitäminen synkronoinnissa
Sähköpostiohjelmien tiliasetukset: Jos verkko- tai sähköposti-isäntänne mahdollistaa POP- ja IMAP-protokollan valitsemisen sähköpostin käyttämistä varten, IMAP on helpoin monen tietokoneen käyttöoikeus: se pitää kopion kaikista sähköpostiviesteistä palvelimella, kunnes poistat ne , joten voit käyttää samoja sähköposteja eri laitteista. Jos käytät POP-palvelua - joka lataa sähköpostisi suoraan tietokoneellesi - useimmilla sähköpostiohjelmilla on asetus (yleensä tilin asetuksissa), joilla voit jättää kopion viesteistä palvelimelta, kunnes poistat ne - joten voit saada samoja etuja kuin IMAP, mutta sinun on löydettävä ja valittava tämä asetus sähköpostiohjelmassasi.
Web-pohjainen sähköposti, yhteystiedot ja kalentereita ovat todennäköisesti helpoin tapa pitää tiedot päivitettynä useilla laitteilla - koska tiedot tallennetaan etäyhteyden kautta palvelimelle, tarvitset vain selaimen, jotta voit työskennellä yhden yhtenäisen postilaatikon / ja yhteystietoluettelo. Haittapuoli on se, että jos sinulla ei ole Internet-yhteyttä, et voi käyttää sähköpostiisi joitain näistä palveluista. Suositut järjestelmät ovat Gmail, Yahoo !, ja jopa Microsoft Exchange -versio webmail, Outlook Web Access / Outlook Web App.
Synkronointi työpöytäsuunnitelmien kanssa: sekä Google että Yahoo! tarjota synkronointia Outlook-kalenterin kanssa (Google Calendar Sync ja Yahoo! Autosync, jotka toimivat myös Palm Desktopin kanssa). Yahoo! kerää yhteen Google-yhteystietoihin yhteystietojen ja notepad-tietojen synkronoinnin kalenterin synkronoinnin lisäksi. Mac-käyttäjille Google tarjoaa Google Sync -palvelua iCal-, Osoitekirja- ja sähköpostiohjelmille.
Erikoisratkaisut
Outlook-tiedostojen synkronointi: Jos haluat synkronoida koko .pst-tiedoston kahden tai useamman tietokoneen välillä, tarvitset kolmannen osapuolen ratkaisun, kuten esimerkiksi Outlookin synkronointityökalujen Slipstick Systemsin hakemistossa.
Mobiililaitteet: Monissa älypuhelimissa ja PDA-laitteissa on oma synkronointiohjelmisto. Esimerkiksi Windows Mobile Device -käyttäjät käyttävät Windows Mobile Device Center (tai ActiveSync XP: ssä) tiedostojen, sähköpostien, yhteystietojen ja kalenterimerkintöjen synkronoinnin Bluetooth- tai USB-yhteyden kautta tietokoneen kanssa. BlackBerry mukana on oma synkronointihallintasovellus. Edellä mainittu MobileMe-palvelu synkronoi iPhonit Macilla ja tietokoneilla. Ja myös kolmannen osapuolen sovellukset Exchange-yhteyksien ja muiden synkronointitarpeiden vuoksi kaikille mobiililaitteille.